Zdarzenia i typy powiadomień

FreeMaint wysyła powiadomienia, gdy zlecenia pracy, zgłoszenia interwencji, plany konserwacji zapobiegawczej, stany magazynowe części i inne obiekty zmieniają stan. Każde zdarzenie płynie trzema kanałami dostarczania (w aplikacji, e-mail, push) i można je dostroić dla każdej roli, każdego kanału oraz okna ciszy.

Zdarzenia wyzwalające powiadomienia

Każde zdarzenie odpowiada konkretnej zmianie stanu w systemie. Zdarzenia są emitowane u źródła zmiany — na przykład gdy zlecenie pracy zostaje przypisane, gdy zgłoszenie zostaje zamknięte lub gdy stan magazynowy spadnie poniżej punktu ponownego zamówienia — a następnie trafiają do odbiorców skonfigurowanych dla tego zdarzenia.

workOrder.created

Utworzono nowe zlecenie pracy

workOrder.assigned

Zlecenie pracy lub jego zespół zostaje przypisane do użytkownika

workOrder.statusChanged

Zmiana statusu (w toku, wstrzymane, ukończone, zatwierdzone, zamknięte, anulowane)

workOrder.overdue

Alert o przeterminowaniu pojedynczego zlecenia (jedno powiadomienie na każde przeterminowane zlecenie pracy)

workOrder.overdue.summary

Dzienne zestawienie zbiorcze wszystkich przeterminowanych zleceń pracy (jedno powiadomienie dziennie)

request.created

Przesłano zgłoszenie interwencji (portal, QR lub aplikacja) Zgłoszenie awaryjne przychodzi jako jedno powiadomienie z tytułem „Pilne”, w języku każdej osoby.

request.statusChanged

Zgłoszenie zostało zatwierdzone, odrzucone, przekształcone lub zamknięte

request.commentAdded

Ktoś skomentował żądanie. Powiadamiani są zgłaszający i osoby, które się nim zajmują — osoba przypisana, kierownicy odpowiedzialnej sekcji, zatwierdzający, przypisani i obserwatorzy zlecenia pracy, autorzy wcześniejszych komentarzy — nigdy autor komentarza; komentarz wewnętrzny trafia tylko do osób uprawnionych do czytania komentarzy wewnętrznych. Domyślnie push i w aplikacji.

pm.due

Plan konserwacji zapobiegawczej ma termin na dziś

pm.upcoming

Zbliża się termin konserwacji zapobiegawczej (domyślnie: 7 dni wcześniej)

inventory.lowStock

Stan części spadł poniżej punktu ponownego zamówienia

vehicle.document_expiring

Zbliża się termin ważności dokumentu pojazdu floty (dowód rejestracyjny, ubezpieczenie)

driver.license_expiring

Alert o wygasającym prawie jazdy kierowcy

Kanały dostarczania

Każde powiadomienie może być dostarczone trzema niezależnymi kanałami. Pojedyncze zdarzenie może wyzwolić jeden, dwa lub wszystkie trzy — administratorzy sterują macierzą dla każdego zdarzenia i każdej roli na stronie ustawień powiadomień.

W aplikacji

Ikona dzwonka w górnej nawigacji. Zawsze dostępna, nigdy nieblokowana przez podmiot zewnętrzny. Najlepsza do aktualizacji, które nie są pilne.

E-mail

Wysyłany przez własną usługę pocztową FreeMaint, z drugim dostawcą jako zapasowym. Pisany w preferowanym języku odbiorcy. Podlega filtrom programów pocztowych.

Push

Powiadomienie push w aplikacji mobilnej (iOS/Android). Działa w czasie rzeczywistym, ale wymaga zainstalowanej aplikacji i zalogowanego użytkownika.

Kto otrzymuje poszczególne powiadomienia

Odbiorcy są ustalani w momencie emisji zdarzenia na podstawie jego konfiguracji. To samo zdarzenie może trafiać do różnych grup w zależności od wybranego przypisania ról.

Osoba przypisana

Użytkownik, do którego przypisano zlecenie pracy. Otrzymuje zmiany statusu, komentarze i alerty o przeterminowaniu dotyczące własnych prac.

Twórca

Użytkownik, który utworzył obiekt (zlecenie pracy, zgłoszenie). Przydatne, aby zgłaszający widział aktualizacje cyklu życia.

Zespół

Wszyscy członkowie zespołu (zespołów) powiązanego ze zleceniem pracy lub zasobem (w tym lider zespołu, nawet jeśli nie jest jego członkiem).

Lider zespołu

W żądaniach i zleceniach pracy, jeśli zaznaczone: liderzy odpowiedzialnych zespołów — zespół elementu, zespoły jego zasobu oraz zespoły przypisane do jego lokalizacji lub do lokalizacji nadrzędnej. Powiadamiane są tylko osoby, które mogą otworzyć element.

Według roli

Powiadomienie otrzymuje każdy użytkownik posiadający wskazaną rolę. Lista pokazuje wszystkie role zdefiniowane w Twojej firmie (Ustawienia → Role), łącznie z rolami niestandardowymi. Używaj do zestawień i podsumowań dla kierownictwa.

Tylko to, co mogą otworzyć

Odbiorca przez rolę jest powiadamiany o elemencie tylko wtedy, gdy jego rola może go odczytać, a jego widoczność danych go pokazuje — technik ograniczony do własnej pracy nie dostaje zgłoszenia innego zespołu. Ktoś, kto nie korzystał z FreeMaint od 7 dni, nadal znajduje powiadomienia dla roli w dzwonku, bez push i e-maila.

Powiadomienie o każdym zdarzeniu a zestawienie dzienne

Niektóre zdarzenia mają zarówno kanał pojedynczych powiadomień, jak i dzienne zestawienie zbiorcze. Klasyczny przykład to przeterminowane zlecenia pracy: włączenie workOrder.overdue zalewa odbiorców jednym e-mailem na każde zlecenie, natomiast workOrder.overdue.summary wysyła jedno poranne podsumowanie z pełną listą. Wybierz to, co odpowiada tolerancji Twojego zespołu na szum w skrzynce. Każdy odbiorca znajdzie w nim tylko te elementy, które pokazuje mu widoczność danych jego roli.

Godziny ciszy i języki

Kanały push i w aplikacji respektują profil odbiorcy. Tematy i treści e-maili są tłumaczone na preferowany język użytkownika w momencie wysyłki, niezależnie od języka osoby wykonującej akcję. Obecnie nie ma globalnego okna godzin ciszy — z powiadomień wrażliwych na porę dnia należy rezygnować indywidualnie na stronie preferencji osobistych.

Typowe problemy

Użytkownik nie otrzymuje zdarzenia, które powinien dostawać

Sprawdź wiersz zdarzenia w sekcji Ustawienia → Powiadomienia: czy właściwy kanał jest włączony i czy lista ról obejmuje rolę tego użytkownika? Następnie sprawdź jego preferencje osobiste.

E-maile przychodzą, ale powiadomienia push nie

Użytkownik musi być zalogowany w aplikacji mobilnej na co najmniej jednym urządzeniu. Jeśli niedawno zmienił telefon, niech zaloguje się ponownie.

To samo zdarzenie przychodzi dwa razy

Użytkownik ma zapewne dwie role, które obie otrzymują to powiadomienie (na przykład Administrator i Menedżer w tym samym wierszu). Duplikaty są usuwane w obrębie kanału, a nie pomiędzy rolami — ogranicz wiersz do jednej roli.

Wskazówka

Subskrybuj według roli, a nie według konkretnego użytkownika. Gdy wdrażasz nowego kierownika, automatycznie dziedziczy on całą macierz; nie musisz pamiętać, żeby go dopisać.

Dodano nowy zasób lub lokalizację

Włącz je, aby wiedzieć, kiedy ktoś ręcznie wprowadza zasób lub lokalizację — przydatne, gdy kilka osób buduje kartotekę. Import masowy i duplikowanie zasobów nigdy ich nie wyzwalają, a dzienny limit na osobę nie pozwoli, by pracowity dzień zalał skrzynkę. Oba są domyślnie wyłączone.