Import CSV

Importez actifs, pièces, emplacements, utilisateurs, fournisseurs, clients, OT, plans PM et demandes via CSV.

Types supportés

• Actifs
• Pièces
• Emplacements
• Utilisateurs
• Fournisseurs
• Clients
• Ordres de travail
• Plans PM
• Demandes
• Incidents d'actifs

Processus

1. Téléchargez le modèle
2. Remplissez-le avec vos données
3. Enregistrez-le en CSV UTF-8
4. Importez le fichier
5. Vérifiez le résultat de la validation
6. Confirmez l'import

Quelle taille de fichier est acceptée

Jusqu’à 8 000 lignes par fichier. Cette limite porte sur UN FICHIER, pas sur votre compte : le nombre d’équipements, de pièces, de lieux ou de tout autre enregistrement que vous pouvez détenir n’est pas plafonné, sur aucune formule, y compris la formule Core gratuite. Un jeu de données plus important se découpe simplement en plusieurs fichiers importés l’un après l’autre, chaque import s’ajoutant à l’existant. Les très gros fichiers sont aussi plus lents et produisent un rapport d’erreurs plus long : 2 000 à 5 000 lignes par fichier sont généralement plus confortables qu’un fichier au maximum. Exception : un fichier de pièces dont les lignes indiquent à la fois une quantité et un emplacement, importé en mode « Mettre à jour uniquement » ou « Mettre à jour et créer le reste », met à jour le stock emplacement par emplacement et est limité à 2 500 lignes par fichier, car chacune de ces lignes est plus longue à enregistrer.

Mettre à jour des enregistrements existants

Exportez vos données, modifiez-les, puis ré-importez le fichier. FreeMaint fait correspondre chaque ligne à son enregistrement existant via la colonne ID (ou Référence), de sorte que les enregistrements sont mis à jour sur place au lieu d'être dupliqués. À l'étape d'aperçu, choisissez comment l'import est appliqué :

Exporter, modifier dans Excel, ré-importer

Le fichier exporté et le modèle d'import utilisent désormais les mêmes colonnes : vous pouvez exporter vos données, les modifier dans Excel et les réimporter directement, sans ajouter ni renommer de colonnes. Ne touchez pas à la colonne ID : c'est elle qui relie chaque ligne à l'enregistrement existant, afin de mettre à jour au lieu de dupliquer. Les colonnes non importables (Disponible, En commande, Coût total, dates) sont signalées comme ignorées à l'étape d'association.

Une colonne SUPPRIMÉE du fichier, ou une cellule laissée VIDE, conserve sa valeur enregistrée. C'est ainsi qu'on met à jour une donnée sans en déranger une autre : pour renseigner le coût unitaire de centaines de pièces sans toucher aux stocks, supprimez la colonne Quantité avant l'envoi. La valeur totale est recalculée automatiquement à partir du nouveau coût unitaire.

Pour effacer une valeur enregistrée, saisissez plutôt NONE dans la cellule (en majuscules ou en minuscules). Cela fonctionne pour les équipements dans Modèle, Fabricant, Description, Zone et Code-barres, et pour les pièces dans Description, Référence pièce, Fabricant et Rangement ; NONE dans Emplacement (Nom) détache la pièce de son emplacement, et NONE dans Client (Nom) détache l'équipement de son client. NONE n'efface que sur une ligne qui met à jour un enregistrement existant : sur une ligne qui en crée un nouveau, il est ignoré et le champ reste vide. Un tiret (-) n'est pas lu comme NONE : il est enregistré tel quel.

Codes-barres d'équipement déjà utilisés

Avant un import d'équipements, l'aperçu vous indique quelles lignes partagent un code-barres avec une autre ligne du fichier et quelles lignes portent un code-barres qu'un autre équipement possède déjà. Créer ces lignes donnerait le même code à deux équipements ; mettre à jour l'équipement qui porte ce code, non. Si votre entreprise a activé « Codes-barres d'actifs uniques », ces lignes sont refusées et listées avec leur motif, et le reste du fichier est importé.

Champs personnalisés dans un import

Vos champs personnalisés apparaissent en colonnes cf_ dans l'export et peuvent être remplis puis réimportés. Omettez une colonne cf_ de votre fichier pour conserver la valeur enregistrée ; incluez-la avec une cellule vide pour l'effacer.

Contacts du fournisseur

Les fournisseurs prennent en charge les contacts individuels directement à l'import et à l'export. Ajoutez des colonnes numérotées — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — puis recommencez avec Contact 2, Contact 3, etc., pour autant de contacts que nécessaire. Seul le nom est obligatoire ; l'e-mail peut rester vide. L'export de vos fournisseurs inclut déjà ces colonnes : vous pouvez donc exporter, modifier puis réimporter. Lors d'une mise à jour, la présence d'une colonne Contact remplace les contacts du fournisseur ; omettez ces colonnes pour conserver les contacts existants.

Importer une arborescence de lieux

Les lieux peuvent être imbriqués aussi profondément que nécessaire. Dans la colonne Lieu parent, saisissez le nom du parent — ou, lorsque des sous-lieux portent le même nom dans des branches différentes, le chemin complet dont chaque niveau est séparé par « > » (par exemple : Site A > Bâtiment 1 > Étage 2). Vous pouvez ainsi réutiliser un nom comme « Bureau » ou « Couloir » sous différents parents sans aucun conflit. Les exports remplissent déjà cette colonne avec le chemin complet : un fichier exporté se réimporte donc à l'identique.

Les personnes sont reconnues, jamais dupliquées

Une personne est reconnue par son ID, puis son e-mail, puis son identifiant : réimporter un export d'annuaire ne crée jamais un second compte pour quelqu'un que vous avez déjà. En « Créer uniquement », ces lignes sont ignorées et listées par nom. Dans les deux modes de mise à jour, seuls le nom et le prénom sont modifiés depuis un fichier : le rôle, l'e-mail, l'identifiant et le mot de passe ne sont jamais changés par un import. Deux personnes homonymes restent deux personnes — un nom n'est pas une identité.