Llévate tus datos contigo (sin dependencia del proveedor)

Tus datos te pertenecen. FreeMaint se compromete con la portabilidad total de los datos: en todos los planes, Core incluido, puedes descargar un archivo completo de los datos de tu empresa en formatos legibles por máquina (JSON, ZIP, SQL o un libro de Excel), sin coste por registro y sin clave de API. La idea es que tu elección de CMMS sea reversible — si FreeMaint deja de servirte, puedes marcharte con todo intacto.

Exportar tus datos

Hay dos maneras de llevarte tus datos. El archivo completo — Ajustes de empresa → Datos → Exportar archivo — es gratuito en todos los planes. A partir del plan Starter, las páginas de lista (órdenes de trabajo, activos, repuestos, ubicaciones, usuarios, proveedores, clientes, planes de preventivo, solicitudes, herramientas, proyectos, inspecciones y más) llevan además un botón Exportar que guarda la lista en CSV o Excel. Esa exportación respeta los filtros aplicados en ese momento — así puedes acotarla a una sola ubicación, a un solo equipo o a una ventana temporal.

1. Aplica los filtros — Ajusta los filtros de la lista a las filas que quieres — la exportación conserva exactamente esas filas
2. Abre Exportar — Arriba a la derecha de la página de lista; abre un diálogo de selección de formato
3. Elige CSV o Excel — A partir del plan Starter. Excel (.xlsx) conserva los tipos de celda (números, fechas); CSV es texto UTF-8 sin formato para cualquier otra herramienta
4. Descargar — El archivo se descarga de inmediato en tu navegador — no se envía nada por correo

Formatos disponibles

Propiedad de los datos

Los datos son tuyos. FreeMaint los trata por cuenta tuya: tú eres el responsable del tratamiento y FreeMaint, el encargado. Nunca vendemos ni compartimos tus datos, y ningún modelo de IA se entrena con ellos. Para mejorar el producto medimos qué funciones se usan — nombres de acciones, vinculados a tu empresa, nunca su contenido: ni el texto de las órdenes de trabajo, ni documentos, ni fotos. La Política de privacidad detalla qué se recopila y cómo rechazarlo.

Reimportar datos exportados

Las exportaciones usan la misma disposición de columnas que las plantillas de importación masiva. Es decir, puedes exportar una lista, editarla en Excel y volver a importarla — por ejemplo para actualizar en bloque categorías, asignados o ubicaciones. La correspondencia por referencia devuelve cada fila a su ID interno sin dejar registros huérfanos. Las fechas y horas están en la zona horaria de su empresa, indicada en la última columna (timezone); la importación ignora esa columna.

El GDPR y el derecho a la portabilidad

El artículo 20 del RGPD concede a toda persona interesada el derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado y legible por máquina. FreeMaint lo cubre de dos maneras: la exportación a nivel de empresa descrita arriba y una individual — cualquier usuario puede descargar sus propios datos desde Ajustes → Descargar mis datos, que devuelve un archivo JSON con su perfil, las órdenes de trabajo y solicitudes que creó, sus comentarios, sus consentimientos y su historial de actividad. No requiere permisos ni plan de pago. La supresión (artículo 17) se gestiona desde Ajustes → Eliminar cuenta.

Migrar desde otro CMMS

Si vienes de UpKeep, MaintainX, Fiix o de cualquier otro CMMS, el camino habitual es: exportar cada tipo de entidad del origen en CSV, mapear las columnas a la plantilla de importación masiva de FreeMaint y subirla. La correspondencia por referencia te permite conservar los identificadores externos, de modo que tus etiquetas de activo y tus códigos de plan de preventivo sobreviven a la migración.

1. Exporta desde el CMMS de origen — Primero las ubicaciones, luego los activos, luego los repuestos, luego los usuarios y por último los planes de preventivo y las órdenes de trabajo
2. Abre la plantilla de FreeMaint — Abre la página de lista correspondiente (Activos, Ubicaciones, Repuestos…) y haz clic en Importar, arriba a la derecha — luego en «¿Necesitas una plantilla?» para un Excel o CSV en blanco
3. Mapea las columnas — Copia tus datos en la plantilla, haciendo corresponder los campos de origen con las columnas de FreeMaint
4. Sube y revisa — La importación masiva se ejecuta primero en modo simulación — revisa las diferencias y después aplica

Pasar a otra cuenta de FreeMaint

Para llevar tus datos de una cuenta de FreeMaint a otra, exporta el libro de Excel desde Ajustes de empresa → Datos → Exportar archivo, y luego importa cada una de sus hojas desde su propia página de lista. El libro tiene una hoja por tipo de dato y sus columnas ya coinciden con las plantillas de importación, así que no hay nada que editar. Su hoja README indica el orden a seguir. Las exportaciones JSON, ZIP y SQL no sirven para esto: son archivos históricos y nada en FreeMaint los vuelve a leer.

1. Exporta el libro — Ajustes de empresa → Datos → Exportar archivo → Excel. Gratis en todos los planes, incluido Core
2. Entra en la cuenta de destino — Las hojas se enlazan por nombre, así que categorías y ubicaciones se recrean al leerlas
3. Importa hoja por hoja, en orden — Ubicaciones, luego activos, repuestos, usuarios, proveedores y clientes, después planes de preventivo, órdenes de trabajo, solicitudes y herramientas
4. Revisa la vista previa antes de aplicar — Cada importación valida primero y te muestra las filas que no puede aceptar — no se escribe nada hasta que confirmas

Estrategia de copias de seguridad