Pengaturan Notifikasi

Pengaturan Notifikasi adalah panel kontrol tingkat perusahaan untuk peristiwa mana yang memicu notifikasi, pada saluran mana, dan kepada audiens mana. Ini melengkapi preferensi notifikasi pribadi setiap pengguna: pengaturan perusahaan menentukan apa yang secara teknis memungkinkan; setiap pengguna kemudian dapat mempersempitnya lebih lanjut dari profil mereka.

Di mana menemukan halaman ini

Pengaturan Perusahaan ▸ Notifikasi. Hanya peran yang memiliki izin notifications:settings yang dapat mengedit halaman ini — biasanya Admin secara bawaan. Peran lain melihat tampilan baca-saja yang membantu mereka memahami apa yang dikirim perusahaan mereka.

Buka menu samping — Klik Pengaturan di navigasi atas
Pilih Notifikasi — Menu samping di dalam Pengaturan
Telusuri berdasarkan peristiwa — Setiap baris adalah satu peristiwa — sakelar per saluran, pemilih audiens

Saluran per peristiwa

Setiap peristiwa memiliki tiga sakelar independen — dalam aplikasi, email, push. Anda dapat mencampur dan mencocokkan: misalnya, aktifkan dalam aplikasi + push untuk workOrder.assigned (pihak yang ditugaskan perlu tahu segera) tetapi hanya email untuk inventory.lowStock (manajer gudang akan melihatnya pada batch pagi).

Dalam aplikasi

Selalu andal; muncul di lonceng. Gunakan sebagai default Anda.

Email

Dikirim melalui layanan email milik FreeMaint sendiri, dengan penyedia kedua sebagai cadangan; dalam bahasa masing-masing pengguna

Notifikasi push

Hanya mobile; memerlukan pengguna masuk di setidaknya satu perangkat

Pemilihan audiens per-peran

Setiap baris membawa matriks audiens yang terbagi menjadi dua kelompok: orang yang terkait dengan item (Pembuat, Penerima Tugas) dan peran perusahaan Anda. Chip peran menampilkan peran yang ditentukan di perusahaan Anda — termasuk peran kustom — sehingga daftar selalu sesuai dengan Organisasi > Peran. Matriks ini bersifat aditif: memilih Manajer sekaligus Penerima Tugas berarti penerima tugas mendapat salinan meskipun ia bukan manajer.

Peran

Pilih peran mana pun dari daftar peran perusahaan saat ini, termasuk peran kustom. Mengganti nama peran menjaga pengaturan notifikasi Anda tetap sinkron secara otomatis.

Yang Ditugaskan

Siapa pun yang menjadi tujuan penugasan entitas (perintah kerja, permintaan)

Pembuat

Pengguna yang membuat entitas tersebut

Anggota bagian

Hanya pada “Permintaan Dibuat”: pemimpin dan setiap anggota bagian penanggung jawab permintaan yang dapat membukanya. Jika tidak dicentang, hanya pemimpin bagian yang diberi tahu.

Pemimpin tim

Pada permintaan (Permintaan Dibuat, Permintaan Disetujui, Permintaan Ditolak) dan perintah kerja (Perintah Kerja Dibuat, Status Berubah): pemimpin tim yang bertanggung jawab — tim item tersebut, tim asetnya, dan tim yang ditugaskan ke lokasinya atau ke lokasi di atasnya. Jika tidak ada yang memiliki pemimpin, pemimpin terdekat di atas mereka dalam bagan organisasi diberi tahu. Pada peristiwa inspeksi (selesai, terverifikasi, cacat ditemukan, cacat ditutup): pemimpin tim aset yang diinspeksi dan tim penanggung jawab inspeksi, dicentang secara default pada “Temuan cacat”; tim tanpa pemimpin sendiri ditangani oleh pemimpin terdekat di atasnya. Selalu satu orang, tidak pernah seluruh rantai, dan hanya orang yang dapat membuka item.

Hanya yang bisa mereka buka

Penerima lewat peran hanya diberi tahu tentang suatu item jika perannya dapat membacanya dan visibilitas datanya menampilkannya — teknisi yang hanya melihat pekerjaannya sendiri tidak diberi tahu tentang permintaan tim lain. Orang yang tidak memakai FreeMaint selama 7 hari tetap menemukan notifikasi peran di lonceng, tanpa push maupun email.

Penerima tetap

“Perintah Kerja Ditugaskan” selalu dikirim ke orang yang ditugaskan dan ke anggota tim tempat perintah kerja ditugaskan; “Permintaan Selesai” selalu dikirim ke pemohon. Dua baris ini hanya mengatur saluran.

Hanya beberapa status untuk perubahan status perintah kerja

Di grup Perintah kerja, baris "Status Berubah" memiliki satu baris tambahan: "Hanya untuk status ini". Biarkan kosong dan setiap perubahan status mengirim notifikasi seperti sebelumnya. Pilih satu atau beberapa status — misalnya Selesai dan Ditutup — dan hanya perintah kerja yang berpindah KE salah satunya yang mengirim notifikasi; perubahan lain tidak mengirim apa pun. Berguna ketika setiap perintah kerja jika tidak akan mengirim notifikasi untuk Sedang Berlangsung, Selesai, dan Ditutup. Aturan ini berlaku untuk seluruh peristiwa, termasuk orang yang diberi tahu saat penyelesaian.

Memberi tahu pemimpin tim tentang lokasinya

Jika setiap tim menangani sekumpulan lokasi, pemimpinnya dapat diberi tahu tentang setiap permintaan dan perintah kerja yang dibuat di sana, siapa pun pembuatnya — dan tidak tentang apa pun di lokasi tim lain.

Tetapkan pemimpin dan lokasi setiap tim

Di Tim, tetapkan pemimpin tim dan tugaskan lokasinya ke tim. Tim yang ditugaskan ke suatu lokasi juga mencakup lokasi di bawahnya.

Centang “Pemimpin tim”

Di halaman ini, centang “Pemimpin tim” pada Permintaan Dibuat, Permintaan Disetujui, Permintaan Ditolak, Perintah Kerja Dibuat, dan Status Berubah.

Simpan hanya status yang penting

Pada Status Berubah, “Hanya untuk status ini” dapat dibatasi, misalnya, pada Selesai dan Ditutup.

Pemimpin tim atau seluruh peran

“Pemimpin tim” hanya memberi tahu pemimpin tim yang bertanggung jawab atas item. Mencentang sebuah peran sebagai gantinya memberi tahu semua orang yang memilikinya dan dapat membuka item — termasuk anggota tim.

Jam tenang dan ringkasan

FreeMaint tidak memiliki jendela jam tenang untuk perusahaan Anda. Notifikasi push mengikuti pengaturan Jangan Ganggu di ponsel masing-masing pengguna. Untuk tim yang sensitif terhadap waktu, matikan baris per-peristiwa dan aktifkan ringkasan hariannya sebagai gantinya — misalnya “Perintah Kerja Terlambat” → “Ringkasan harian perintah kerja terlambat” — sehingga rentetan peringatan menjadi satu ringkasan pagi.

Peristiwa ringkasan

Beberapa peristiwa memiliki baris ringkasan harian pendamping. Setiap ringkasan dikirim sekali sehari — ringkasan perintah kerja terlambat pada pukul 7.00 pagi di zona waktu perusahaan Anda — dan menggabungkan semua hal yang perlu ditindaklanjuti menjadi satu pesan. Ringkasan umum: perintah kerja terlambat, ringkasan stok rendah, dokumen kedaluwarsa/akan kedaluwarsa (Fleet). Matikan baris per-peristiwa dan aktifkan baris ringkasan untuk secara drastis mengurangi volume kotak masuk. Setiap penerima hanya menemukan item yang ditampilkan oleh visibilitas data perannya.

Pengaturan pengiriman email

Notifikasi dikirim dari notifications@freemaint.com dan email untuk masuk ke akun (verifikasi, atur ulang kata sandi, undangan) dari security@freemaint.com; balasan diterima di contact@freemaint.com. Email selalu berasal dari alamat freemaint.com, jadi izinkan domain tersebut di filter email Anda jika ada pesan yang hilang.

Praktik terbaik

Mulai dari yang sempit

Berlangganan hanya yang ditugaskan + pembuat secara default. Perluas ke peran hanya setelah tim memintanya.

Satu saluran per peristiwa

Mengirim peristiwa yang sama pada tiga saluran sekaligus terasa berisik. Pilih yang paling sesuai (push untuk urgensi, email untuk ringkasan, dalam aplikasi untuk yang lainnya).

Audit setiap triwulan

Tinjau peristiwa mana yang paling sering dipicu dan tanyakan apakah masih diperlukan. Bisukan atau turunkan prioritas peristiwa bernilai rendah yang sering muncul.

Utamakan peran daripada pengguna bernama

Berlangganan berdasarkan peran bertahan meski ada pergantian staf; berlangganan berdasarkan nama akan rusak saat seseorang keluar.

Tips

Setiap perusahaan baru dimulai dengan pengaturan bawaan yang masuk akal — sebagian besar peristiwa aktif di dalam aplikasi dan push, dan ringkasan harian perintah kerja terlambat aktif. Sesuaikan dari sana alih-alih memulai dari nol.