Un software HSE que vive dentro de su GMAO

Por qué la seguridad en papel, fuera del GMAO, deja pasar accidentes

En la mayoría de las plantas, mantenimiento y seguridad funcionan en dos sistemas. Las OT están en el GMAO. Los permisos, las tarjetas de bloqueo y los reportes de incidentes están en carpetas, en una unidad compartida o en un software SST aparte que los técnicos casi nunca abren. Cada sistema es correcto por sí solo. El riesgo está en el hueco entre ambos.

Cuando el jefe de SST o un auditor hace una pregunta simple —¿este trabajo se hizo con un permiso vigente y la energía estaba aislada?— alguien tiene que cruzar dos registros a mano. Si la respuesta honesta es «creemos que sí», el control no funcionó. Los huecos más frecuentes:

• Se firma un permiso de trabajo en caliente, pero nunca se cita la OT que cubre: nadie sabe qué trabajo autorizaba.
• El trabajo empieza antes de aprobar el permiso, porque el técnico solo ve la OT.
• Se coloca un bloqueo pero no se registra, y la OT se cierra con la máquina todavía aislada.
• Un reporte de incidente define una acción correctiva que nunca se vuelve trabajo, y la misma falla se repite.
• Vence el certificado de un puente grúa y el equipo sigue operando porque nadie recibió un aviso.

Permisos de trabajo que acompañan la OT hasta el cierre

En FreeMaint el permiso es un registro ligado a una orden de trabajo, no un formulario suelto. Cuando se crea una OT con tareas marcadas como «requiere permiso», se genera automáticamente un permiso en borrador del tipo indicado. La OT muestra el permiso, y el botón de inicio queda bloqueado hasta que un permiso de ese tipo esté aprobado o activo.

Cada tipo de permiso puede tener su lista previa, que se abre al enviar el permiso, y su lista de cierre, que se abre al declarar el trabajo terminado. Un punto obligatorio no conforme bloquea la siguiente firma. La cadena de aprobación se define en los flujos de trabajo: por ejemplo, revisión de seguridad y luego el responsable del área antes de activar, y la misma pareja antes de cerrar. Cada aprobador recibe un aviso cuando le toca. Una cadena distinta por tipo de permiso es una opción del plan Business.

Los permisos se exportan para auditorías, y se pueden vincular subpermisos a un permiso principal, que no puede aprobarse hasta que todos sus subpermisos lo estén.

Incidentes, acciones correctivas y registro de lesiones

La ficha de incidente reúne qué pasó, dónde y cuándo, quiénes estuvieron involucrados y las fotos tomadas en el lugar. Cada ficha se exporta en PDF para el comité de SST o el expediente del caso.

Las acciones correctivas se listan en el incidente con responsable, fecha límite y estado. Cuando la corrección necesita trabajo de mantenimiento —reinstalar una guarda, reparar una fuga— la acción se convierte en una OT vinculada al incidente, y el cierre del ciclo se ve desde ambos lados.

Para operaciones en Estados Unidos que llevan el registro OSHA 300, FreeMaint ofrece una vista de registro con números de caso estables y exportación en PDF. En el plan Enterprise, los campos confidenciales sobre lesiones pueden reservarse a las personas autorizadas.

Qué registra FreeMaint y qué sigue siendo su responsabilidad

La normativa define cómo se usan estos registros. En España la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, en Perú la Ley 29783 y en Colombia el SG-SST del Decreto 1072 exigen demostrar que los riesgos se controlan; las organizaciones que trabajan hacia ISO 45001 usan permisos, inspecciones y acciones correctivas como evidencia. FreeMaint guarda esa evidencia y la vincula al trabajo. No certifica a ninguna empresa ni reemplaza la evaluación de riesgos ni a la persona competente que firma el permiso.

El modelo de datos es simple a propósito: un permiso, un bloqueo, un incidente o una inspección siempre está ligado a un activo, una ubicación o una OT. Eso permite al jefe de mantenimiento responder preguntas de seguridad desde la misma pantalla con la que planifica la semana.