Mengelola Rutinitas

Panduan ini mencakup seluruh siklus hidup Rutinitas: membuatnya, menugaskannya, menyelesaikan setiap siklus, dan meninjau riwayat penyelesaian.

Membuat rutinitas

Buka Rutinitas di sidebar lalu klik 'Rutinitas baru'.
Masukkan judul (misalnya 'Rapat komite keselamatan bulanan') dan secara opsional deskripsi serta kategori.
Atur frekuensi dalam hari (misalnya 30 untuk bulanan, 365 untuk tahunan).
Pilih Jangkar pengulangan: 'Bergeser dari penyelesaian (mengambang)' menghitung tanggal jatuh tempo berikutnya dari hari Anda menyelesaikannya; 'Bergeser dari tanggal jatuh tempo (berjangkar kalender)' menghitungnya dari tanggal jatuh tempo awal.
Secara opsional atur tanggal mulai. Jika dibiarkan kosong, prosedur langsung jatuh tempo.
Tugaskan ke seorang pengguna atau peran. Penugasan bersifat opsional tetapi direkomendasikan untuk akuntabilitas.
Secara opsional atur pengingat mendekati jatuh tempo — berapa hari sebelum tanggal jatuh tempo untuk memberi notifikasi, dan pada jam berapa. Atur 0 hari untuk menonaktifkannya.
Klik 'Rutinitas baru' di bagian bawah formulir untuk menyimpan.

Tugas sekali jalan

Tidak semuanya berulang. Setel Pengulangan ke «Sekali jalan» dan beri tanggal jatuh tempo: tugas berperilaku seperti rutinitas lain — dapat ditugaskan, dikategorikan, diselesaikan dengan catatan — tetapi setelah selesai ditandai selesai alih-alih dijadwalkan ulang. Inilah yang mengubah daftar rutinitas menjadi daftar tugas bersama yang ditulis admin dan dicentang teknisi, tanpa membuat perintah kerja untuk setiap pekerjaan kecil.

Menyelesaikan sebuah siklus

Dari daftar Rutinitas, klik sebuah rutinitas lalu klik 'Selesaikan siklus'. Sebuah dialog terbuka tempat Anda dapat menambahkan catatan opsional tentang apa yang telah dilakukan. Klik 'Selesaikan' untuk mengonfirmasi. Sistem mencatat penyelesaiannya (siapa, kapan, catatan) dan menghitung tanggal jatuh tempo berikutnya secara otomatis berdasarkan mode pengulangan.

Pengingat mendekati jatuh tempo

Setiap rutinitas dapat mengirimkan pengingat awal sebelum tanggal jatuh temponya. Pada formulir, atur berapa hari sebelumnya untuk memberi notifikasi dan jam pengingatnya. Pengguna yang ditugaskan dan para manajer mendapatkan peringatan dalam aplikasi dan push saat jendela waktu terbuka, pengingat pada hari jatuh tempo, dan ringkasan harian setelah terlambat. Atur 0 hari untuk menonaktifkan pengingat awal; email nonaktif secara default dan dapat diaktifkan per peristiwa di Settings → Notifications.

Rutinitas yang terlambat

Rutinitas yang melewati tanggal jatuh temponya muncul di bagian atas daftar dengan lencana merah 'Terlambat'. Anda dapat memfilter berdasarkan terlambat, jatuh tempo hari ini, jatuh tempo dalam 7 hari, atau jatuh tempo dalam 30 hari menggunakan dropdown filter.

Pada dasbor

Rutinitas yang jatuh tempo dalam 7 hari atau sudah terlambat muncul di bagian 'Perlu Perhatian' pada dasbor, dengan tautan cepat yang membuka daftar Rutinitas yang sudah difilter. Kartu-kartu ini hanya terlihat oleh pengguna yang memiliki izin procedures:read.

Riwayat penyelesaian

Setiap penyelesaian dicatat di tab Completion History pada halaman detail rutinitas. Log ini menampilkan tanggal, siapa yang menyelesaikannya, dan catatan apa pun yang dilampirkan. Ini menyediakan jejak audit untuk keperluan kepatuhan.

Menjeda rutinitas

Untuk menangguhkan sementara sebuah rutinitas tanpa menghapusnya, atur menjadi Inactive. Rutinitas yang tidak aktif dikecualikan dari jadwal dan tidak akan ditampilkan sebagai terlambat. Aktifkan kembali saat Anda siap melanjutkannya.

Izin

procedures:read — melihat halaman daftar dan detail (Teknisi, Supervisor, Peninjau, Perencana Pemeliharaan, Manajer, Admin)
procedures:create — membuat prosedur baru (Perencana Pemeliharaan, Manajer, Admin)
procedures:update — mengedit prosedur yang sudah ada (Perencana Pemeliharaan, Manajer, Admin)
procedures:delete — menghapus prosedur (Manajer, Admin)
procedures:complete — menandai sebuah siklus sebagai selesai (Teknisi, Supervisor, Perencana Pemeliharaan, Manajer, Admin)

Daftar bersama

Gunakan kolom Kategori sebagai nama daftar: “Aula”, “Ruang boiler”, “Ronda mingguan”. Begitu sebuah nama dipakai, filter Daftar muncul di atas tabel untuk membuka daftar itu saja. Filter hanya menawarkan nama yang benar-benar dipakai perusahaan Anda, jadi tidak akan pernah kosong. Halaman juga diperbarui langsung: saat rekan mencentang sesuatu, item itu hilang tanpa perlu memuat ulang.