Leçon 4 sur 10 · 9 min

Exprimer ses besoins et tester une GMAO en conditions réelles

Écrit par Melek Mehrez, fondateur de FreeMaint · Relu le 11 octobre 2026

Objectif de la leçon

À la fin de cette leçon, vous saurez rédiger un cahier des charges GMAO d'une page avec des critères pondérés, et mener un essai de deux semaines sur dix équipements réels avant de vous engager.

Les listes de fonctionnalités se ressemblent toutes. Tous les éditeurs de GMAO cocheront les cases « ordres de travail », « plans préventifs » et « application mobile » ; la différence apparaît quand vos techniciens utilisent le logiciel sur vos machines.

Cette leçon transforme l'état des lieux de la leçon 3 en un cahier des charges court, puis en un essai sur du travail réel. Le but n'est pas de trouver l'outil parfait, mais d'éviter celui que votre équipe n'utilisera pas.

Rédiger un cahier des charges d'une page

Partez des problèmes relevés pendant l'état des lieux, pas de la liste de fonctionnalités d'un éditeur. Chaque exigence répond à une situation réelle : la demande perdue la nuit, la pièce absente au début d'une intervention, la tâche préventive que personne n'a cochée.

Classez les exigences en deux groupes. Les indispensables sont éliminatoires : un outil qui ne remplit pas l'un d'eux est écarté, quelles que soient ses autres qualités. Les critères souhaitables rapportent des points mais ne décident jamais seuls. Une liste de plus de dix indispensables est en général une liste de souhaits déguisée.

Des critères neutres à vérifier pour toute GMAO
Critère	Ce qu'il faut vérifier
Usage terrain	Un technicien peut-il créer, mettre à jour et clôturer un ordre de travail sur un téléphone, en quelques gestes, sans repasser par le bureau ?
Hors ligne	L'application mobile fonctionne-t-elle sans réseau, au sous-sol, dans une cuve ou sur un site isolé, puis se synchronise-t-elle ?
Simplicité	Un demandeur peut-il signaler un problème sans formation ? Un nouveau technicien trouve-t-il ses interventions dès le premier jour ?
Coût total	Licences, coût par utilisateur, mise en place, formation, options et prix après la première année, pour la taille d'équipe prévue dans trois ans
Réversibilité des données	Pouvez-vous exporter toutes vos données dans un format ouvert, à tout moment et sans frais, si vous partez ?
Langues et support	L'interface existe-t-elle dans les langues de vos équipes ? Comment obtenir de l'aide, et en combien de temps ?

Comparer les options avec une grille pondérée

Donnez à chaque critère souhaitable un poids de 1 à 5, puis notez chaque outil de 0 à 5 sur chaque critère. Multipliez et additionnez : le total donne un classement que vous pouvez expliquer au sponsor. Tout outil qui ne remplit pas un indispensable est écarté avant la notation.

Une comparaison pondérée de deux outils qui remplissent tous les indispensables (note, puis points pondérés)
Critère	Poids	Outil A	Outil B
Usage terrain sur téléphone	5	4 (20)	3 (15)
Simplicité pour les demandeurs	4	3 (12)	5 (20)
Rapports et indicateurs	3	5 (15)	3 (9)
Coût total sur 3 ans	4	2 (8)	4 (16)
Total	—	55	60

Les notes restent des jugements. Demandez à deux ou trois personnes de noter séparément, puis discutez des écarts : ils révèlent ce que chacun attend vraiment. L'essai confirmera ou corrigera ensuite les notes.

Mener un essai de deux semaines sur du travail réel

Une démonstration montre le logiciel sous son meilleur jour, manipulé par quelqu'un qui le connaît. Un essai le montre entre vos mains. Beaucoup d'éditeurs de GMAO proposent un essai gratuit ou une offre gratuite : servez-vous-en sur un petit périmètre réel plutôt que sur des données inventées.

1
Choisissez le périmètre
Une dizaine d'équipements réels, dont deux ou trois critiques, et les techniciens et demandeurs qui interviennent dessus.
2
Chargez des données réelles
Créez ces équipements, quelques emplacements et un ou deux plans préventifs. Seules des données réelles montrent comment l'outil s'accommode de vos désignations et de votre travail quotidien.
3
Faites-y passer le travail quotidien
Pendant deux semaines, chaque demande et chaque intervention du périmètre passe par le logiciel, sur le terrain avec un téléphone comme au bureau.
4
Recueillez les retours
À la fin, demandez à chaque participant ce qui était rapide, ce qui était lent et ce qu'il refuserait de faire tous les jours. Mettez à jour les notes de la grille.

Exemple

L'usine de conditionnement fait son choix

Pendant la dernière semaine de l'état des lieux, l'usine de conditionnement rédige son cahier des charges : six indispensables, dont l'usage hors ligne sur téléphone (la chambre froide n'a pas de réseau) et l'export complet des données, plus huit critères souhaitables pondérés. Sur les cinq outils envisagés, trois ne remplissent pas un indispensable et sont écartés avant toute démonstration.

Les deux outils restants sont essayés l'un après l'autre, deux semaines chacun, sur les dix mêmes équipements de la première ligne de remplissage, avec deux techniciens et le chef d'équipe production de la ligne. L'un obtient de bonnes notes dans la grille, mais les techniciens doivent faire six gestes pour clôturer une intervention : sa note d'usage terrain passe de 4 à 2.

La décision remonte au sponsor avec la grille, les notes d'essai et le coût sur trois ans de chaque option. Le chef de projet consigne pourquoi l'autre outil a été écarté, au cas où la question reviendrait dans un an.

Quatre erreurs fréquentes

Recopier la liste de fonctionnalités d'un éditeur dans le cahier des charges.
Comparer les prix sur la seule première année, ou pour la taille actuelle de l'équipe.
Laisser le bureau choisir sans essai sur le terrain.
Oublier de demander comment les données sortent du logiciel.

Dans FreeMaint

Inclus dans Core (gratuit)

Un essai sur l'offre gratuite, sans limite de durée

L'offre gratuite Core de FreeMaint n'a pas de limite de durée et comprend utilisateurs, équipements et ordres de travail illimités, les plans préventifs calendaires, les demandes et l'application mobile : un essai peut donc tourner sur du travail réel aussi longtemps que nécessaire. Une sauvegarde complète de vos données se télécharge depuis Paramètres de l'entreprise › Données, sur toutes les offres.

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Modèle de la leçon

Cahier des charges et grille de comparaison pondérée

Excel (.xlsx), vierge, avec formules