Leçon 3 sur 10 · 9 min

Faire l'état des lieux de la maintenance

Écrit par Melek Mehrez, fondateur de FreeMaint · Relu le 11 octobre 2026

Objectif de la leçon

À la fin de cette leçon, vous saurez cartographier le circuit actuel des demandes, des ordres de travail, du préventif et des pièces de rechange, et rendre un verdict sur chaque source de données existante : garder, nettoyer ou laisser de côté.

Avant de choisir un logiciel ou d'importer quoi que ce soit, il vous faut une image fidèle du fonctionnement actuel de la maintenance : non pas ce que dit la procédure, mais la façon dont une panne est réellement signalée, traitée et clôturée.

L'état des lieux produit deux résultats : une cartographie des quatre circuits que la GMAO va reprendre, et un verdict sur chaque source de données, pour savoir ce qui mérite d'être migré, ce qu'il faut nettoyer d'abord et ce qui reste de côté.

Cartographier les quatre circuits

Suivez les quatre circuits un par un, du premier signal au dernier enregistrement. Interrogez ceux qui font le travail et, chaque fois que possible, suivez un cas réel du début à la fin.

Les questions à poser pour chaque circuit
Circuit	Questions à poser
Demandes	Comment un problème arrive-t-il à la maintenance : téléphone, radio, papier, e-mail, visite ? Qui décide de l'urgence ? Comment le demandeur apprend-il que c'est réparé ?
Ordres de travail	Qui attribue les interventions, et comment ? Que note-t-on à la fin : cause, temps passé, pièces utilisées ? Que devient cette trace ?
Préventif	Quelles tâches existent, à quelle fréquence, et qui tient la liste ? Comment sait-on qu'une tâche a été faite, ou sautée ?
Pièces de rechange	Où les pièces sont-elles rangées et listées ? Comment un technicien sait-il qu'une pièce est en stock ? Qui réapprovisionne, et quand ?

Pour chaque circuit, notez trois choses : l'outil utilisé (papier, tableau blanc, tableur, ancien logiciel ou mémoire), les personnes impliquées, et les endroits où l'information se perd. Ces pertes sont les problèmes que la GMAO doit résoudre, et elles rejoignent directement les objectifs fixés à la leçon 1.

Rendre un verdict sur chaque source de données

Listez tous les endroits où se trouvent aujourd'hui les données de maintenance : listes d'équipements, tableurs du préventif, cahiers d'interventions, listes de pièces, manuels, contacts fournisseurs. Évaluez chaque source à l'aide de trois questions : est-elle complète, est-elle à jour, et chaque élément n'y figure-t-il qu'une fois ?

Trois verdicts pour les données existantes
Verdict	Quand	Que faire
Garder	Complète, à jour et sans doublons	La migrer telle quelle, après un contrôle rapide
Nettoyer	Utile, mais avec des doublons, des trous ou des formats mélangés	La corriger avant l'import (leçon 6)
Laisser de côté	Périmée, peu fiable ou jamais utilisée	L'archiver en lecture seule, sans la migrer

L'historique mérite une décision à part. Des années d'interventions clôturées justifient rarement l'effort d'une migration complète. Une règle courante consiste à ne reprendre que ce qui servira : les ordres de travail ouverts, les plans préventifs et une synthèse des douze derniers mois de pannes sur les équipements critiques.

Papier, tableur ou ancien logiciel : ce que l'on peut récupérer

Ce que donne en général chaque type de source
Source	Ce que l'on récupère en général	Problèmes typiques
Papier et tableaux blancs	Les interventions récentes non clôturées, la liste des tâches récurrentes	Aucune recherche possible, l'historique est partiel
Tableurs	Listes d'équipements, plannings préventifs, listes de pièces	Doublons, dates saisies comme du texte, plusieurs versions du même fichier
Ancien logiciel	Équipements, plans préventifs, historique et pièces	Formats d'export peu pratiques, codes dont personne ne se souvient, champs détournés de leur usage

Un ancien logiciel sait en général exporter en CSV ou en Excel. Demandez un export complet tôt, avant même de choisir le nouvel outil : certains éditeurs mettent des semaines à le fournir, et le contrat peut limiter la durée pendant laquelle les données restent accessibles après votre départ.

Exemple

L'état des lieux de l'usine de conditionnement

L'état des lieux prend deux semaines. En suivant dix pannes du premier appel au redémarrage, l'équipe découvre que les demandes téléphoniques n'arrivent à coup sûr sur le tableau blanc que lorsque le responsable maintenance est présent : la nuit, environ une demande sur quatre n'est jamais notée.

Le tableur du préventif liste 180 tâches, mais 30 concernent des machines mises au rebut, et les fréquences y sont écrites de trois façons différentes. Verdict : nettoyer avant l'import. La liste des équipements existe en deux versions, celle des achats et celle de la maintenance, avec des noms différents pour les mêmes machines : nettoyer et fusionner.

Cinq ans d'ordres de travail papier restent aux archives ; seuls les douze derniers mois des deux lignes de remplissage sont synthétisés. Le tableur des pièces du magasinier est à jour, mais contient des doublons. Verdict : nettoyer ; un simple dédoublonnage suffit.

Quatre erreurs fréquentes

Faire l'état des lieux à partir des procédures au lieu d'observer des cas réels.
N'interroger que l'encadrement, jamais les techniciens ni les opérateurs.
Décider de tout migrer, au cas où.
Attendre le nouveau logiciel pour découvrir l'état des données.

Dans FreeMaint

Inclus dans Core (gratuit)

Servez-vous des modèles d'import comme d'une liste de contrôle

Chaque liste importable de FreeMaint (équipements, emplacements, pièces, plans préventifs, ordres de travail, demandes…) propose un modèle avec les colonnes attendues. Comparer vos sources à ces modèles pendant l'état des lieux montre les champs manquants avant toute migration.

Lire la documentation

Modèle de la leçon

Grille d'état des lieux

Excel (.xlsx), vierge, imprimable, avec verdicts automatiques