Lección 4 de 10 · 9 min
Definir sus requisitos y probar un GMAO en condiciones reales
Escrito por Melek Mehrez, fundador de FreeMaint · Revisado el 11 de octubre de 2026
Objetivo de la lección
Al terminar esta lección, usted podrá redactar en una página los requisitos de un GMAO con criterios ponderados y hacer una prueba de dos semanas con diez equipos reales antes de comprometerse con un software.
Las listas de funcionalidades se parecen todas. Cualquier proveedor de GMAO dirá que sí a las órdenes de trabajo, los planes preventivos y la aplicación móvil; la diferencia aparece cuando sus propios técnicos lo usan con sus propias máquinas.
Esta lección convierte el diagnóstico de la lección 3 en una lista breve de requisitos y luego en una prueba con trabajo real. La meta no es encontrar la herramienta perfecta, sino evitar la que su equipo no va a usar.
Redactar los requisitos en una página
Parta de los problemas encontrados en el diagnóstico, no de la lista de funcionalidades de un proveedor. Cada requisito responde a una situación real: la solicitud que se perdió de noche, el repuesto que faltó al empezar un trabajo, la tarea preventiva que nadie marcó.
Separe los requisitos en dos grupos. Los indispensables son eliminatorios: una herramienta que no cumple uno queda fuera, sean cuales sean sus otras cualidades. Los deseables suman puntos, pero nunca deciden solos. Una lista con más de diez indispensables suele ser una lista de deseos disfrazada.
| Criterio | Qué revisar |
|---|---|
| Uso en campo | ¿Puede un técnico crear, actualizar y cerrar una orden de trabajo desde un teléfono, en pocos toques, sin escritorio? |
| Trabajo sin conexión | ¿La aplicación móvil sigue funcionando sin red en sótanos, tanques o sitios remotos, y sincroniza después? |
| Simplicidad | ¿Puede un solicitante reportar un problema sin capacitación? ¿Encuentra un técnico nuevo sus trabajos desde el primer día? |
| Costo total | Licencias, costo por usuario, implementación, capacitación, módulos adicionales y precio después del primer año, para el tamaño de equipo previsto en tres años |
| Portabilidad de los datos | ¿Puede exportar todos sus datos en un formato abierto, en cualquier momento y sin costo, si se va? |
| Idiomas y soporte | ¿La interfaz está en los idiomas de su personal? ¿Cómo se obtiene ayuda y con qué rapidez? |
Comparar las opciones con una matriz ponderada
Asigne a cada criterio deseable un peso de 1 a 5 y califique cada herramienta de 0 a 5 en cada criterio. Multiplique y sume: el total da una clasificación que usted puede explicar al patrocinador. Toda herramienta que no cumpla un indispensable queda fuera antes de calificar.
| Criterio | Peso | Herramienta A | Herramienta B |
|---|---|---|---|
| Uso en campo desde el teléfono | 5 | 4 (20) | 3 (15) |
| Simplicidad para los solicitantes | 4 | 3 (12) | 5 (20) |
| Informes e indicadores | 3 | 5 (15) | 3 (9) |
| Costo total a 3 años | 4 | 2 (8) | 4 (16) |
| Total | — | 55 | 60 |
Las calificaciones siguen siendo juicios. Pida a dos o tres personas que califiquen por separado y luego discutan las diferencias: revelan lo que cada uno espera de verdad. Después, la prueba confirmará o corregirá las calificaciones.
Hacer una prueba de dos semanas con trabajo real
Una demostración muestra el software en las mejores condiciones, manejado por alguien que lo conoce. Una prueba lo muestra en sus manos. Muchos proveedores de GMAO ofrecen una prueba gratuita o un plan gratuito: úselo en un alcance real y pequeño, no con datos inventados.
- 1
Elija el alcance
Unos diez equipos reales, entre ellos dos o tres críticos, y los técnicos y solicitantes que trabajan con ellos.
- 2
Cargue datos reales
Cree esos equipos, algunas ubicaciones y uno o dos planes preventivos. Solo los datos reales muestran cómo se adapta la herramienta a su nomenclatura y a su trabajo diario.
- 3
Haga pasar el trabajo diario por el software
Durante dos semanas, cada solicitud y cada trabajo del alcance pasan por el software, en el teléfono en campo y también en la oficina.
- 4
Recoja las opiniones
Al final, pregunte a cada participante qué fue rápido, qué fue lento y qué se negaría a hacer todos los días. Actualice las calificaciones de la matriz.
Ejemplo
La planta de envasado elige
Durante la última semana del diagnóstico, la planta de envasado redacta sus requisitos: seis indispensables, entre ellos el uso sin conexión en el teléfono (la cámara frigorífica no tiene red) y la exportación completa de los datos, además de ocho deseables ponderados. De las cinco herramientas consideradas, tres no cumplen un indispensable y quedan fuera antes de cualquier demostración.
Las dos herramientas restantes se prueban una tras otra, dos semanas cada una, con los mismos diez equipos de la primera línea de llenado, dos técnicos y el supervisor de producción de la línea. Una obtiene buenas calificaciones en la matriz, pero los técnicos necesitan seis toques para cerrar un trabajo: su calificación de uso en campo baja de 4 a 2.
La decisión llega al patrocinador con la matriz, las notas de la prueba y el costo a tres años de cada opción. El líder del proyecto deja por escrito por qué se descartó la otra herramienta, por si la pregunta vuelve dentro de un año.
Cuatro errores frecuentes
- Copiar la lista de funcionalidades de un proveedor en los requisitos.
- Comparar precios solo del primer año, o para el tamaño actual del equipo.
- Dejar que la oficina elija sin una prueba en campo.
- Olvidar preguntar cómo salen los datos del software.
En FreeMaint
Incluido en Core (gratis)Una prueba en el plan gratuito, sin límite de tiempo
El plan gratuito Core de FreeMaint no tiene límite de tiempo e incluye usuarios, activos y órdenes de trabajo ilimitados, planes preventivos por calendario, solicitudes y la aplicación móvil, así que una prueba puede funcionar con trabajo real todo el tiempo necesario. Una copia completa de sus datos se descarga desde Configuración de la empresa › Datos, en todos los planes.
Leer la documentaciónPlantilla de la lección
Requisitos y matriz de comparación ponderada
Excel (.xlsx), en blanco, con fórmulas
Puntos clave
- Parta de los problemas del diagnóstico, no de las listas de funcionalidades.
- Separe los indispensables eliminatorios de los deseables ponderados.
- Haga de la portabilidad de los datos un indispensable.
- Pruebe con diez equipos reales y usuarios reales durante dos semanas.
Compruebe lo aprendido
Algunas preguntas rápidas. No se guarda nada.