Moteur de Workflow Configurable

FreeMaint inclut un moteur de workflow puissant et configurable qui vous permet de définir comment les ordres de travail, les demandes d'intervention et les commandes d'achat circulent dans votre organisation. Créez des processus d'approbation personnalisés, exigez des champs spécifiques avant les transitions et automatisez les notifications — tout sans codage.

Accéder aux Workflows

Naviguez vers Paramètres de l'Entreprise > Workflows. Sélectionnez le type d'entité (Ordres de travail, Demandes, Bons de commande, Demandes d'achat, Permis de travail) pour configurer son workflow.

Preuve photo à la clôture

Quand une étape sur Terminé, Validé ou Clôturé exige Photos / Preuves, seule une photo du travail fini compte : une photo « Après », ou toute photo ajoutée après le démarrage de l'ordre de travail. Les photos recopiées de la demande sont des photos « Avant » et ne comptent pas : le bouton reste disponible pour qui peut terminer ou valider l'ordre de travail, et sa fenêtre demande la photo « Après » manquante, que l'on peut prendre sur place. Sur les autres statuts, n'importe quel fichier compte toujours.

Mode Simple vs Visual

Utilisez le Mode Simple pour les workflows simples avec des déclencheurs et approbateurs basiques. Basculez vers le Visual Builder pour les processus complexes multi-étapes avec des conditions de branchement en utilisant des diagrammes de flux par glisser-déposer.

Configuration d'un Workflow

1. Sélectionnez le statut de déclenchement (ex: quand OT passe à COMPLETED)
2. Définissez les champs requis (résumé travail, photos, pièces utilisées, relevé de compteur, etc.). Un relevé de compteur requis ne s'applique qu'aux actifs qui ont un compteur.
3. Choisissez le type d'approbateur: ROLE (ex. : Responsable), USER ou CREATOR
4. Configurez les notifications (alertes email à l'approbation/rejet)
5. Définissez le prochain statut après approbation (ex: passer à VALIDATED)
6. Vos champs personnalisés peuvent aussi être exigés — ils figurent dans la même liste, et la transition est bloquée tant qu'ils sont vides
7. La tarification des pièces peut aussi être exigée : bloquer la transition tant qu'une pièce n'a pas de prix de vente ou se vend à perte (Business)
8. Restreindre une étape à l'origine du travail (Business) : réglez « S'applique à » sur « Ordres de travail issus d'une demande » ou « Ordres de travail internes ». Les étapes d'un même statut sont TOUTES exigées, c'est donc ainsi qu'on donne à chaque origine son propre approbateur — une étape « le demandeur valide » pour le travail issu d'une demande, une étape « le superviseur valide » pour le travail interne. Si vos techniciens signalent leurs constats par des demandes, ajoutez leurs équipes dans « Les demandes de ces équipes comptent comme travail interne » (sous-équipes comprises) : ces demandes comptent alors comme travail interne.
9. Si vous choisissez le type d'approbateur Rôle ou Utilisateur, vous devez nommer le rôle ou la personne. Une étape qui ne nomme aucun rôle n'est pas une restriction : toute personne pouvant déjà approuver la franchit
10. Une étape peut exiger des champs sans nommer d’approbateur : choisissez « Toute personne autorisée à faire ce changement ». Par exemple, une étape sur le statut En pause qui exige « Motif de mise en attente » oblige chacun à dire pourquoi un ordre de travail est mis en attente.
11. Ajoutez un deuxième (ou troisième) approbateur en plaçant chacun sur un statut DIFFÉRENT — par exemple une libération qualité sur Terminé, puis un responsable sur Validé — et activez « Exiger la validation avant de clôturer un bon de travail » dans Paramètres de l'Entreprise › Système pour que personne ne saute l'étape Validé. Deux étapes sur le MÊME statut doivent être remplies toutes les deux par la même personne. Les ordres de travail générés par la maintenance préventive suivent ce même flux
12. Restreindre une étape à certains actifs (Business) : dans « Uniquement pour les actifs de ces catégories », choisissez une ou plusieurs catégories d'actifs. L'étape ne s'applique alors qu'aux ordres de travail dont l'actif est dans ces catégories ; les autres actifs, et les ordres sans actif, suivent le circuit standard
13. Exiger une réponse précise (Business) : quand une étape exige un champ personnalisé de type liste ou case à cocher, cochez sous « Valeurs exigées » les valeurs qu’il doit avoir — par exemple Résultat d’essai = Conforme avant la validation. Toute autre réponse bloque l’étape, et l’ordre de travail indique les valeurs acceptées. Pour refuser un résultat, renvoyez plutôt l’ordre de travail En cours
14. Les approbateurs de l'étape suivante sont notifiés quand un ordre de travail atteint le statut à partir duquel ils approuvent (par exemple, l'approbateur d'une étape Validé quand l'ordre est Terminé), par les canaux cochés sur l'étape : dans l'application, e-mail et/ou push

Sans workflow configuré, le système fonctionne normalement — toutes les transitions existantes continuent de fonctionner sans modification.