Menguruskan Rutin

Panduan ini merangkumi kitaran hayat penuh sesuatu Rutin: menciptanya, menugaskannya, menyelesaikan setiap kitaran, dan menyemak sejarah penyempurnaan.

Cipta rutin

1. Pergi ke Rutin pada bar sisi dan klik 'Rutin baharu'.
2. Masukkan tajuk (cth. 'Mesyuarat jawatankuasa keselamatan bulanan') dan secara pilihan penerangan dan kategori.
3. Tetapkan kekerapan dalam hari (cth. 30 untuk bulanan, 365 untuk tahunan).
4. Pilih Titik anjakan ulangan: 'Anjak daripada penyelesaian (terapung)' mengira tarikh akhir seterusnya dari hari anda menyelesaikannya; 'Anjak daripada tarikh akhir (berlabuh kalendar)' mengiranya dari tarikh akhir asal.
5. Secara pilihan tetapkan tarikh mula. Jika dibiarkan kosong, procedure tersebut serta-merta tamat tempoh.
6. Tugaskannya kepada pengguna atau peranan. Tugasan adalah pilihan tetapi disyorkan untuk akauntabiliti.
7. Secara pilihan tetapkan peringatan akan-tamat-tempoh — berapa hari sebelum tarikh tamat tempoh untuk memberitahu, dan pada jam berapa. Tetapkan 0 hari untuk menyahaktifkannya.
8. Klik 'Rutin baharu' di bahagian bawah borang untuk menyimpan.

Tugas sekali sahaja

Bukan semuanya berulang. Tetapkan Pengulangan kepada «Sekali sahaja» dan berikan tarikh akhir: tugas berkelakuan seperti mana-mana rutin lain — boleh ditugaskan, dikategorikan, diselesaikan dengan nota — tetapi setelah selesai ia ditanda selesai dan bukannya dijadualkan semula. Inilah yang menjadikan senarai rutin sebagai senarai tugas berkongsi yang ditulis pentadbir dan ditanda oleh juruteknik, tanpa mencipta perintah kerja bagi setiap kerja kecil.

Selesaikan satu kitaran

Daripada senarai Rutin, klik pada satu rutin kemudian klik 'Selesaikan Kitaran'. Dialog akan dibuka di mana anda boleh menambah nota pilihan tentang apa yang telah dilakukan. Klik 'Selesai' untuk mengesahkan. Sistem merekodkan penyempurnaan tersebut (siapa, bila, nota) dan mengira tarikh tamat tempoh seterusnya secara automatik berdasarkan mod pengulangan.

Peringatan akan-tamat-tempoh

Setiap rutin boleh menghantar peringatan awal sebelum tarikh tamat tempohnya. Dalam borang, tetapkan berapa hari sebelum untuk memberitahu dan jam peringatan. Pengguna yang ditugaskan dan pengurus akan mendapat makluman dalam aplikasi dan push apabila tetingkap tersebut dibuka, peringatan pada hari tamat tempoh, dan ringkasan harian sebaik sahaja lewat tempoh. Tetapkan 0 hari untuk menyahaktifkan peringatan awal; e-mel dimatikan secara lalai dan boleh diaktifkan mengikut peristiwa di bawah Settings → Notifications.

Rutin lewat tempoh

Rutin yang melepasi tarikh tamat tempohnya muncul di bahagian atas senarai dengan lencana merah 'Lewat Tempoh'. Anda boleh menapis mengikut lewat tempoh, tamat tempoh hari ini, tamat tempoh dalam 7 hari, atau tamat tempoh dalam 30 hari menggunakan menu tapis lungsur.

Pada papan pemuka

Rutin yang tamat tempoh dalam 7 hari atau sudah lewat tempoh muncul dalam bahagian 'Perlu Perhatian' papan pemuka, dengan pautan pantas yang membuka senarai Rutin yang sudah ditapis. Kad ini hanya kelihatan kepada pengguna dengan kebenaran procedures:read.

Sejarah penyempurnaan

Setiap penyempurnaan direkodkan dalam tab Completion History pada halaman perincian rutin. Log tersebut memaparkan tarikh, siapa yang menyelesaikannya, dan sebarang nota yang dilampirkan. Ini menyediakan jejak audit untuk tujuan pematuhan.

Menjeda rutin

Untuk menggantung rutin buat sementara waktu tanpa memadamnya, tetapkannya sebagai Inactive. Rutin yang tidak aktif dikecualikan daripada jadual dan tidak akan dipaparkan sebagai lewat tempoh. Aktifkan semula apabila anda bersedia untuk menyambungnya.

Kebenaran

• procedures:read — lihat senarai dan halaman perincian (Juruteknik, Penyelia, Pelihat, Perancang Penyelenggaraan, Pengurus, Pentadbir)
• procedures:create — cipta procedure baharu (Perancang Penyelenggaraan, Pengurus, Pentadbir)
• procedures:update — sunting procedure sedia ada (Perancang Penyelenggaraan, Pengurus, Pentadbir)
• procedures:delete — padam procedure (Pengurus, Pentadbir)
• procedures:complete — tandakan satu kitaran sebagai selesai (Juruteknik, Penyelia, Perancang Penyelenggaraan, Pengurus, Pentadbir)

Senarai kongsi

Gunakan medan Kategori sebagai nama senarai: “Dewan”, “Bilik dandang”, “Rondaan mingguan”. Sebaik sahaja sesuatu nama digunakan, penapis Senarai muncul di atas jadual untuk membuka senarai itu sahaja. Penapis hanya menawarkan nama yang benar-benar digunakan syarikat anda, jadi ia tidak akan kosong. Halaman turut dikemas kini secara langsung: apabila rakan menandakan sesuatu, ia hilang tanpa muat semula.