Lección 7 de 10 · 9 min
Organizar solicitudes y órdenes de trabajo
Escrito por Melek Mehrez, fundador de FreeMaint · Revisado el 11 de octubre de 2026
Objetivo de la lección
Al terminar esta lección, usted podrá diseñar el circuito que va de la solicitud a la orden de trabajo y al cierre, escribir reglas de prioridad que todos apliquen de la misma manera y enumerar lo que los técnicos registran al cerrar un trabajo.
Una solicitud es una señal: alguien notó un problema. Una orden de trabajo es un compromiso: mantenimiento decidió actuar, con una persona, una prioridad y un plazo. Mezclar ambas cosas llena el GMAO de trabajos que nadie evaluó, mientras las verdaderas urgencias esperan en la misma fila.
Esta lección diseña el camino entre las dos: quién puede reportar, quién decide, cómo se juzga la urgencia y qué hay que registrar al terminar el trabajo. Es también la lección cuyos efectos notan más directamente técnicos y solicitantes.
Solicitud y orden de trabajo: dos pasos, no uno
| Aspecto | Solicitud | Orden de trabajo |
|---|---|---|
| Creada por | Cualquier persona que nota un problema: operador, personal de limpieza, supervisor | Mantenimiento, o el sistema a partir de un plan preventivo |
| Contenido | Qué está mal, dónde y desde cuándo | Qué se hará, quién lo hará, con qué prioridad y para cuándo |
| Paso siguiente | Revisión: aprobada, fusionada con otra o rechazada | Se programa, se ejecuta y se cierra con un registro |
La revisión entre las dos es breve, pero esencial. Elimina duplicados (tres personas que reportan la misma fuga), convierte señales vagas en trabajos claros y permite al planificador agrupar el trabajo por área o por parada programada. En una planta pequeña, el jefe de mantenimiento revisa las solicitudes dos veces al día; en una grande, lo hace el planificador.
Prioridades que todos aplican de la misma manera
La prioridad decide qué se hace primero. Solo funciona si todos juzgan la urgencia de la misma forma: escriba los criterios, con un ejemplo para cada nivel, y mantenga pocos niveles.
| Prioridad | Criterio | Respuesta esperada |
|---|---|---|
| Crítica | Riesgo para la seguridad o el medio ambiente, o producción detenida | De inmediato, aunque haya que interrumpir un trabajo en curso |
| Alta | Producción reducida o calidad en riesgo; falla probable a corto plazo | En el día |
| Media | Equipo degradado, existe una alternativa | Dentro de la semana, como trabajo planificado |
| Baja | Comodidad, aspecto, mejora | Según la capacidad disponible |
Los tiempos esperados dependen de sus instalaciones: un hospital y un almacén no fijarán los mismos. Lo importante es que estén escritos, que los solicitantes los conozcan y que se revisen cuando dejen de cumplirse.
Reportar por código QR y cerrar con un registro
Cuanto más fácil es reportar, antes llegan los problemas. Un código QR pegado en cada máquina permite a un operador reportar desde su teléfono en segundos: el equipo se identifica sin escribir nada y una foto muestra el problema mejor que una descripción larga.
El cierre es el otro extremo del circuito. Una orden cerrada con «listo» no enseña nada; una orden cerrada con algunos datos alimenta los indicadores de la lección 10. Pida a los técnicos que registren, como mínimo:
- Lo que se encontró y se hizo, en una frase corta.
- La causa, cuando se conoce, elegida de una lista corta.
- El tiempo invertido y, si hubo avería, cuánto tiempo estuvo parada la máquina.
- Los repuestos usados.
- Una foto, cuando ayuda a la siguiente persona.
Mantenga esta lista corta e igual para todos. Cinco datos que se registran siempre valen más que veinte campos que se llenan de vez en cuando.
Ejemplo
El circuito en la planta de envasado
La planta pega un código QR en cada uno de sus 40 equipos. Los operadores reportan desde su teléfono; el jefe de mantenimiento revisa las solicitudes a las 7:30 y a las 13:30, fusiona los duplicados y convierte el resto en órdenes de trabajo, con una prioridad tomada de la tabla escrita.
El supervisor de producción acepta los criterios en una reunión: «crítica» significa seguridad, medio ambiente o línea detenida. En el primer mes después de la puesta en marcha, las órdenes críticas bajan de cerca de un tercio a menos de una de cada diez, y la lista de trabajos pendientes por fin se puede interpretar.
Al cerrar, los técnicos registran la causa, el tiempo de parada, el tiempo invertido y los repuestos en su teléfono. Seis semanas después de la puesta en marcha, las causas muestran que la mitad de las paradas de las llenadoras viene de una misma guía desgastada, un patrón que nadie había visto en la pizarra.
Cuatro errores frecuentes
- Dejar que los solicitantes creen órdenes de trabajo directamente, sin revisión.
- Prioridades sin criterios escritos, de modo que todo se vuelve urgente.
- Cerrar los trabajos con «listo» y nada más.
- Nunca informar a los solicitantes qué pasó con su solicitud.
En FreeMaint
Incluido en Core (gratis)Solicitudes, órdenes de trabajo y códigos QR en FreeMaint
En FreeMaint, cualquier persona puede reportar un problema desde Solicitudes, desde la ficha de un activo con Reportar un problema, o escaneando el código QR del activo: alguien sin cuenta puede enviar una solicitud con una foto y consultar su avance con un enlace de seguimiento. Una solicitud aprobada se convierte en una orden de trabajo que conserva el activo, las fotos y un vínculo con la solicitud. Las órdenes de trabajo tienen cuatro niveles de prioridad, de Baja a Crítica, y, al completar un trabajo, FreeMaint indica qué elementos del registro todavía faltan.
Leer la documentaciónPlantilla de la lección
Ficha del circuito solicitud → orden de trabajo
Excel (.xlsx), en blanco, imprimible
Puntos clave
- Una solicitud es una señal; una orden de trabajo es una decisión de actuar, tomada después de revisar.
- Escriba los criterios de prioridad con ejemplos y mantenga pocos niveles.
- Haga que reportar sea fácil, por ejemplo con un código QR en cada máquina.
- Cierre cada trabajo con el mismo registro breve: lo que se hizo, la causa, el tiempo invertido (y el tiempo de parada si hubo avería), los repuestos y una foto si ayuda.
Ejercicio en FreeMaint
Hágalo en su propio espacio de FreeMaint y luego verifíquelo aquí. Opcional: los ejercicios de las lecciones 5, 7 y 8 añaden «con práctica aplicada» a su certificado.
Completar una orden de trabajo
Cree una orden de trabajo y llévela a Completado, o complete una que le hayan asignado. Una orden en la papelera no cuenta.
Compruebe lo aprendido
Algunas preguntas rápidas. No se guarda nada.