Leçon 6 sur 10 · 9 min

Nettoyer et importer les données

Écrit par Melek Mehrez, fondateur de FreeMaint · Relu le 11 octobre 2026

Objectif de la leçon

À la fin de cette leçon, vous saurez préparer un fichier d'import propre et importer vos données par vagues contrôlées (emplacements et équipements, puis plans préventifs, puis pièces de rechange), en vérifiant chaque vague avant la suivante.

La migration des données est le moment où beaucoup de projets de GMAO perdent la confiance de leurs utilisateurs. Si la première chose que voient les techniciens, ce sont des machines en double, des numéros de série manquants et des dates en 1900, ils concluent qu'on ne peut pas se fier au système, et ils retournent à leur carnet.

Cette leçon transforme les verdicts de la leçon 3 en fichiers d'import propres et en une suite de petits imports contrôlés. La règle est simple : n'importez jamais plus que ce que vous pouvez vérifier.

Préparer le fichier avant d'importer

Travaillez sur une copie de chaque source, jamais sur l'original. Nettoyez-la ensuite toujours dans le même ordre :

1
Supprimez les doublons
Triez par nom et par numéro de série, fusionnez les lignes qui décrivent le même élément et gardez la version la plus complète.
2
Remplissez les champs obligatoires
Chaque ligne doit contenir ce que l'import exige, en général un nom et un emplacement. Une ligne impossible à compléter n'est pas prête à être importée.
3
Uniformisez les formats
Un seul format de date (par exemple année-mois-jour), un seul séparateur décimal, une seule unité par colonne, et la même orthographe pour la même valeur : « Ligne 1 » et « ligne un » n'en font plus qu'une.
4
Appliquez la règle de codification
Donnez à chaque équipement son code de la leçon 5, et reprenez les mêmes codes chaque fois qu'un autre fichier y fait référence.

Le modèle d'import fourni par la GMAO est le point de départ le plus sûr : ses colonnes, ses formats et ses champs obligatoires sont exactement ceux qu'attend l'import. Copiez vos données nettoyées dans ce modèle plutôt que d'adapter l'import à votre fichier.

Importer par vagues, dans le bon ordre

Les enregistrements renvoient les uns aux autres : un équipement se trouve dans un emplacement, un plan préventif est rattaché à un équipement, une pièce de rechange peut être liée aux machines qui l'utilisent. Importez dans l'ordre de ces références, pour que tout ce à quoi renvoie une ligne existe déjà. Si vos plans préventifs listent les pièces qu'ils utilisent, importez les pièces avant les plans.

Un ordre d'import type
Vague	Quoi	À vérifier avant de continuer
1	Emplacements : sites et zones	L'arborescence correspond à celle décidée à la leçon 5
2	Équipements, avec leur emplacement et leur parent	Les comptages par zone, et un échantillon de fiches ouvertes une par une
3	Plans préventifs	Chaque plan est rattaché au bon équipement, avec la bonne fréquence
4	Pièces de rechange et stock	Les quantités correspondent au magasin, et les liens avec les équipements sont justes
5	Ordres de travail ouverts, s'il y en a	Chacun est attribué, et aucun ne fait double emploi avec une tâche planifiée

Commencez chaque vague par un test sur dix lignes. Si les dix lignes sont correctes, importez le reste ; sinon, corrigez le fichier, pas les enregistrements. Un gros fichier peut être découpé en plusieurs petits, importés l'un après l'autre.

Contrôler après chaque vague

Un message de réussite dit seulement que les lignes ont été acceptées. Il ne dit pas qu'elles sont justes. Contrôlez chaque vague de trois façons :

Les comptages : le nombre d'enregistrements créés correspond au nombre de lignes du fichier, zone par zone.
Les échantillons : ouvrez dix fiches au hasard et comparez-les à la source, champ par champ.
Le terrain : demandez à un technicien de retrouver sur un téléphone trois machines qu'il connaît bien, et de dire si les informations sont justes.

L'historique suit la décision prise à la leçon 3. Si vous reprenez une synthèse des pannes passées, saisissez-la sous forme d'ordres de travail clôturés, datés du jour où le travail a été fait, pour que les indicateurs de pannes, comme le MTTR, partent d'un historique réel plutôt que de zéro.

Exemple

La migration de l'usine de conditionnement

L'usine importe son site et ses huit zones, puis ses 40 équipements en un seul fichier. Le test sur dix lignes révèle que la liste des achats avait enregistré les dates d'installation comme du texte : la colonne est corrigée dans le fichier et l'import repart, proprement.

Les 150 tâches préventives retenues à l'issue de l'état des lieux sont regroupées en 60 plans et importées lors de la troisième vague. Un technicien vérifie sur un téléphone les plans des deux remplisseuses et repère une fréquence saisie en jours au lieu de semaines : le plan est supprimé, corrigé dans le fichier puis réimporté avant la vague des pièces.

Les pièces de rechange suivent lors de la quatrième vague : 420 références issues du tableur du magasinier, après suppression de 35 doublons. Les ordres de travail ouverts arrivent en dernier, chacun comparé aux plans préventifs pour qu'aucun ne fasse double emploi avec une tâche planifiée. Toute la migration prend huit jours de travail répartis sur trois semaines, avec une ligne de journal pour chaque import.

Quatre erreurs fréquentes

Tout importer en un seul fichier, la veille de la mise en service.
Corriger les fiches une par une dans la GMAO au lieu de corriger le fichier.
Importer les plans préventifs avant les équipements auxquels ils sont rattachés.
Prendre un message de réussite pour la preuve que les données sont justes.

Dans FreeMaint

Inclus dans Core (gratuit)

Importer depuis un tableur, vague par vague

Chaque liste importable de FreeMaint a un bouton Importer avec un modèle à télécharger, une étape de validation qui montre les erreurs avant toute création, et une limite de 8 000 lignes par fichier. Cette limite vaut par fichier, pas par compte : sur toutes les offres, y compris la gratuite, le nombre d'enregistrements n'est pas plafonné. Pour reprendre des interventions passées, le bouton « Saisir une intervention passée » de la liste des ordres de travail crée des ordres de travail clôturés et datés.

Lire la documentation

Modèle de la leçon

Liste de contrôle de la migration, correspondance des champs et journal d'import

Excel (.xlsx), vierge, avec suivi d'avancement