Lección 3 de 10 · 9 min
Diagnosticar cómo funciona hoy el mantenimiento
Escrito por Melek Mehrez, fundador de FreeMaint · Revisado el 11 de octubre de 2026
Objetivo de la lección
Al terminar esta lección, usted podrá mapear cómo fluyen hoy las solicitudes, las órdenes de trabajo, el preventivo y los repuestos, y dar un veredicto a cada fuente de datos existente: conservar, depurar o dejar atrás.
Antes de elegir un software o de importar cualquier cosa, usted necesita una imagen fiel de cómo funciona hoy el mantenimiento: no lo que dice el procedimiento, sino cómo se reporta, se atiende y se cierra realmente una avería.
El diagnóstico produce dos resultados: un mapa de los cuatro circuitos que el GMAO va a asumir y un veredicto sobre cada fuente de datos, para saber qué vale la pena migrar, qué hay que depurar primero y qué se queda atrás.
Mapear los cuatro circuitos
Siga los cuatro circuitos uno por uno, desde la primera señal hasta el último registro. Pregunte a quienes hacen el trabajo y, siempre que pueda, siga un caso real de principio a fin.
| Circuito | Preguntas |
|---|---|
| Solicitudes | ¿Cómo llega un problema a mantenimiento: teléfono, radio, papel, correo, una visita? ¿Quién decide qué es urgente? ¿Cómo se entera el solicitante de que ya está resuelto? |
| Órdenes de trabajo | ¿Quién asigna los trabajos y cómo? ¿Qué se anota al final: causa, tiempo, repuestos usados? ¿Dónde termina ese registro? |
| Preventivo | ¿Qué tareas existen, con qué frecuencia y quién lleva la lista? ¿Cómo se sabe que una tarea se hizo o se omitió? |
| Repuestos | ¿Dónde se guardan y se listan los repuestos? ¿Cómo sabe un técnico que el repuesto está disponible? ¿Quién repone y cuándo? |
Para cada circuito, anote tres cosas: la herramienta usada (papel, pizarra, hoja de cálculo, software anterior o memoria), las personas involucradas y los puntos donde se pierde información. Esas pérdidas son los problemas que el GMAO debe resolver, y se conectan directamente con los objetivos fijados en la lección 1.
Dar un veredicto a cada fuente de datos
Liste todos los lugares donde hoy se guardan los datos de mantenimiento: listas de equipos, hojas de cálculo del preventivo, bitácoras de trabajos, listas de repuestos, manuales, contactos de proveedores. Evalúe cada fuente con tres preguntas: ¿está completa?, ¿está al día? y ¿cada elemento aparece una sola vez?
| Veredicto | Cuándo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Conservar | Completa, al día y sin duplicados | Migrarla tal como está, después de una revisión rápida |
| Depurar | Útil, pero con duplicados, vacíos o formatos mezclados | Corregirla antes de importarla (lección 6) |
| Dejar atrás | Desactualizada, poco confiable o nunca usada | Archivarla en solo lectura y no migrarla |
El historial merece una decisión aparte. Años de órdenes de trabajo cerradas rara vez justifican el esfuerzo de una migración completa. Una regla habitual es traer solo lo que se usará: las órdenes abiertas, los planes preventivos y un resumen de los últimos doce meses de averías en los equipos críticos.
Papel, hoja de cálculo o software anterior: qué se puede recuperar
| Fuente | Lo que se suele recuperar | Problemas típicos |
|---|---|---|
| Papel y pizarras | Trabajos abiertos recientes, la lista de tareas recurrentes | Nada se puede buscar, el historial es parcial |
| Hojas de cálculo | Listas de equipos, programas preventivos, listas de repuestos | Duplicados, fechas escritas como texto, varias versiones del mismo archivo |
| Software anterior | Equipos, planes, historial y repuestos | Formatos de exportación poco prácticos, códigos que nadie recuerda, campos usados para otra cosa |
El software anterior suele poder exportar a CSV o a Excel. Pida una exportación completa pronto, incluso antes de elegir la nueva herramienta: algunos proveedores tardan semanas en entregarla, y el contrato puede limitar el tiempo durante el cual los datos siguen disponibles después de que usted cancele el servicio.
Ejemplo
El diagnóstico en la planta de envasado
El diagnóstico dura dos semanas. Al seguir diez averías desde la primera llamada hasta el rearranque, el equipo descubre que las solicitudes telefónicas solo llegan con seguridad a la pizarra cuando el jefe de mantenimiento está presente: de noche, cerca de una solicitud de cada cuatro nunca se anota.
La hoja de cálculo del preventivo lista 180 tareas, pero 30 corresponden a máquinas dadas de baja y las frecuencias están escritas de tres maneras distintas. Veredicto: depurar antes de importar. La lista de equipos existe en dos versiones, la de compras y la de mantenimiento, con nombres distintos para las mismas máquinas: depurar y unificar.
Cinco años de órdenes de trabajo en papel quedan en el archivo; solo se resumen los últimos doce meses de las dos líneas de llenado. La hoja de repuestos del encargado del almacén está al día, pero tiene duplicados. Veredicto: depurar; basta con eliminar los duplicados.
Cuatro errores frecuentes
- Hacer el diagnóstico a partir de los procedimientos en lugar de observar casos reales.
- Preguntar solo a los jefes, nunca a los técnicos ni a los operadores.
- Decidir migrarlo todo, por si acaso.
- Esperar al nuevo software para descubrir el estado de los datos.
En FreeMaint
Incluido en Core (gratis)Use las plantillas de importación como lista de verificación
Cada lista de FreeMaint que se puede importar (activos, ubicaciones, repuestos, planes preventivos, órdenes de trabajo, solicitudes…) ofrece una plantilla con las columnas esperadas. Comparar sus fuentes con esas plantillas durante el diagnóstico muestra qué campos faltan antes de migrar nada.
Leer la documentaciónPlantilla de la lección
Lista de verificación del diagnóstico
Excel (.xlsx), en blanco, imprimible, con veredictos automáticos
Puntos clave
- Observe cómo fluye realmente el trabajo, no cómo lo describe el procedimiento.
- Mapee cuatro circuitos: solicitudes, órdenes de trabajo, preventivo y repuestos.
- Dé un veredicto a cada fuente: conservar, depurar o dejar atrás.
- Migre solo el historial que usará y archive el resto en solo lectura.
Compruebe lo aprendido
Algunas preguntas rápidas. No se guarda nada.