Importación CSV

Importa activos, piezas, ubicaciones, usuarios, proveedores, clientes, órdenes de trabajo, planes de mantenimiento preventivo y solicitudes mediante CSV.

Tipos admitidos

• Activos
• Piezas
• Ubicaciones
• Usuarios
• Proveedores
• Clientes
• Órdenes de trabajo
• Planes de MP
• Solicitudes
• Incidentes de activos

Proceso

1. Descarga la plantilla
2. Rellénala con los datos
3. Guárdala como CSV UTF-8
4. Súbela
5. Revisa la validación
6. Confirma la importación

Qué tamaño puede tener un archivo

Hasta 8 000 filas por archivo. Este límite se aplica a UN ARCHIVO, no a su cuenta: no hay tope para la cantidad de activos, repuestos, ubicaciones ni cualquier otro registro que pueda tener, en ningún plan, incluido el plan Core gratuito. Un conjunto de datos mayor simplemente se divide en varios archivos que se importan uno tras otro, y cada importación se suma a lo que ya existe. Los archivos muy grandes también tardan más y generan un informe de errores más largo, así que de 2000 a 5000 filas por archivo suele ser más cómodo que un único archivo al máximo. Excepción: un archivo de repuestos cuyas filas indican a la vez una cantidad y una ubicación, importado en modo «Actualizar solo existentes» o «Actualizar existentes y crear el resto», actualiza el stock ubicación por ubicación y está limitado a 2 500 filas por archivo, porque cada una de esas filas tarda más en guardarse.

Actualizar registros existentes

Exporta tus datos, edítalos y vuelve a subir el archivo. FreeMaint hace coincidir cada fila con su registro existente mediante la columna ID (o Referencia), por lo que los registros se actualizan en lugar de duplicarse. En el paso de vista previa, elige cómo se aplica la importación:

Exportar, editar en Excel, volver a importar

El archivo exportado y la plantilla de importación ahora usan las mismas columnas: puede exportar sus datos, editarlos en Excel y volver a subirlos directamente, sin añadir ni renombrar columnas. No modifique la columna ID: es la que vincula cada fila con el registro existente, de modo que se actualice en lugar de duplicarse. Las columnas que no se pueden importar (Disponible, En pedido, Coste total, fechas) se indican como ignoradas en el paso de asignación.

Una columna que ELIMINE del archivo, o una celda que deje VACÍA, conserva su valor guardado. Así se actualiza un dato sin alterar otro: para cargar el costo unitario de cientos de repuestos sin tocar las existencias, elimine la columna Cantidad antes de subir el archivo. El valor total se recalcula automáticamente a partir del nuevo costo unitario.

Para borrar un valor guardado, escriba NONE en la celda (en mayúsculas o minúsculas). Funciona en los activos para Modelo, Fabricante, Descripción, Zona y Código de barras, y en los repuestos para Descripción, Número de pieza, Fabricante y Ubicación de almacenamiento; NONE en Ubicación (Nombre) desvincula el repuesto de su ubicación, y NONE en Cliente (Nombre) desvincula el activo de su cliente. NONE solo borra en una fila que actualiza un registro existente: en una fila que crea uno nuevo se ignora y el campo queda vacío. Un guion (-) no se interpreta como NONE: se guarda tal cual.

Códigos de barras de activos ya en uso

Antes de una importación de activos, la vista previa le indica qué filas comparten un código de barras con otra fila del archivo y qué filas llevan un código de barras que ya tiene otro activo. Crear esas filas daría el mismo código a dos activos; actualizar el activo que lleva el código, no. Si su empresa activó «Códigos de barras de activos únicos», esas filas se rechazan y se listan con el motivo, y el resto del archivo se importa.

Campos personalizados en una importación

Sus campos personalizados aparecen como columnas cf_ en la exportación y pueden rellenarse y volver a importarse. Omita una columna cf_ de su archivo para conservar el valor guardado; inclúyala con la celda vacía para borrarlo.

Contactos del proveedor

Los proveedores admiten contactos individuales directamente en la importación y la exportación. Agrega columnas numeradas — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — y repite con Contact 2, Contact 3, y así sucesivamente para tantos contactos como necesites. Solo el nombre es obligatorio; el correo puede quedar en blanco. La exportación de tus proveedores ya incluye estas columnas, así que puedes exportar, editar y volver a subir. Al actualizar, incluir cualquier columna Contact reemplaza los contactos de ese proveedor; omite las columnas Contact para conservar los existentes.

Importar una jerarquía de ubicaciones

Las ubicaciones pueden anidarse con la profundidad que necesites. En la columna Ubicación principal, escribe el nombre del elemento principal o, cuando varias sububicaciones comparten el mismo nombre en ramas distintas, la ruta completa con cada nivel separado por « > » (por ejemplo: Sitio A > Edificio 1 > Planta 2). Así puedes reutilizar un nombre como «Oficina» o «Pasillo» bajo distintos elementos principales sin ningún conflicto. Las exportaciones ya rellenan esta columna con la ruta completa, por lo que un archivo exportado se vuelve a importar tal cual.

Las personas se identifican, nunca se duplican

Una persona se identifica por su ID, luego por su correo y luego por su nombre de usuario: reimportar una exportación del personal nunca crea una segunda cuenta para alguien que ya tiene. En «Crear solo nuevos», esas filas se omiten y se listan por nombre. En los dos modos de actualización solo cambian el nombre y los apellidos: el rol, el correo, el nombre de usuario y la contraseña nunca se modifican desde un archivo. Dos personas con el mismo nombre siguen siendo dos personas: un nombre no es una identidad.