El equipo de proyecto y la adhesión del personal de campo

La mayoría de los proyectos de GMAO que fracasan no fracasan por el software. Fracasan porque las personas que debían usarlo todos los días nunca lo adoptaron: los técnicos siguieron con su libreta, los solicitantes siguieron llamando por teléfono y el sistema se fue vaciando.

Esta lección forma el equipo que evita ese escenario. Usted definirá quién decide, quién lidera y quién representa a cada grupo de usuarios, e incorporará a los técnicos al proyecto desde la primera semana, no en la última sesión de capacitación.

Los cinco roles de un equipo de proyecto de GMAO

Incluso una planta pequeña necesita estos cinco roles. En una planta con un solo jefe de mantenimiento, una misma persona suele ocupar dos. No es un problema, siempre que cada rol tenga un nombre al lado.

El patrocinador importa más de lo que parece. Cuando producción pide una máquina el día de su tarea preventiva, alguien con autoridad tiene que decir qué objetivo va primero. Sin patrocinador, el proyecto pierde cada una de esas pequeñas disputas de prioridad y el plan cede poco a poco ante las urgencias.

Repartir el trabajo con una matriz RACI

Una matriz RACI lista las tareas del proyecto en filas y los roles en columnas. En cada celda, una letra indica cómo participa el rol: Responsable (ejecuta el trabajo), Aprobador (aprueba el resultado y rinde cuentas), Consultado (aporta antes) o Informado (se le comunica después).

Dos reglas mantienen útil la matriz: exactamente una A por tarea y al menos una R. Una tarea con dos aprobadores no tiene ninguno, y una tarea sin nadie que la ejecute no se hará. Revise la matriz una vez con todo el equipo y luego en cada cambio de fase.

Sumar al personal de campo antes de que llegue el software

Los técnicos juzgan un GMAO por una sola pregunta: ¿me va a ayudar o me va a vigilar? Si el primer mensaje que escuchan es que cada minuto quedará registrado, registrarán lo mínimo. Si ven que elimina llamadas, papeleo e información faltante, lo usarán.

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   Inclúyalos en el diagnóstico

   Pregunte a los técnicos cómo se realiza de verdad un trabajo hoy. Conocen los atajos que ningún procedimiento describe, y la lección 3 los necesita.

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   Explique el porqué con sus propios problemas

   El repuesto que nunca está en el almacén, la avería que nadie reportó, el trabajo hecho dos veces. Un objetivo que resuelve uno de esos problemas es un objetivo que defenderán.

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   Deje que prueben los formularios

   Un campo que no se puede llenar en un teléfono, con guantes, en una zona ruidosa, quedará vacío. Los técnicos referentes prueban cada formulario antes de que llegue a todo el equipo.

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   Prometa poco y cumpla todo

   Si el proyecto anuncia que las solicitudes dejarán de llegar por teléfono, asegúrese de que el circuito de solicitudes funcione antes de la puesta en marcha. Una promesa incumplida cuesta más confianza de la que ganan diez promesas cumplidas.

Cinco errores frecuentes

• Elegir el software en la oficina y luego anunciarlo al personal de campo.
• Un patrocinador solo de nombre, que nunca asiste a una revisión.
• Un líder de proyecto al que no se le liberó tiempo.
• Técnicos referentes elegidos por su disponibilidad y no por su credibilidad ante sus compañeros.
• Capacitar a todos la semana anterior a la puesta en marcha, sin nadie a quien preguntar después.