Gestion des catégories

Personnalisez les catégories pour les ordres de travail, actifs, pièces et coûts.

Créer une catégorie

Les catégories sont définies par votre entreprise, pas par FreeMaint : la liste n’est pas figée et vous n’avez jamais besoin de nous demander d’en ajouter une. La création requiert la permission « categories:create », accordée par défaut aux rôles Administrateur et Responsable ; un rôle en lecture seule voit les catégories mais aucune option de création.

Depuis le formulaire en cours

Ouvrez la liste « Catégorie » d’un bon de travail, d’un équipement, d’une pièce, d’un outil ou d’un plan de maintenance, puis cliquez sur « + Créer une catégorie » en bas. La catégorie est créée et sélectionnée immédiatement, sans quitter le formulaire.

Depuis les paramètres de l’entreprise

Allez dans Paramètres de l’entreprise > Catégories. Chaque type d’entité a son onglet, avec « Ajouter une catégorie », la modification et la suppression. C’est aussi là que vous définissez la couleur, l’icône et la description.

Types de catégories

Ordre de travail

Préventive, Corrective, Urgence, Inspection

Actif

Production, CVC, Électrique, etc.

Pièce

Mécanique, Électrique, Consommables

Coût

Sous-traitant, Location, Service, Transport

Ordonner les catégories

Dans Paramètres de l’entreprise > Catégories, la colonne « Ordre » porte deux flèches sur chaque ligne. Elles permettent de ranger les catégories d’un onglet dans l’ordre voulu : cet ordre est repris dans les listes déroulantes et pour les dossiers de la liste de maintenance préventive — par exemple « 12 mois », « 6 mois », « Mensuel », « Hebdomadaire », de l’intervalle le plus long au plus court. Les catégories jamais déplacées viennent après celles que vous avez ordonnées, par ordre alphabétique. Réordonner demande la permission « categories:update ». Un dossier de maintenance préventive peut aussi être renommé directement depuis la liste de la maintenance préventive : le crayon à côté du nom du dossier ouvre la même fenêtre qu’ici.

Sous-catégories (équipements)

Les catégories d’équipements peuvent avoir un niveau de sous-catégories, par exemple « Électroménager › Réfrigérateur ». Dans Paramètres de l’entreprise > Catégories, onglet « Catégories d'Actifs », cliquez sur « Ajouter une sous-catégorie » sur la ligne d’une catégorie, ou choisissez une « Catégorie parente » en créant ou en modifiant une catégorie. Une sous-catégorie est une sorte de sa parente : filtrer la liste des équipements sur « Électroménager » affiche aussi les réfrigérateurs, et une étape de workflow, un contrôle avant usage ou une AMDEC écrits pour la parente s’appliquent aussi à ses sous-catégories. Archiver une parente archive ses sous-catégories avec elle, et la restaurer les fait revenir ; une parente qui a encore des sous-catégories ne peut pas être supprimée. Les noms restent uniques : un import accepte le nom seul ou le chemin « Électroménager > Réfrigérateur ». Seules les catégories d’équipements ont des sous-catégories.

Router les demandes par catégorie

Sur une catégorie d’ordre de travail, « Section responsable par défaut des demandes » envoie à l’équipe choisie chaque nouvelle demande déposée avec cette catégorie, lorsque le demandeur n’a pas choisi de section. Laissez le champ vide pour ne pas router automatiquement.

Astuce

Définissez des catégories correspondant à vos besoins de reporting.