Lección 6 de 10 · 9 min

Depurar e importar los datos

Escrito por Melek Mehrez, fundador de FreeMaint · Revisado el 11 de octubre de 2026

Objetivo de la lección

Al terminar esta lección, usted podrá preparar un archivo de importación limpio e importar sus datos por etapas controladas (ubicaciones y equipos, luego planes preventivos, luego repuestos), revisando cada etapa antes de la siguiente.

La migración de datos es el momento en que muchos proyectos de GMAO pierden la confianza de sus usuarios. Si lo primero que ven los técnicos son máquinas duplicadas, números de serie faltantes y fechas en el año 1900, concluyen que no se puede confiar en el sistema y vuelven a su libreta.

Esta lección convierte los veredictos de la lección 3 en archivos de importación limpios y en una serie de importaciones pequeñas y revisadas. La regla es simple: nunca importe más de lo que puede revisar.

Preparar el archivo antes de importar

Trabaje sobre una copia de cada fuente, nunca sobre el original. Luego depúrela siempre en el mismo orden:

1
Elimine los duplicados
Ordene por nombre y por número de serie, fusione las filas que describen el mismo elemento y conserve la versión más completa.
2
Complete los campos obligatorios
Cada fila necesita lo que la importación exige, normalmente un nombre y una ubicación. Una fila que no se puede completar no está lista para importar.
3
Unifique los formatos
Un solo formato de fecha (por ejemplo año-mes-día), un solo separador decimal, una sola unidad por columna y la misma escritura para el mismo valor: «Línea 1» y «línea uno» pasan a ser una sola.
4
Aplique la regla de codificación
Dé a cada equipo su código de la lección 5 y use los mismos códigos cada vez que otro archivo se refiera a él.

La plantilla de importación del propio GMAO es el punto de partida más seguro: sus columnas, formatos y campos obligatorios son exactamente los que espera la importación. Copie sus datos depurados en esa plantilla en lugar de adaptar la importación a su archivo.

Importar por etapas, en el orden correcto

Los registros se refieren unos a otros: un equipo está en una ubicación, un plan preventivo apunta a un equipo, un repuesto puede estar vinculado a las máquinas que lo usan. Importe en el orden de esas referencias, para que aquello a lo que apunta una fila ya exista. Si sus planes preventivos indican los repuestos que usan, importe los repuestos antes que los planes.

Un orden de importación típico
Etapa	Qué	Qué revisar antes de seguir
1	Ubicaciones: plantas y áreas	La jerarquía coincide con la decidida en la lección 5
2	Equipos, con su ubicación y su equipo padre	Los totales por área y una muestra de fichas abiertas una por una
3	Planes preventivos	Cada plan apunta al equipo correcto, con la frecuencia correcta
4	Repuestos y existencias	Las cantidades coinciden con el almacén y los vínculos con los equipos son correctos
5	Órdenes de trabajo abiertas, si las hay	Cada una está asignada y ninguna duplica una tarea planificada

Empiece cada etapa con una prueba de diez filas. Si las diez filas salen bien, importe el resto; si no, corrija el archivo, no los registros. Un archivo grande se puede dividir en varios más pequeños, importados uno tras otro.

Revisar después de cada etapa

Un mensaje de éxito solo dice que las filas fueron aceptadas. No dice que sean correctas. Revise cada etapa de tres maneras:

Los totales: el número de registros creados coincide con el número de filas del archivo, área por área.
Las muestras: abra diez fichas al azar y compárelas con la fuente, campo por campo.
La prueba en campo: pida a un técnico que busque en un teléfono tres máquinas que conoce bien y diga si la información es correcta.

El historial sigue la decisión tomada en la lección 3. Si trae un resumen de las averías pasadas, regístrelo como órdenes de trabajo cerradas, con la fecha del día en que se hizo el trabajo, para que los indicadores de averías, como el MTTR, partan de un historial real y no de cero.

Ejemplo

La migración de la planta de envasado

La planta importa su sitio y sus ocho áreas, y luego sus 40 equipos en un solo archivo. La prueba de diez filas revela que la lista de compras guardaba las fechas de instalación como texto: se corrige la columna en el archivo y la importación se ejecuta de nuevo, sin errores.

Las 150 tareas preventivas que sobrevivieron al diagnóstico se agrupan en 60 planes y se importan en la tercera etapa. Un técnico revisa en un teléfono los planes de las dos llenadoras y detecta una frecuencia cargada en días en lugar de semanas: el plan se elimina, se corrige en el archivo y se vuelve a importar antes de la etapa de repuestos.

Los repuestos llegan en la cuarta etapa: 420 referencias de la hoja del encargado del almacén, después de quitar 35 duplicados. Las órdenes de trabajo abiertas van al final, cada una comparada con los planes preventivos para que ninguna duplique una tarea planificada. Toda la migración toma ocho días de trabajo repartidos en tres semanas, con una línea de bitácora para cada importación.

Cuatro errores frecuentes

Importar todo en un solo archivo, el día antes de la puesta en marcha.
Corregir las fichas una por una en el GMAO en lugar de corregir el archivo.
Importar los planes preventivos antes que los equipos a los que apuntan.
Tomar un mensaje de éxito como prueba de que los datos son correctos.

En FreeMaint

Incluido en Core (gratis)

Importar desde una hoja de cálculo, etapa por etapa

Cada lista importable de FreeMaint tiene un botón Importar con una plantilla descargable, un paso de validación que muestra los errores antes de crear nada y un límite de 8000 filas por archivo. Ese límite es por archivo y no por cuenta: en todos los planes, incluido el gratuito, la cantidad de registros no tiene tope. Para cargar intervenciones pasadas, el botón «Registrar intervención pasada» de la lista de órdenes de trabajo crea órdenes cerradas y fechadas.

Leer la documentación

Plantilla de la lección

Lista de verificación de la migración, mapeo de campos y bitácora de importación

Excel (.xlsx), en blanco, con seguimiento del avance