Impostazioni di notifica

Impostazioni di notifica è il pannello di controllo aziendale che stabilisce quali eventi emettono notifiche, su quali canali e verso quali destinatari. Completa le preferenze di notifica personali di ciascun utente: le impostazioni aziendali decidono ciò che è tecnicamente possibile; ogni utente può poi restringere ulteriormente dal proprio profilo.

Dove trovare questa pagina

Impostazioni Azienda ▸ Notifiche. Solo i ruoli che dispongono del permesso notifications:settings possono modificare questa pagina — di norma Amministratore. Gli altri ruoli vedono una versione in sola lettura, utile per capire che cosa invia la propria azienda.

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Scegli Notifiche — Menu laterale all'interno di Impostazioni
Naviga per evento — Ogni riga è un evento — interruttori per canale, selettore dei destinatari

Canali per evento

Ogni evento ha tre interruttori indipendenti — in-app, email, push. Puoi combinarli: per esempio attiva in-app + push per workOrder.assigned (l'assegnatario deve saperlo subito) ma solo email per inventory.lowStock (il responsabile di magazzino lo vedrà nel lotto del mattino).

In-app

Sempre affidabile; compare nella campanella. Usalo come impostazione predefinita.

Email

Inviata tramite il servizio di posta di FreeMaint, con un secondo provider come riserva; nella lingua di ciascun utente

Push

Solo mobile; richiede l'utente connesso su almeno un dispositivo

Selezione dei destinatari per ruolo

Ogni riga ha una matrice di destinatari divisa in due gruppi: le persone collegate all'elemento (Creatore, Assegnatario) e i ruoli della tua azienda. Le etichette dei ruoli mostrano i ruoli definiti nella tua azienda — inclusi quelli personalizzati — così l'elenco corrisponde sempre a Organizzazione > Ruoli. La matrice è additiva: selezionare sia Responsabile sia Assegnatario significa che l'assegnatario riceve una copia anche se non è un responsabile.

Ruoli

Scegli qualsiasi ruolo dall'elenco attuale dei ruoli aziendali, compresi quelli personalizzati. Se rinomini un ruolo, le impostazioni di notifica restano allineate automaticamente.

Assegnatario

Chiunque sia assegnatario dell'entità (ordine di lavoro, richiesta)

Creatore

L'utente che ha creato l'entità

Membri della sezione

Solo su «Richiesta Creata»: il responsabile e ogni membro della sezione responsabile della richiesta che può aprirla. Se non è selezionata, viene avvisato solo il responsabile della sezione.

Responsabile del team

Su richieste (Richiesta Creata, Richiesta Approvata, Richiesta Rifiutata) e ordini di lavoro (Ordine di Lavoro Creato, Stato Cambiato): i responsabili dei team incaricati — il team dell'elemento, i team della sua risorsa e i team assegnati alla sua ubicazione o a un'ubicazione superiore. Se nessuno ha un responsabile, viene avvisato il responsabile più vicino sopra di loro nell'organigramma. Sugli eventi di ispezione (completata, verificata, difetto rilevato, difetto chiuso): i responsabili dei team della risorsa ispezionata e del team responsabile dell'ispezione, selezionato per impostazione predefinita su «Difetto rilevato»; un team senza responsabile è coperto dal responsabile più vicino sopra di esso. Una sola persona, mai l'intera catena, e solo chi può aprire l'elemento.

Solo ciò che possono aprire

Un destinatario per ruolo viene avvisato di un elemento solo se il suo ruolo può leggerlo e la sua visibilità dei dati lo mostra: un tecnico limitato al proprio lavoro non viene avvisato della richiesta di un altro team. Chi non usa FreeMaint da 7 giorni trova comunque le notifiche per ruolo nella campanella, senza push né e-mail.

Destinatari fissi

«Ordine di Lavoro Assegnato» va sempre alle persone assegnate e ai membri del team a cui è assegnato l'ordine di lavoro; «Richiesta completata» va sempre al richiedente. Queste due righe impostano solo i canali.

Solo alcuni stati per i cambi di stato degli ordini di lavoro

Nel gruppo Ordini di lavoro, la riga «Stato Cambiato» ha una riga in più: «Solo per questi stati». Lasciala vuota e ogni cambio di stato genera una notifica, come prima. Seleziona uno o più stati — ad esempio Completato e Chiuso — e solo il passaggio di un ordine di lavoro A uno di essi notifica qualcuno; gli altri cambi restano silenziosi. Utile quando altrimenti ogni ordine di lavoro invierebbe una notifica per In corso, Completato e Chiuso. La regola vale per l'intero evento, comprese le persone avvisate al completamento.

Avvisare il responsabile di un team sulle sue ubicazioni

Se ogni team si occupa di un insieme di ubicazioni, il suo responsabile può essere avvisato di ogni richiesta e ordine di lavoro creato lì, chiunque l'abbia creato, e di nulla che riguardi le ubicazioni degli altri team.

Assegnare a ogni team il responsabile e le ubicazioni

In Team, indica il responsabile del team e assegna al team le sue ubicazioni. Un team assegnato a un'ubicazione copre anche le ubicazioni sottostanti.

Selezionare «Responsabile del team»

In questa pagina, seleziona «Responsabile del team» su Richiesta Creata, Richiesta Approvata, Richiesta Rifiutata, Ordine di Lavoro Creato e Stato Cambiato.

Tenere solo gli stati utili

Su Stato Cambiato, «Solo per questi stati» può essere limitato, ad esempio, a Completato e Chiuso.

Responsabile del team o un ruolo intero

«Responsabile del team» avvisa solo i responsabili dei team incaricati dell'elemento. Selezionare invece un ruolo avvisa tutte le persone che lo hanno e possono aprire l'elemento, membri del team inclusi.

Fasce di silenzio e riepiloghi

FreeMaint non prevede una fascia di silenzio per la tua azienda. Le notifiche push seguono la modalità Non disturbare del telefono di ciascun utente. Per i team sensibili agli orari, disattiva la riga di un evento e attiva al suo posto il relativo riepilogo giornaliero — ad esempio «Ordine di Lavoro Scaduto» → «Riepilogo giornaliero degli ordini di lavoro scaduti» — così una serie di avvisi diventa un unico riepilogo mattutino.

Eventi di riepilogo

Alcuni eventi hanno una riga di riepilogo giornaliero abbinata. Ogni riepilogo parte una volta al giorno — quello degli ordini di lavoro in ritardo alle 7:00 nel fuso orario della tua azienda — e raccoglie in un unico messaggio tutto ciò che richiede attenzione. Riepiloghi tipici: ordini di lavoro in ritardo, sintesi delle scorte basse, documenti scaduti o in scadenza (Flotta). Disattiva la riga per evento e attiva quella di riepilogo per ridurre drasticamente il volume in casella di posta. Ogni destinatario vi trova solo gli elementi che la visibilità dei dati del suo ruolo gli mostra.

Configurazione della consegna email

Le notifiche partono da notifications@freemaint.com e le email di accesso (verifica, reimpostazione della password, inviti) da security@freemaint.com; le risposte arrivano a contact@freemaint.com. Le email provengono sempre da un indirizzo freemaint.com: se alcuni messaggi non arrivano, autorizza questo dominio nei tuoi filtri di posta.

Buone pratiche

Parti in modo ristretto

Per impostazione predefinita iscrivi solo assegnatari e creatori. Estendi ai ruoli solo quando i team lo chiedono.

Un canale per evento

Inviare lo stesso evento su tre canali contemporaneamente risulta rumoroso. Scegli il più adatto (push per l'urgenza, email per i riepiloghi, in-app per tutto il resto).

Rivedi ogni trimestre

Controlla quali eventi scattano più spesso e chiediti se servono ancora. Silenzia o declassa gli eventi frequenti di scarso valore.

Preferisci i ruoli agli utenti nominativi

L'iscrizione per ruolo sopravvive al turnover del personale; quella per nome si rompe quando qualcuno se ne va.

Suggerimento

Ogni nuova azienda parte con valori predefiniti sensati — la maggior parte degli eventi su in-app e push, e il riepilogo giornaliero degli ordini di lavoro scaduti attivo. Parti da lì e regola, invece di ricominciare da zero.