Eventi e tipi di notifica

FreeMaint emette notifiche quando ordini di lavoro, richieste di intervento, piani di manutenzione preventiva, giacenze dei ricambi e altre entità cambiano stato. Ogni evento passa per tre canali di consegna (in-app, email, push) e può essere regolato per ruolo, per canale e per fascia oraria di silenzio.

Eventi che attivano le notifiche

Ogni evento corrisponde a un preciso cambio di stato nel sistema. Gli eventi sono emessi alla fonte del cambiamento — per esempio quando un ordine di lavoro viene assegnato, quando una richiesta viene chiusa o quando la giacenza scende sotto il punto di riordino — e vengono poi instradati ai destinatari configurati per quell'evento.

workOrder.created

Viene creato un nuovo ordine di lavoro

workOrder.assigned

Un ordine di lavoro o il suo team viene assegnato a un utente

workOrder.statusChanged

Transizione di stato (in corso, in attesa, completato, validato, chiuso, annullato)

workOrder.overdue

Avviso di ritardo per singolo OdL (una notifica per ogni ordine di lavoro in ritardo)

workOrder.overdue.summary

Riepilogo giornaliero di tutti gli ordini di lavoro in ritardo (una notifica al giorno)

request.created

È stata inviata una richiesta di intervento (portale, QR o in-app) Una richiesta di emergenza arriva come un’unica notifica intitolata «Urgente», nella lingua di ciascuno.

request.statusChanged

Una richiesta è stata approvata, rifiutata, convertita o chiusa

request.commentAdded

Qualcuno ha commentato una richiesta. Vengono avvisati il richiedente e chi la gestisce — assegnatario, responsabili della sezione responsabile, approvatore, assegnatari e osservatori dell'ordine di lavoro, autori dei commenti precedenti — mai l'autore; un commento interno arriva solo a chi può leggere i commenti interni. Push e in-app per impostazione predefinita.

pm.due

Un piano di manutenzione preventiva scade oggi

pm.upcoming

Una manutenzione preventiva si avvicina alla scadenza (predefinito: 7 giorni prima)

inventory.lowStock

Un ricambio è sceso sotto il suo punto di riordino

vehicle.document_expiring

Un documento del veicolo di flotta (immatricolazione, assicurazione) sta per scadere

driver.license_expiring

Avviso di scadenza della patente del conducente

Canali di consegna

Ogni notifica può essere consegnata su tre canali indipendenti. Un singolo evento può scattare su uno, due o tutti e tre — gli amministratori controllano la matrice per evento e per ruolo dalla pagina delle impostazioni di notifica.

In-app

Icona della campanella nella navigazione superiore. Sempre disponibile, mai bloccata da terze parti. Ideale per gli aggiornamenti non urgenti.

Email

Inviata tramite il servizio di posta di FreeMaint, con un secondo provider come riserva. Scritta nella lingua preferita del destinatario. Soggetta ai filtri del client di posta.

Push

Notifica push dell'app mobile (iOS/Android). In tempo reale, ma richiede l'app installata e l'utente connesso.

Chi riceve ciascuna notifica

I destinatari vengono risolti al momento dell'emissione, in base alla configurazione dell'evento. Lo stesso evento può raggiungere pubblici diversi a seconda della mappatura dei ruoli che scegli.

Assegnatario

L'utente a cui è assegnato l'ordine di lavoro. Riceve cambi di stato, commenti e avvisi di ritardo sul proprio lavoro.

Creatore

L'utente che ha creato l'entità (OdL, richiesta). Utile perché il richiedente veda gli aggiornamenti del ciclo di vita.

Team

Tutti i membri del team (o dei team) collegati all'ordine di lavoro o all'asset (compreso il team leader, anche se non è membro).

Responsabile del team

Su richieste e ordini di lavoro, se selezionato: i responsabili dei team incaricati — il team dell'elemento, i team della sua risorsa e i team assegnati alla sua ubicazione o a un'ubicazione superiore. Viene avvisato solo chi può aprire l'elemento.

Per ruolo

Ogni utente che ricopre il ruolo indicato riceve la notifica. L'elenco mostra tutti i ruoli definiti nella tua azienda (Impostazioni → Ruoli), ruoli personalizzati compresi. Usalo per i riepiloghi e le sintesi destinate ai responsabili.

Solo ciò che possono aprire

Un destinatario per ruolo viene avvisato di un elemento solo se il suo ruolo può leggerlo e la sua visibilità dei dati lo mostra: un tecnico limitato al proprio lavoro non viene avvisato della richiesta di un altro team. Chi non usa FreeMaint da 7 giorni trova comunque le notifiche per ruolo nella campanella, senza push né e-mail.

Notifica per evento o riepilogo giornaliero

Alcuni eventi hanno sia un canale per singola occorrenza sia un riepilogo giornaliero. L'esempio classico sono gli ordini di lavoro in ritardo: attivare workOrder.overdue sommerge i destinatari con un'email per ogni OdL, mentre workOrder.overdue.summary invia un unico riepilogo mattutino con l'elenco completo. Scegli quello che si adatta alla tolleranza del tuo team al rumore in casella di posta. Ogni destinatario vi trova solo gli elementi che la visibilità dei dati del suo ruolo gli mostra.

Fasce di silenzio e lingue

I canali push e in-app rispettano il profilo del destinatario. Oggetti e corpi delle email vengono tradotti nella lingua preferita dell'utente al momento dell'invio, a prescindere dalla lingua di chi genera l'evento. Oggi non esiste una fascia di silenzio globale — per gli eventi sensibili agli orari, la disattivazione va fatta per singolo destinatario dalla pagina delle preferenze personali.

Problemi frequenti

Un utente non riceve un evento che dovrebbe ricevere

Controlla la riga dell'evento in Impostazioni → Notifiche: il canale interessato è attivo e l'elenco dei ruoli comprende il ruolo di questo utente? Poi verifica le preferenze personali dell'utente.

Le email arrivano ma le push no

L'utente deve essere connesso all'app mobile su almeno un dispositivo. Fagli rifare l'accesso se ha cambiato telefono di recente.

Lo stesso evento arriva due volte

Probabilmente l'utente ha due ruoli che lo ricevono entrambi (ad esempio Amministratore e Responsabile sulla stessa riga). I duplicati vengono rimossi per canale, non tra ruoli: imposta la riga su un solo ruolo.

Suggerimento

Iscrivi per ruolo anziché per utente nominativo. Quando inserisci un nuovo responsabile, eredita automaticamente la matrice; non devi ricordarti di collegarlo.

Nuovo asset o nuova ubicazione aggiunti

Attivateli per sapere quando qualcuno inserisce un asset o un'ubicazione a mano — utile mentre più persone costruiscono l'anagrafica. Import massivi e duplicazione di asset non li attivano mai, e un limite giornaliero per persona evita che una giornata intensa saturi la casella. Entrambi sono disattivati per impostazione predefinita.