Importazione CSV

Importa asset, ricambi, posizioni, utenti, fornitori, clienti, ordini di lavoro, piani di manutenzione preventiva e richieste tramite CSV.

Tipi supportati

• Asset
• Ricambi
• Posizioni
• Utenti
• Fornitori
• Clienti
• Ordini di lavoro
• Piani di manutenzione preventiva
• Richieste
• Incidenti sugli asset

Processo

1. Scarica il modello
2. Compilalo con i dati
3. Salva come CSV UTF-8
4. Caricalo
5. Controlla la convalida
6. Conferma l'importazione

Quanto può essere grande un file

Fino a 8.000 righe per file. Il limite riguarda UN FILE, non il tuo account: non c’è alcun tetto al numero di asset, ricambi, ubicazioni o altri record che puoi avere, con nessun piano, incluso il piano Core gratuito. Un insieme di dati più grande si divide semplicemente in più file da importare uno dopo l’altro, e ogni importazione si aggiunge a quanto già presente. I file molto grandi richiedono inoltre più tempo e producono un rapporto errori più lungo: da 2.000 a 5.000 righe per file è di solito più comodo di un unico file al massimo. Eccezione: un file di ricambi le cui righe indicano sia una quantità sia un’ubicazione, importato in modalità «Aggiorna solo esistenti» o «Aggiorna esistenti e crea il resto», aggiorna le scorte ubicazione per ubicazione ed è limitato a 2.500 righe per file, perché ognuna di queste righe richiede più tempo per essere salvata.

Aggiornare record esistenti

Esporta i tuoi dati, modificali e ricarica il file. FreeMaint abbina ogni riga al suo record esistente tramite la colonna ID (o Riferimento), così i record vengono aggiornati anziché duplicati. Nel passaggio di anteprima scegli come applicare l'importazione:

Esporta, modifica in Excel, reimporta

Il file esportato e il modello di importazione ora usano le stesse colonne: puoi esportare i dati, modificarli in Excel e ricaricarli direttamente, senza aggiungere o rinominare colonne. Non toccare la colonna ID: è quella che collega ogni riga al record esistente, così viene aggiornato invece di duplicato. Le colonne non importabili (Disponibile, In ordine, Costo totale, date) sono elencate come ignorate nel passaggio di mappatura.

Una colonna ELIMINATA dal file, o una cella lasciata VUOTA, mantiene il valore memorizzato. È così che si aggiorna un dato senza toccarne un altro: per inserire il costo unitario di centinaia di ricambi senza modificare le giacenze, elimina la colonna Quantità prima del caricamento. Il valore totale viene ricalcolato automaticamente dal nuovo costo unitario.

Per cancellare invece un valore memorizzato, scrivi NONE nella cella (in maiuscolo o minuscolo). Funziona per gli asset in Modello, Produttore, Descrizione, Area / Zona e Codice a barre, e per i ricambi in Descrizione, Codice ricambio, Produttore e Posizione di stoccaggio; NONE in Ubicazione (Nome) stacca il ricambio dalla sua ubicazione e NONE in Cliente (Nome) stacca l'asset dal suo cliente. NONE cancella solo in una riga che aggiorna un record esistente: in una riga che ne crea uno nuovo viene ignorato e il campo resta vuoto. Un trattino (-) non viene letto come NONE: viene salvato così com'è.

Codici a barre degli asset già in uso

Prima di un'importazione di asset, l'anteprima ti indica quali righe condividono un codice a barre con un'altra riga del file e quali righe riportano un codice a barre che un altro asset ha già. Creare quelle righe darebbe lo stesso codice a due asset; aggiornare l'asset che porta il codice, no. Se la tua azienda ha attivato «Codici a barre degli asset univoci», quelle righe vengono rifiutate ed elencate con il motivo, e il resto del file viene importato.

Campi personalizzati in un'importazione

I tuoi campi personalizzati compaiono come colonne cf_ nell'esportazione e possono essere compilati e reimportati. Ometti una colonna cf_ dal file per mantenere il valore salvato; includila con la cella vuota per cancellarlo.

Contatti del fornitore

I fornitori supportano i singoli contatti direttamente nell'importazione ed esportazione. Aggiungi colonne numerate — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — e ripeti con Contact 2, Contact 3 e così via per quanti contatti ti servono. Solo il nome è obbligatorio; l'email può essere lasciata vuota. L'esportazione dei fornitori include già queste colonne, quindi puoi esportare, modificare e ricaricare. In aggiornamento, la presenza di una colonna Contact sostituisce i contatti di quel fornitore; ometti le colonne Contact per mantenere quelli esistenti.

Importare una gerarchia di ubicazioni

Le ubicazioni possono essere annidate con la profondità necessaria. Nella colonna Ubicazione principale inserisci il nome del genitore oppure, quando più sotto-ubicazioni hanno lo stesso nome in rami diversi, il percorso completo con ogni livello separato da « > » (ad esempio: Sito A > Edificio 1 > Piano 2). In questo modo puoi riutilizzare un nome come «Ufficio» o «Corridoio» sotto genitori diversi senza alcun conflitto. Le esportazioni compilano già questa colonna con il percorso completo, quindi un file esportato si reimporta esattamente com'era.

Le persone vengono riconosciute, mai duplicate

Una persona viene riconosciuta tramite ID, poi e-mail, poi nome utente: reimportare un'esportazione dell'organico non crea mai un secondo account per qualcuno che avete già. In «Crea solo nuovi» quelle righe vengono saltate ed elencate per nome. Nei due modi di aggiornamento da un file cambiano solo nome e cognome: ruolo, e-mail, nome utente e password non vengono mai modificati. Due omonimi restano due persone: un nome non è un'identità.