Paramètres de notifications

Les paramètres de notifications constituent le panneau de contrôle au niveau société : quels événements émettent une notification, sur quels canaux, et vers quels publics. Ils complètent les préférences personnelles de chaque utilisateur : les paramètres société décident ce qui est techniquement possible ; chaque utilisateur peut ensuite affiner depuis son profil.

Où trouver cette page

Paramètres de l'entreprise ▸ Notifications. Seuls les rôles disposant de la permission notifications:settings peuvent éditer cette page — typiquement Administrateur par défaut. Les autres rôles voient une vue en lecture seule pour comprendre ce que leur société envoie.

Ouvrir le menu latéral — Cliquez sur Paramètres dans la navigation supérieure
Choisir Notifications — Menu latéral dans Paramètres
Parcourir par événement — Chaque ligne est un événement — toggles par canal, sélecteur de public

Canaux par événement

Chaque événement a trois toggles indépendants — in-app, e-mail, push. Vous pouvez panacher : par exemple, in-app + push pour workOrder.assigned (l'assigné doit savoir immédiatement) mais e-mail uniquement pour inventory.lowStock (le magasinier verra dans le batch du matin).

Dans l'application

Toujours fiable ; apparaît dans la cloche. À utiliser par défaut.

E-mail

Envoyé par le service de messagerie de FreeMaint, avec un second fournisseur en secours ; dans la langue de chaque utilisateur

Push

Mobile uniquement ; nécessite l'utilisateur connecté sur au moins un appareil

Sélection du public par rôle

Chaque ligne porte une matrice de destinataires répartie en deux groupes : les personnes liées à l'élément (Créateur, Assigné) et les rôles de votre entreprise. Les pastilles de rôle affichent les rôles définis dans votre entreprise — rôles personnalisés compris — la liste correspond donc toujours à Organisation > Rôles. La matrice est additive : sélectionner à la fois Responsable et Assigné signifie que l'assigné reçoit une copie même s'il n'est pas Responsable.

Rôles

Choisissez n'importe quel rôle de la liste actuelle des rôles de l'entreprise, rôles personnalisés compris. Renommer un rôle met automatiquement à jour vos paramètres de notification.

Assigné

À qui l'entité est assignée (OT, demande)

Créateur

L'utilisateur qui a créé l'entité

Membres de la section

Uniquement sur « Demande Créée » : le chef et chaque membre de la section responsable de la demande qui peut l'ouvrir. Décoché, seul le chef de la section est prévenu.

Chef d'équipe

Sur les demandes (Demande Créée, Demande Approuvée, Demande Rejetée) et les ordres de travail (Ordre de Travail Créé, Statut Modifié) : les chefs des équipes en charge — l'équipe de l'élément, les équipes de son actif, et les équipes rattachées à son emplacement ou à un emplacement au-dessus. Si aucune n'a de chef, le chef le plus proche au-dessus d'elles dans l'organigramme est prévenu. Sur les événements d'inspection (terminée, vérifiée, défaut constaté, défaut clôturé) : les chefs des équipes de l'actif inspecté et de l'équipe responsable de l'inspection, coché par défaut sur « Défaut constaté » ; une équipe sans chef est couverte par le chef le plus proche au-dessus d'elle. Une seule personne, jamais toute la chaîne, et seulement les personnes qui peuvent ouvrir l'élément.

Seulement ce qu'ils peuvent ouvrir

Un destinataire par rôle n'est prévenu d'un élément que si son rôle peut le lire et que sa visibilité des données le montre — un technicien limité à son propre travail n'est pas prévenu de la demande d'une autre équipe. Une personne qui n'a pas utilisé FreeMaint depuis 7 jours retrouve les notifications par rôle dans la cloche, sans push ni e-mail.

Destinataires fixes

« Ordre de Travail Assigné » va toujours aux personnes assignées et aux membres de l'équipe à laquelle l'ordre de travail est assigné ; « Demande terminée » va toujours au demandeur. Ces deux lignes ne règlent que les canaux.

Seulement certains statuts pour les changements de statut d'OT

Dans le groupe Ordres de travail, la ligne « Statut Modifié » porte une ligne de plus : « Seulement pour ces statuts ». Laissez-la vide et chaque changement de statut notifie, comme avant. Sélectionnez un ou plusieurs statuts — par exemple Terminé et Clôturé — et seul le passage d'un ordre de travail VERS l'un d'eux notifie quelqu'un ; les autres changements restent silencieux. Utile quand chaque ordre de travail enverrait sinon une notification pour En cours, Terminé et Clôturé. La règle s'applique à tout l'événement, y compris aux personnes prévenues à la clôture.

Prévenir le chef d'une équipe de ce qui touche ses emplacements

Si chaque équipe s'occupe d'un ensemble d'emplacements, son chef peut être prévenu de chaque demande et de chaque ordre de travail qui y est créé, quel qu'en soit l'auteur — et de rien de ce qui concerne les emplacements des autres équipes.

Donner à chaque équipe son chef et ses emplacements

Dans Équipes, désignez le chef d'équipe et rattachez à l'équipe ses emplacements. Une équipe rattachée à un emplacement couvre aussi les emplacements situés en dessous.

Cocher « Chef d'équipe »

Sur cette page, cochez « Chef d'équipe » sur Demande Créée, Demande Approuvée, Demande Rejetée, Ordre de Travail Créé et Statut Modifié.

Ne garder que les statuts utiles

Sur Statut Modifié, « Seulement pour ces statuts » peut être limité, par exemple, à Terminé et Clôturé.

Chef d'équipe ou rôle entier

« Chef d'équipe » ne prévient que les chefs des équipes en charge de l'élément. Cocher un rôle à la place prévient toutes les personnes qui l'ont et peuvent ouvrir l'élément — y compris les membres de l'équipe.

Heures de silence et synthèses

FreeMaint n'a pas de plage de silence pour votre entreprise. Les notifications push suivent le réglage Ne pas déranger du téléphone de chaque utilisateur. Pour les équipes sensibles aux horaires, désactivez une ligne par événement et activez à la place son récapitulatif quotidien — par exemple « Ordre de Travail En Retard » → « Récapitulatif quotidien des bons de travail en retard » — pour qu'une rafale d'alertes devienne un seul résumé le matin.

Événements synthèse

Certains événements ont une ligne compagnon de synthèse quotidienne. Chaque synthèse part une fois par jour — celle des OT en retard à 7h00 dans le fuseau horaire de votre entreprise — et regroupe en un seul message tout ce qui demande votre attention. Synthèses courantes : OT en retard, stock bas, documents expirés/expirants (Flotte). Désactivez la ligne par-événement et activez la ligne synthèse pour réduire drastiquement le volume. Chaque destinataire n'y trouve que les éléments que la visibilité des données de son rôle lui montre.

Configuration de l'envoi d'e-mails

Les notifications sont envoyées depuis notifications@freemaint.com et les e-mails de connexion (vérification, réinitialisation du mot de passe, invitations) depuis security@freemaint.com ; les réponses arrivent sur contact@freemaint.com. Les e-mails proviennent toujours d'une adresse freemaint.com : autorisez ce domaine dans vos filtres de messagerie si des messages se perdent.

Bonnes pratiques

Commencer étroit

N'abonnez par défaut que les assignés + créateurs. N'étendez aux rôles que lorsque les équipes le demandent.

Un canal par événement

Envoyer le même événement sur trois canaux à la fois est bruyant. Choisissez le plus approprié (push pour l'urgence, e-mail pour les synthèses, in-app pour le reste).

Audit trimestriel

Examinez quels événements tirent le plus souvent et demandez-vous s'ils en ont toujours besoin. Mutez ou downgradez les événements fréquents à faible valeur.

Préférer les rôles aux utilisateurs nommés

Abonner par rôle survit au turnover ; abonner par nom casse quand quelqu'un part.

Astuce

Chaque nouvelle entreprise démarre avec des réglages par défaut raisonnables — la plupart des événements dans l'application et en push, et le récapitulatif quotidien des ordres de travail en retard activé. Ajustez à partir de là plutôt que de partir d'une page blanche.