ワークフローエンジン

FreeMaint のワークフローエンジンは、ステータス変更にルールを設定します。作業指示、依頼、発注書、購買依頼、作業許可を特定のステータスへ移そうとすると、エンジンはその遷移を誰が承認できるか、先に何を入力する必要があるかを確認し、両方が満たされるまでレコードを保留します。Starter はアクティブなステップが 5 件まで、Business 以上は無制限です。

ワークフローの構造

• トリガー — レコードの移動先となるステータス。ステップはその時点で確認されます
• 条件（Business）— ステップがレコードに適用されるかを決める任意のフィルター：発注書と購買依頼の金額帯、依頼の種類、作業指示の発生元、許可の種類、資産カテゴリ、または必須カスタムフィールドの値
• 要件 — 誰が承認するか（ロール、指定した担当者、作成者、担当者、チームリーダー、ロケーション管理者 — あるいはステップが項目の確認だけを行う場合は承認者なし）と、先にそろえるべきもの（写真、署名、完了したチェックリスト、記録された作業時間、使用部品、カスタムフィールドなど）。承認者には通知が届き、Business では一定時間後のリマインダーとエスカレーションが加わります

よくあるパターン

• 上長の承認 — 作業指示は上長が承認して初めて「クローズ」に移ります
• 作業の証跡 — 「完了」には写真、作業概要、記録された作業時間が必要です
• 支出マトリクス（Business）— 一定金額を超える発注書にはマネージャーの承認が必要です
• 依頼の振り分け（Business）— 改善依頼はゾーン責任者へ、修理依頼はメンテナンス責任者へ回ります
• エスカレーション（Business）— 24 時間承認待ちのままだと代理ロールに通知され、そのロールにも承認を許可できます

シンプルモードとビジュアルモード

シンプルモード（フォーム、ステップごとに 1 枚のカード）とビジュアルモード（ドラッグ＆ドロップのキャンバス）を切り替えられます。どちらも同じ設定を編集し、同じものを保存します。ステータストリガーの下に承認ステップが上から下へ連結された構成です。一方で編集して保存すれば、もう一方にもそのまま反映されます。

ステップ条件（Business）

トリガーステータスに加えて、ステップには対象レコードへ適用するかどうかを決める条件を設定できます。発注書・購買依頼のコストしきい値（合計が最小/最大の範囲内のときだけステップが適用）と、リクエストのリクエスト種類条件（チェックした種類にだけ適用 — 例：改善はゾーン責任者が承認し、修理はメンテナンス責任者へ）です。どちらも標準ビルダーに対するBusinessプランのフィールドレベル拡張で、条件のないステップは引き続きすべてに適用されます。

期限後のエスカレーション（Business）

段階には「エスカレーションまでの時間（時間）」を設定できます。レコードがその段階の承認待ちになった時点から計測が始まります。時間を設定した時点ですでに待機中だったレコードは対象外です。期限の半分で承認者にリマインダーが送られ、期限が切れると「エスカレーション先ロール」で選んだロールのうち、そのレコードを開けるメンバーに通知されます。エスカレーション先ロールがない場合は、期限が切れた時点で承認者にリマインダーが送られます。いずれもレコードと段階ごとに1回だけで、レコードが先に進むと止まります。期限によって誰かに承認権が与えられることはありません。代理承認者を追加するには、エスカレーション先ロールの下で「このロールも承認できる」をオンにします。そのロールのメンバーは、承認者とあわせていつでもその段階を承認できます。

ティア制限

• Core — ワークフローエンジンは利用できません
• Starter — ワークフロービルダー。全レコード種類を通じてアクティブなステップは 5 件まで
• Business — ステップ無制限、さらにステップの条件と一定時間後のエスカレーション
• Enterprise — Business と同じ

どの遷移を管理できるか

ステップは、誰かがレコードをそのトリガーステータスへ移そうとしたときに作動します。ライフサイクル上のすべてのステータスが利用できます。

• 作業指示 — 未着手、予定済み、進行中、一時停止、完了、検証済み、クローズ、キャンセル。クローズに置いたステップは、最終的な保管前の上長承認にあたります。キャンセルに置いたステップは、確認なしに作業が取り下げられるのを防ぎます。
• リクエスト、発注書、購買依頼、作業許可はそれぞれ独自のステータスを持ちます。
• ルールが遷移を止めると、レコードが理由を説明します — どのロールの承認が必要か、どの項目がまだ足りないか。操作する権限があり、足りないのが情報（写真、署名、フォーム）だけの場合はボタンが残り、そのウィンドウで不足分を一覧表示して入力できます。