Motore Workflow Configurabile

FreeMaint include un potente motore di workflow configurabile che ti permette di definire come gli ordini di lavoro, le richieste di intervento e gli ordini d'acquisto si muovono attraverso la tua organizzazione. Crea processi di approvazione personalizzati, richiedi campi specifici prima delle transizioni e automatizza le notifiche — il tutto senza codifica.

Accesso ai Workflow

Naviga a Impostazioni Aziendali > Workflow. Seleziona il tipo di entità (Ordini di lavoro, Richieste, Ordini di acquisto, Richieste di acquisto, Permessi di lavoro) per configurare il suo workflow.

Prova fotografica alla chiusura

Quando un passaggio su Completato, Validato o Chiuso richiede «Prove fotografiche», conta solo una foto del lavoro finito: una foto «Dopo» o qualsiasi foto aggiunta dopo l'avvio dell'ordine. Le foto copiate dalla richiesta sono foto «Prima» e non contano: il pulsante resta disponibile per chi può completare o convalidare l'ordine, e la sua finestra chiede la foto «Dopo» mancante, che si può scattare lì stesso. Negli altri stati, qualsiasi file continua a contare.

Modalità Semplice vs Visuale

Usa Modalità Semplice per workflow semplici con trigger e approvatori basilari. Passa a Visual Builder per processi complessi multi-step con condizioni di diramazione usando diagrammi di flusso drag-and-drop.

Configurazione di un Workflow

1. Seleziona lo stato trigger (es: quando OL passa a COMPLETATO)
2. Imposta i campi obbligatori (riepilogo lavoro, foto, parti utilizzate, lettura del contatore, ecc.). Una lettura del contatore obbligatoria vale solo per i beni dotati di contatore.
3. Scegli tipo approvatore: ROLE (es.: Responsabile), USER o CREATOR
4. Configura notifiche (avvisi email su approvazione/rifiuto)
5. Imposta lo stato successivo su approvazione (es: passa a VALIDATO)
6. Anche i vostri campi personalizzati possono essere obbligatori — compaiono nello stesso elenco e la transizione resta bloccata finché sono vuoti
7. Si può richiedere anche il prezzo dei ricambi: blocca la transizione finché un ricambio non ha prezzo di vendita o è venduto sotto costo (Business)
8. Limitare un passaggio all'origine del lavoro (Business): imposta «Si applica a» su «Ordini di lavoro nati da una richiesta» o «Ordini di lavoro interni». I passaggi sullo stesso stato sono TUTTI richiesti, quindi è così che si dà a ciascuna origine il proprio approvatore. Se i tuoi tecnici segnalano i loro riscontri tramite richieste, aggiungi i loro team in «Le richieste di questi team contano come lavoro interno» (sotto-team inclusi): queste richieste contano allora come lavoro interno.
9. Se scegli il tipo di approvatore Ruolo o Utente, devi indicare il ruolo o la persona. Un passaggio che non indica alcun ruolo non è una restrizione: lo supera chiunque possa già approvare
10. Un passaggio può richiedere dei campi senza indicare un approvatore: scegli «Chiunque sia autorizzato a fare questa modifica». Ad esempio, un passaggio sullo stato Sospeso che richiede «Motivo della sospensione» obbliga tutti a dire perché un ordine di lavoro viene sospeso.
11. Aggiungi un secondo (o terzo) approvatore mettendo ciascuno su uno stato DIVERSO — ad esempio un rilascio qualità su Completato, poi un responsabile su Convalidato — e attiva «Richiedere la convalida prima di chiudere un ordine di lavoro» in Impostazioni Azienda › Sistema perché nessuno salti il passaggio Convalidato. Due passaggi sullo STESSO stato devono essere soddisfatti entrambi dalla stessa persona. Gli ordini di lavoro generati dalla manutenzione preventiva seguono questo stesso flusso
12. Limitare un passaggio ad alcuni beni (Business): in «Solo per i beni di queste categorie» scegli una o più categorie di beni. Il passaggio si applica allora solo agli ordini di lavoro il cui bene è in quelle categorie; gli altri beni, e gli ordini senza bene, seguono il flusso standard
13. Richiedere una risposta precisa (Business): quando un passaggio richiede un campo personalizzato a elenco o a casella, spuntate in «Valori richiesti» i valori che deve avere — per esempio Esito della prova = Conforme prima della validazione. Qualsiasi altra risposta blocca il passaggio e l’ordine di lavoro indica i valori accettati. Per rifiutare un esito, riportate invece l’ordine di lavoro In corso
14. Gli approvatori del passaggio successivo ricevono una notifica quando un ordine di lavoro raggiunge lo stato da cui approvano (ad esempio l'approvatore di un passaggio Convalidato quando l'ordine è Completato), tramite i canali selezionati sul passaggio: in-app, e-mail e/o push

Senza un workflow configurato, il sistema si comporta normalmente — tutte le transizioni esistenti continuano a funzionare senza modifiche.