Jenis & Peristiwa Notifikasi

FreeMaint mengirimkan notifikasi ketika perintah kerja, permintaan intervensi, rencana pemeliharaan preventif, inventaris suku cadang, dan entitas lain berubah status. Setiap peristiwa mengalir melalui tiga saluran pengiriman (dalam aplikasi, email, push) dan dapat disesuaikan per peran, per saluran, dan per jendela jam tenang.

Peristiwa yang memicu notifikasi

Setiap peristiwa sesuai dengan perubahan status tertentu dalam sistem. Peristiwa dikirim pada sumber perubahannya — misalnya, saat perintah kerja ditugaskan, saat permintaan ditutup, atau saat stok turun di bawah titik pemesanan ulang — dan kemudian dirutekan ke penerima yang dikonfigurasi untuk peristiwa tersebut.

workOrder.created

Perintah kerja baru dibuat

workOrder.assigned

Perintah kerja atau timnya ditugaskan ke seorang pengguna

workOrder.statusChanged

Transisi status (sedang dikerjakan, ditahan, selesai, divalidasi, ditutup, dibatalkan)

workOrder.overdue

Peringatan terlambat per perintah kerja (satu notifikasi per perintah kerja yang terlambat)

workOrder.overdue.summary

Ringkasan harian gabungan dari semua perintah kerja yang terlambat (satu notifikasi per hari)

request.created

Permintaan intervensi telah diajukan (portal, QR, atau dalam aplikasi) Permintaan darurat datang sebagai satu notifikasi berjudul “Mendesak”, dalam bahasa masing-masing orang.

request.statusChanged

Permintaan disetujui, ditolak, dikonversi, atau ditutup

request.commentAdded

Seseorang mengomentari permintaan. Pemohon dan orang yang menanganinya diberi tahu — penanggung jawab, pemimpin bagian penanggung jawab, penyetuju, petugas dan pengamat perintah kerja, pemberi komentar sebelumnya — tidak pernah penulis komentar; komentar internal hanya sampai ke orang yang boleh membaca komentar internal. Push dan dalam aplikasi secara default.

pm.due

Rencana pemeliharaan preventif jatuh tempo hari ini

pm.upcoming

PM mendekati tanggal jatuh temponya (default: 7 hari ke depan)

inventory.lowStock

Suku cadang turun di bawah titik pemesanan ulangnya

vehicle.document_expiring

Dokumen kendaraan armada (registrasi, asuransi) mendekati masa kedaluwarsa

driver.license_expiring

Peringatan kedaluwarsa SIM pengemudi

Saluran pengiriman

Setiap notifikasi dapat dikirim melalui tiga saluran independen. Satu peristiwa dapat memicu pada satu, dua, atau ketiganya — administrator mengontrol matriks per peristiwa per peran dari halaman pengaturan notifikasi.

Dalam aplikasi

Ikon lonceng di navigasi atas. Selalu tersedia, tidak pernah diblokir oleh pihak ketiga. Terbaik untuk pembaruan yang tidak mendesak.

Email

Dikirim melalui layanan email milik FreeMaint sendiri, dengan penyedia kedua sebagai cadangan. Ditulis dalam bahasa pilihan penerima. Tunduk pada filter klien email.

Notifikasi push

Notifikasi push aplikasi seluler (iOS/Android). Real-time, tetapi memerlukan aplikasi terpasang dan pengguna sudah login.

Siapa yang menerima setiap notifikasi

Penerima ditentukan pada saat pengiriman berdasarkan konfigurasi peristiwa. Peristiwa yang sama dapat menargetkan audiens berbeda tergantung pada pemetaan peran yang Anda pilih.

Penerima tugas

Pengguna yang ditugaskan pada perintah kerja tersebut. Menerima perubahan status, komentar, dan peringatan keterlambatan pada pekerjaannya sendiri.

Pembuat

Pengguna yang membuat entitas tersebut (perintah kerja, permintaan). Berguna agar pemohon melihat pembaruan siklus hidupnya.

Tim

Semua anggota tim yang dilampirkan ke perintah kerja atau aset (termasuk pemimpin tim, meskipun bukan anggota).

Pemimpin tim

Pada permintaan dan perintah kerja, jika dicentang: pemimpin tim yang bertanggung jawab — tim item, tim asetnya, dan tim yang ditugaskan ke lokasinya atau ke lokasi di atasnya. Hanya orang yang dapat membuka item yang diberi tahu.

Berdasarkan peran

Setiap pengguna yang memegang peran yang tercantum mendapatkan notifikasi tersebut. Daftar menampilkan setiap peran yang ditentukan di perusahaan Anda (Settings → Roles), termasuk peran kustom. Gunakan untuk ringkasan (digest) dan roll-up manajerial.

Hanya yang bisa mereka buka

Penerima lewat peran hanya diberi tahu tentang suatu item jika perannya dapat membacanya dan visibilitas datanya menampilkannya — teknisi yang hanya melihat pekerjaannya sendiri tidak diberi tahu tentang permintaan tim lain. Orang yang tidak memakai FreeMaint selama 7 hari tetap menemukan notifikasi peran di lonceng, tanpa push maupun email.

Per-peristiwa vs ringkasan harian

Beberapa peristiwa memiliki saluran per-kejadian sekaligus ringkasan harian gabungan. Contoh klasiknya adalah perintah kerja yang terlambat: mengaktifkan workOrder.overdue membanjiri penerima dengan satu email per perintah kerja, sementara workOrder.overdue.summary mengirimkan satu ringkasan pagi dengan daftar lengkap. Pilih yang sesuai dengan toleransi tim Anda terhadap kebisingan kotak masuk. Setiap penerima hanya menemukan item yang ditampilkan oleh visibilitas data perannya.

Jam tenang & bahasa

Saluran push dan dalam aplikasi menghormati profil penerima. Subjek dan isi email diterjemahkan ke bahasa pilihan pengguna saat dikirim, terlepas dari bahasa pelaku tindakannya. Saat ini belum ada jendela jam tenang global — peristiwa yang sensitif terhadap jadwal sebaiknya dinonaktifkan per penerima melalui halaman preferensi pribadi.

Masalah umum

Seorang pengguna tidak menerima peristiwa yang seharusnya diterima

Periksa baris peristiwa di Settings → Notifications: apakah saluran yang relevan diaktifkan, dan apakah daftar peran mencakup peran pengguna ini? Kemudian periksa preferensi pribadi pengguna tersebut.

Email masuk tetapi push tidak

Pengguna harus sudah login ke aplikasi seluler di setidaknya satu perangkat. Login ulang jika mereka baru saja mengganti ponsel.

Peristiwa yang sama masuk dua kali

Pengguna kemungkinan memiliki dua peran yang sama-sama menerimanya (misalnya Admin dan Manajer pada baris yang sama). Duplikat dihapus per saluran, bukan antarperan — atur baris tersebut ke satu peran saja.

Tips

Berlangganan berdasarkan peran, bukan berdasarkan nama pengguna. Saat Anda mengonboarding manajer baru, mereka otomatis mewarisi matriks tersebut; Anda tidak perlu mengingat untuk menghubungkan mereka secara manual.

Aset atau lokasi baru ditambahkan

Aktifkan untuk diberi tahu saat seseorang memasukkan aset atau lokasi secara manual — berguna ketika beberapa orang sedang membangun data induk. Impor massal dan duplikasi aset tidak pernah memicunya, dan ada batas harian per orang agar hari sibuk tidak membanjiri kotak masuk. Keduanya nonaktif secara bawaan.