Événements & Types de notifications

FreeMaint émet des notifications dès qu'un ordre de travail, une demande d'intervention, un plan de maintenance préventive, un stock de pièces ou toute autre entité change d'état. Chaque événement passe par trois canaux de diffusion (in-app, e-mail, push) et peut être paramétré par rôle, par canal, et par fenêtre de silence.

Événements qui déclenchent une notification

Chaque événement correspond à un changement d'état précis dans le système. Les événements sont émis à la source du changement — par exemple lorsqu'un OT est assigné, lorsqu'une demande est clôturée, ou lorsqu'un stock passe sous son point de réapprovisionnement — puis routés vers les destinataires configurés.

workOrder.created

Création d'un nouvel ordre de travail

workOrder.assigned

OT (ou son équipe) assigné à un utilisateur

workOrder.statusChanged

Changement de statut (en cours, en attente, terminé, validé, clos, annulé)

workOrder.overdue

Alerte de retard sur un OT précis (une notification par OT)

workOrder.overdue.summary

Synthèse quotidienne de tous les OT en retard (une seule notification par jour)

request.created

Demande d'intervention soumise (portail, QR ou in-app) Une demande urgente arrive en une seule notification titrée « Urgent », dans la langue de chacun.

request.statusChanged

Demande approuvée, refusée, convertie ou clôturée

request.commentAdded

Quelqu'un a commenté une demande. Le demandeur et les personnes qui la traitent sont prévenus — assigné, responsables de la section responsable, approbateur, assignés et observateurs de l'ordre de travail, auteurs des commentaires précédents — jamais l'auteur ; un commentaire interne ne va qu'à ceux qui peuvent lire les commentaires internes. Push et in-app par défaut.

pm.due

Plan de maintenance préventive échu aujourd'hui

pm.upcoming

PM bientôt due (par défaut 7 jours à l'avance)

inventory.lowStock

Stock d'une pièce passé sous le point de réapprovisionnement

vehicle.document_expiring

Document de véhicule (carte grise, assurance) bientôt expiré

driver.license_expiring

Permis de conduire bientôt expiré

Canaux de diffusion

Chaque notification peut être livrée par trois canaux indépendants. Un même événement peut tirer sur un, deux ou les trois — les administrateurs pilotent la matrice par événement et par rôle depuis la page des paramètres de notifications.

Dans l'application

Icône cloche dans la navigation. Toujours disponible, jamais bloqué par un tiers. Idéal pour les mises à jour non urgentes.

E-mail

Envoyé par le service de messagerie de FreeMaint, avec un second fournisseur en secours. Rédigé dans la langue préférée du destinataire. Soumis aux filtres des clients de messagerie.

Push

Notification push mobile (iOS/Android). Temps réel, mais l'application doit être installée et l'utilisateur connecté.

Qui reçoit quoi

Les destinataires sont résolus à l'émission, en fonction de la configuration de l'événement. Un même événement peut viser des publics différents selon le mapping de rôles que vous choisissez.

Assigné

L'utilisateur à qui l'OT est assigné. Reçoit les changements de statut, commentaires et alertes de retard sur ses propres OT.

Créateur

L'utilisateur qui a créé l'entité (OT, demande). Utile pour que le demandeur suive le cycle de vie.

Équipe

Tous les membres des équipes attachées à l'OT ou à l'actif (le chef d'équipe est inclus, même s'il n'est pas membre).

Chef d'équipe

Sur les demandes et les ordres de travail, s'il est coché : les chefs des équipes en charge — l'équipe de l'élément, les équipes de son actif, et les équipes rattachées à son emplacement ou à un emplacement au-dessus. Seules les personnes qui peuvent ouvrir l'élément sont prévenues.

Par rôle

Tout utilisateur détenant le rôle listé reçoit la notification. La liste affiche tous les rôles définis dans votre entreprise (Paramètres → Rôles), rôles personnalisés compris. Utile pour les synthèses et les remontées managériales.

Seulement ce qu'ils peuvent ouvrir

Un destinataire par rôle n'est prévenu d'un élément que si son rôle peut le lire et que sa visibilité des données le montre — un technicien limité à son propre travail n'est pas prévenu de la demande d'une autre équipe. Une personne qui n'a pas utilisé FreeMaint depuis 7 jours retrouve les notifications par rôle dans la cloche, sans push ni e-mail.

Par-événement vs synthèse quotidienne

Certains événements ont à la fois une variante par-occurrence et une variante synthèse. Exemple classique : les OT en retard. Activer workOrder.overdue inonde les destinataires (un e-mail par OT), tandis que workOrder.overdue.summary envoie un seul mail le matin avec la liste complète. Choisissez selon la tolérance de votre équipe au bruit de notifications. Chaque destinataire n'y trouve que les éléments que la visibilité des données de son rôle lui montre.

Heures de silence et langues

Les canaux push et in-app respectent le profil du destinataire. Les sujets et corps d'e-mails sont traduits dans la langue préférée de l'utilisateur au moment de l'envoi, indépendamment de la langue de l'acteur. Il n'y a pas de fenêtre globale de silence aujourd'hui — les événements sensibles à l'horaire doivent être désactivés par destinataire depuis la page de préférences personnelles.

Problèmes fréquents

Un utilisateur ne reçoit pas un événement attendu

Vérifiez la ligne de l'événement dans Paramètres → Notifications : le canal est-il activé, et la liste de rôles inclut-elle bien le rôle de cet utilisateur ? Vérifiez ensuite ses préférences personnelles.

Les e-mails arrivent mais pas les pushs

L'utilisateur doit être connecté à l'application mobile sur au moins un appareil. Reconnectez-le s'il a changé de téléphone récemment.

Le même événement arrive en double

L'utilisateur a probablement deux rôles qui le reçoivent tous les deux (par exemple Administrateur et Responsable sur la même ligne). Les doublons sont supprimés par canal, pas d'un rôle à l'autre — réglez la ligne sur un seul rôle.

Astuce

Abonnez par rôle plutôt que par utilisateur nommé. Quand vous intégrez un nouveau responsable, il hérite automatiquement de la matrice ; aucun risque d'oubli.

Nouvel actif ou emplacement ajouté

Activez-les pour être prévenu quand quelqu'un saisit un actif ou un emplacement à la main — utile quand plusieurs personnes construisent le référentiel. Les imports en masse et la duplication d'actifs ne les déclenchent jamais, et un plafond quotidien par personne évite qu'une journée chargée ne sature votre boîte. Les deux sont désactivés par défaut.