L'équipe projet et l'adhésion du terrain

La plupart des projets de GMAO qui échouent n'échouent pas à cause du logiciel. Ils échouent parce que ceux qui devaient s'en servir chaque jour ne l'ont jamais adopté : les techniciens ont gardé leur carnet, les demandeurs ont continué de téléphoner, et le système s'est vidé peu à peu.

Dans cette leçon, vous constituez l'équipe qui évitera ce scénario. Vous désignerez qui décide, qui pilote et qui parle au nom de chaque groupe d'utilisateurs, et vous associerez les techniciens au projet dès la première semaine, pas lors de la dernière séance de formation.

Les cinq rôles d'une équipe projet de GMAO

Même un petit site a besoin de ces cinq rôles. Dans une usine qui n'a qu'un responsable maintenance, une même personne en tient souvent deux. Ce n'est pas un problème, tant qu'un nom figure en face de chaque rôle.

Le sponsor compte plus qu'il n'y paraît. Quand la production réclame une machine le jour de sa tâche préventive, quelqu'un qui en a l'autorité doit dire quel objectif passe en premier. Sans sponsor, le projet perd chacun de ces petits arbitrages, et le plan cède peu à peu la place aux urgences.

Répartir le travail avec une matrice RACI

Une matrice RACI liste les tâches du projet en lignes et les rôles en colonnes. Dans chaque case, une lettre indique comment le rôle participe : R comme Réalise (fait le travail), A comme Approuve (valide le résultat et en répond), C comme Consulté (donne son avis en amont) ou I comme Informé (est tenu au courant ensuite).

Deux règles rendent la matrice utile : exactement un A par tâche, et au moins un R. Une tâche à deux approbateurs n'en a aucun, et une tâche sans personne pour la réaliser ne sera pas faite. Relisez la matrice une fois avec toute l'équipe, puis à chaque changement de phase.

Rallier le terrain avant l'arrivée du logiciel

Les techniciens jugent une GMAO sur une seule question : va-t-elle m'aider ou me surveiller ? Si le premier message qu'ils entendent est que chaque minute sera désormais enregistrée, ils enregistreront le strict minimum. S'ils la voient faire disparaître les appels, la paperasse et les trous d'information, ils s'en serviront.

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   Associez-les à l'état des lieux

   Demandez aux techniciens comment une intervention se déroule vraiment aujourd'hui. Ils connaissent les contournements qu'aucune procédure ne décrit, et la leçon 3 a besoin d'eux.

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   Expliquez le pourquoi avec leurs propres problèmes

   La pièce jamais en stock, la panne que personne n'a signalée, l'intervention faite deux fois. Un objectif qui règle l'un de ces problèmes est un objectif qu'ils défendront.

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   Faites-leur tester les formulaires

   Un champ impossible à remplir sur un téléphone, avec des gants, dans un atelier bruyant, restera vide. Les référents essaient chaque formulaire avant qu'il n'arrive à toute l'équipe.

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   Promettez peu, tenez tout

   Si le projet annonce que les demandes n'arriveront plus par téléphone, assurez-vous que le circuit des demandes fonctionne avant la mise en service. Une promesse non tenue coûte plus de confiance que dix promesses tenues n'en rapportent.

Cinq erreurs fréquentes

• Choisir le logiciel au bureau, puis l'annoncer au terrain.
• Un sponsor de façade, qui n'assiste jamais à une revue.
• Un chef de projet pour qui aucun temps n'a été dégagé.
• Des référents choisis pour leur disponibilité plutôt que pour leur crédibilité auprès de leurs collègues.
• Former tout le monde la semaine précédant la mise en service, sans personne à qui poser ses questions ensuite.