Arbeitsauftrag-Vorlage für die Instandhaltung: ein A4-Formular pro Einsatz

Wozu ein Arbeitsauftrag in der Instandhaltung dient

Am Anfang steht meist eine Störmeldung oder Instandhaltungsanforderung: Ein Bediener meldet, dass eine Pumpe vibriert oder ein Rolltor nicht mehr schließt. Der Arbeitsauftrag, je nach Betrieb auch Instandhaltungsauftrag oder Werkstattauftrag genannt, macht daraus eine geplante Arbeit. Er legt fest, wer an welcher Anlage mit welchen Vorkehrungen arbeitet, und dokumentiert danach, was tatsächlich gemacht wurde. Ein Auftrag umfasst einen Einsatz.

Das Auftragsformular ist etwas anderes als eine Auftragsliste. Die Liste zeigt pro Auftrag eine Zeile, um die Auslastung auf einen Blick zu sehen; das Formular hält alle Einzelheiten eines Einsatzes fest, die der Techniker vor Ort braucht und die ein Auditor Monate später verlangt. Die Vorlage liefert beides: das Formular auf dem ersten Blatt, das Register auf dem zweiten. Für die Werkstatt eignet sie sich ebenso wie für die Instandhaltung im Werk.

Ein sauber ausgefüllter Auftrag beantwortet diese Fragen, ohne dass jemand den Techniker anrufen muss.

• Was angefordert wurde, von wem, wann und bis wann es erledigt sein soll.
• An welcher Anlage, mit Anlagennummer und Standort, damit es keinen Zweifel an der Maschine gibt.
• Welche Schutzmaßnahmen galten: Freischalten und Verriegeln, Arbeitserlaubnis, persönliche Schutzausrüstung (PSA).
• Was festgestellt und was getan wurde, mit der Ursache getrennt vom Symptom.
• Wer gearbeitet hat, an welchem Tag und wie lange.
• Welche Ersatzteile verbaut wurden, in welcher Menge und zu welchem Preis.
• Wie lange die Maschine stand und wer die Arbeit abgenommen hat.

Was die Vorlage enthält, Block für Block

Das erste Blatt folgt dem Ablauf des Einsatzes. Graue Zellen enthalten Formeln; alles andere wird eingetippt oder aus einer Auswahlliste gewählt. Die Seiteneinrichtung steht bereits auf A4 hoch, auf Seitenbreite skaliert, sodass das Blatt ohne Randkorrektur druckt. Die Datei ist leer: Es gibt keine Beispielzeilen zu löschen.

• Kopf: Auftragsnummer, Anforderungsdatum, Anforderer, Anlage, Anlagennummer, Standort, Instandhaltungsart (Instandsetzung, vorbeugende Wartung, Verbesserung, Inspektion), Priorität (niedrig, mittel, hoch, dringend) und Wunschtermin.
• Beschreibung: vier Felder für die gemeldete Störung, die ausgeführten Arbeiten, die festgestellte Ursache und Bemerkungen.
• Sicherheit: Freischalten / LOTO erforderlich, Arbeitserlaubnis erforderlich und PSA erforderlich, jeweils mit Ja oder Nein aus einer Liste.
• Arbeitszeit: sechs Zeilen mit Techniker, Datum, Beginn, Ende, Stunden, Stundensatz und Lohnkosten.
• Verbaute Ersatzteile: acht Zeilen mit Teilenummer, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Betrag.
• Stillstand: Datum und Uhrzeit des Stillstands und des Wiederanlaufs sowie die Stillstandszeit in Stunden.
• Summen: Arbeitsstunden gesamt, Lohnkosten, Teilekosten und Gesamtkosten.
• Abschluss und Unterschriften: Erledigungsdatum, Status (offen, in Arbeit, erledigt, storniert) und drei Unterschriftsfelder für Techniker, Anforderer oder Freigebenden und Instandhaltungsleiter, jeweils mit Name, Datum und Unterschrift.
• Register auf dem zweiten Blatt: 200 Zeilen mit Auftragsnummer, Anforderungsdatum, Anlage, Art, Priorität, zugewiesen an, Status, erledigt am, Durchlaufzeit in Tagen, Arbeitsstunden und Gesamtkosten, darüber eine Übersicht der offenen, laufenden und erledigten Aufträge und der mittleren Durchlaufzeit.

Die Formeln im Detail

Excel speichert eine Uhrzeit als Bruchteil eines Tages: 06:00 entspricht 0,25. Deshalb wird die Stundenzahl mit 24 multipliziert. Geben Sie Uhrzeiten im Format hh:mm und Daten als echte Datumswerte ein, nicht als Text, sonst bleiben die grauen Zellen leer.

Die Stundenformel rechnet über Mitternacht: Eine Nachtschicht von 22:00 bis 02:00 Uhr ergibt 4,00 Stunden, keinen negativen Wert. Der Stillstand rechnet dagegen mit vollständigem Datum und Uhrzeit, weil ein Stillstand mehrere Tage dauern kann; er wird nur berechnet, wenn der Wiederanlauf nach dem Stillstand liegt.

Ein Beispiel mit Beispielwerten: Ein Techniker arbeitet von 08:30 bis 11:00 Uhr zu einem Stundensatz von 40, das ergibt 2,50 Stunden und 100,00 Lohnkosten. Zwei Lager zu je 35,00 und ein Dichtring zu 12,50 ergeben 82,50 Teilekosten, die Gesamtkosten des Auftrags betragen also 182,50.

• Stunden = (Ende − Beginn) × 24, auch über Mitternacht
• Lohnkosten = Stunden × Stundensatz
• Betrag einer Ersatzteilzeile = Menge × Einzelpreis
• Stillstandszeit (h) = (Wiederanlauf − Stillstand) × 24
• Gesamtkosten = Lohnkosten + Teilekosten
• Durchlaufzeit in Tagen, im Register = erledigt am − Anforderungsdatum
• Mittlere Durchlaufzeit = Mittelwert der im Register berechneten Tage

Richtig ausfüllen: was einen Arbeitsauftrag später nützlich macht

Ein Arbeitsauftrag wird viel öfter gelesen als geschrieben: vom nächsten Techniker an derselben Maschine, von der Arbeitsvorbereitung, von dem, der das Budget für das nächste Jahr aufstellt. Ein paar Gewohnheiten machen den Unterschied zwischen einem Blatt, das informiert, und einem Blatt, das nur beweist, dass jemand da war.

• Jeden Auftrag nummerieren und keine Nummer zweimal vergeben. Ein stornierter Auftrag behält seine Nummer, mit dem Status storniert.
• Die Störung so notieren, wie sie gemeldet wurde, und die Ursache so, wie sie gefunden wurde. „Pumpe laut“ ist ein Symptom; „Lager verschlissen, nicht geschmiert“ ist eine Ursache.
• Die Anlagennummer verwenden, nicht nur den Namen. Zwei Maschinen namens „Kompressor“ sind der klassische Grund für vermischte Historien.
• Arbeitszeit und Stillstand trennen. Arbeitsstunden zeigen, was der Einsatz an Personal gekostet hat; der Stillstand zeigt, wie lange die Produktion ohne die Maschine war. Vor einer zweistündigen Reparatur können sechs Stunden Warten auf ein Teil liegen.
• Die Teilenummer eintragen, nicht nur „Riemen“. Ohne sie kann niemand dasselbe Teil nachbestellen oder bemerken, dass es jeden Monat getauscht wird.
• Den Sicherheitsblock vor Arbeitsbeginn ausfüllen, nicht am Ende. Ist eine Freischaltung nötig, erfolgt sie, bevor jemand die Maschine berührt.
• Jeden abgeschlossenen Auftrag am selben Tag ins Register übertragen. Ein Register, das am Monatsende nachgetragen wird, hat immer Lücken.

Wann der Excel-Arbeitsauftrag an seine Grenzen stößt

Für ein kleines Team funktionieren eine Kopie des Blatts pro Einsatz und ein aktuell gehaltenes Register gut, und die Datei bleibt so, wie sie ist, nützlich. Die Grenzen zeigen sich mit dem Wachstum: mehrere Techniker, die gleichzeitig Kopien ausfüllen, mehrere Standorte, eine Historie pro Anlage, für die Dutzende Dateien geöffnet werden müssen, niemand, der an Fälligkeiten erinnert, Techniker, die den Auftrag auf dem Smartphone brauchen, und ein Audit, das fragt, wer wann was geändert hat.

FreeMaint ist eine Freemium-Instandhaltungssoftware (CMMS), die um denselben Arbeitsauftrag herum gebaut ist. Im kostenlosen Core-Tarif (0 USD) wird jeder Auftrag automatisch nummeriert, mit Benachrichtigung zugewiesen und trägt seine Aufgaben, Arbeitszeiten, vom Lager abgebuchten Ersatzteile, Zusatzkosten, Fotos und Kommentare, mit einem Reiter Verlauf, der jeden Statuswechsel mit Person und Zeitpunkt festhält. Ein Stillstand, der im Reiter Maschinenstillstand erfasst wird, erscheint auch an der Anlage. Die Techniker arbeiten mit der mobilen App.

Der Starter-Tarif, 29 USD pro Unternehmen und Monat, pauschal, ergänzt den vollständigen PDF-Export und das Verriegelungsregister. Business, 99 USD, ergänzt die elektronische Unterschrift. Nie pro Nutzer. Alte Aufträge müssen Sie auch nicht abtippen: Arbeitsaufträge lassen sich aus einer CSV-Datei importieren, die Sie aus Excel speichern, mit der Importvorlage von FreeMaint, in jedem Tarif.