Ustawienia powiadomień

Ustawienia powiadomień to firmowy panel sterowania decydujący o tym, które zdarzenia generują powiadomienia, na jakich kanałach i do jakich odbiorców. Uzupełniają je osobiste preferencje powiadomień każdego użytkownika: ustawienia firmowe określają, co jest technicznie możliwe; każdy użytkownik może to następnie dodatkowo zawęzić w swoim profilu.

Gdzie znaleźć tę stronę

Ustawienia firmy ▸ Powiadomienia. Stronę mogą edytować wyłącznie role z uprawnieniem notifications:settings — domyślnie zwykle Administrator. Pozostałe role widzą widok tylko do odczytu, który pozwala im zrozumieć, co wysyła ich firma.

Otwórz menu boczne — Kliknij Ustawienia w górnej nawigacji
Wybierz Powiadomienia — Menu boczne w Ustawieniach
Przeglądaj według zdarzeń — Każdy wiersz to jedno zdarzenie — przełączniki dla każdego kanału i wybór odbiorców

Kanały dla każdego zdarzenia

Każde zdarzenie ma trzy niezależne przełączniki — w aplikacji, e-mail, push. Możesz je dowolnie łączyć: na przykład włączyć w aplikacji + push dla workOrder.assigned (osoba przypisana musi dowiedzieć się natychmiast), a dla inventory.lowStock zostawić sam e-mail (kierownik magazynu zobaczy go w porannej porcji wiadomości).

W aplikacji

Zawsze niezawodne; pojawia się pod dzwonkiem. Używaj jako ustawienia domyślnego.

E-mail

Wysyłany przez własną usługę pocztową FreeMaint, z drugim dostawcą jako zapasowym; w języku każdego użytkownika

Push

Tylko na urządzeniach mobilnych; wymaga zalogowania użytkownika na co najmniej jednym urządzeniu

Wybór odbiorców według ról

Każdy wiersz ma macierz odbiorców podzieloną na dwie grupy: osoby powiązane z obiektem (Twórca, Osoba przypisana) oraz role Twojej firmy. Plakietki ról pokazują role zdefiniowane w Twojej firmie — łącznie z niestandardowymi — więc lista zawsze odpowiada zawartości Organizacja > Role. Macierz działa addytywnie: zaznaczenie jednocześnie roli Menedżer i Osoby przypisanej oznacza, że osoba przypisana dostanie kopię, nawet jeśli nie jest menedżerem.

Role

Wybierz dowolną rolę z aktualnej listy ról firmy, w tym role niestandardowe. Zmiana nazwy roli automatycznie utrzymuje spójność Twoich ustawień powiadomień.

Osoba przypisana

Osoba, do której przypisano obiekt (zlecenie pracy, zgłoszenie)

Twórca

Użytkownik, który utworzył obiekt

Członkowie sekcji

Tylko dla «Utworzono Żądanie»: kierownik i każdy członek odpowiedzialnej sekcji żądania, który może je otworzyć. Gdy pole nie jest zaznaczone, powiadamiany jest tylko kierownik sekcji.

Lider zespołu

W żądaniach (Utworzono Żądanie, Zatwierdzono Żądanie, Odrzucono Żądanie) i zleceniach pracy (Utworzono Zlecenie Pracy, Zmieniono Status): liderzy odpowiedzialnych zespołów — zespół danego elementu, zespoły jego zasobu oraz zespoły przypisane do jego lokalizacji lub do lokalizacji nadrzędnej. Jeśli żaden z nich nie ma lidera, powiadamiany jest najbliższy lider wyżej w strukturze organizacyjnej. W zdarzeniach inspekcji (zakończona, zweryfikowana, wykryto usterkę, usterka zamknięta): liderzy zespołów kontrolowanego zasobu i zespołu odpowiedzialnego za inspekcję, domyślnie zaznaczone przy „Wykryto usterkę”; zespół bez własnego lidera obejmuje najbliższy lider nad nim. Zawsze jedna osoba, nigdy cały łańcuch, i tylko osoby, które mogą otworzyć element.

Tylko to, co mogą otworzyć

Odbiorca przez rolę jest powiadamiany o elemencie tylko wtedy, gdy jego rola może go odczytać, a jego widoczność danych go pokazuje — technik ograniczony do własnej pracy nie dostaje zgłoszenia innego zespołu. Ktoś, kto nie korzystał z FreeMaint od 7 dni, nadal znajduje powiadomienia dla roli w dzwonku, bez push i e-maila.

Stali odbiorcy

„Przypisano Zlecenie Pracy” zawsze trafia do przypisanych osób i do członków zespołu, do którego przypisano zlecenie; „Zgłoszenie zrealizowane” zawsze trafia do zgłaszającego. W tych dwóch wierszach ustawia się tylko kanały.

Tylko wybrane statusy przy zmianach statusu zleceń pracy

W grupie Zlecenia pracy wiersz „Zmieniono Status” ma dodatkową linię: „Tylko dla tych statusów”. Zostaw ją pustą, a jak dotąd każda zmiana statusu wyśle powiadomienie. Wybierz jeden lub kilka statusów — na przykład Zakończone i Zamknięte — a powiadomienie wyśle tylko przejście zlecenia pracy DO jednego z nich; pozostałe zmiany nie powiadamiają nikogo. Przydatne, gdy w przeciwnym razie każde zlecenie wysyłałoby powiadomienie dla W trakcie, Zakończone i Zamknięte. Reguła dotyczy całego zdarzenia, również osób powiadamianych o zakończeniu.

Powiadamianie lidera zespołu o jego lokalizacjach

Jeśli każdy zespół odpowiada za zestaw lokalizacji, jego lider może otrzymywać powiadomienia o każdym utworzonym tam żądaniu i zleceniu pracy, niezależnie od tego, kto je utworzył — i o niczym z lokalizacji innych zespołów.

Przypisz każdemu zespołowi lidera i lokalizacje

W sekcji Zespoły ustaw lidera zespołu i przypisz zespołowi jego lokalizacje. Zespół przypisany do lokalizacji obejmuje też lokalizacje znajdujące się pod nią.

Zaznacz „Lider zespołu”

Na tej stronie zaznacz „Lider zespołu” przy Utworzono Żądanie, Zatwierdzono Żądanie, Odrzucono Żądanie, Utworzono Zlecenie Pracy i Zmieniono Status.

Zostaw tylko istotne statusy

Przy Zmieniono Status opcję „Tylko dla tych statusów” można ograniczyć na przykład do Zakończone i Zamknięte.

Lider zespołu czy cała rola

„Lider zespołu” powiadamia tylko liderów zespołów odpowiedzialnych za element. Zaznaczenie zamiast tego roli powiadamia wszystkie osoby z tą rolą, które mogą otworzyć element — także członków zespołu.

Godziny ciszy i zestawienia zbiorcze

FreeMaint nie ma okna godzin ciszy dla Twojej firmy. Powiadomienia push stosują się do ustawienia Nie przeszkadzać na telefonie każdego użytkownika. Zespołom wrażliwym na porę dnia radzimy wyłączyć wiersz pojedynczego zdarzenia i włączyć w zamian jego dzienne podsumowanie — na przykład „Zlecenie Pracy Zaległe” → „Codzienne podsumowanie zaległych zleceń pracy” — tak aby strumień alertów zamienił się w jedno poranne podsumowanie.

Zdarzenia zbiorcze

Niektóre zdarzenia mają towarzyszący im wiersz dziennego zestawienia. Każde zestawienie jest wysyłane raz dziennie (zestawienie przeterminowanych zleceń pracy o 7:00 w strefie czasowej Twojej firmy) i zbiera w jedną wiadomość wszystko, co wymaga uwagi. Popularne zestawienia: przeterminowane zlecenia pracy, podsumowanie niskich stanów magazynowych, dokumenty wygasłe i wygasające (Flota). Wyłącz wiersz pojedynczego zdarzenia, a włącz wiersz zestawienia, aby drastycznie zmniejszyć liczbę wiadomości w skrzynce. Każdy odbiorca znajdzie w nim tylko te elementy, które pokazuje mu widoczność danych jego roli.

Konfiguracja wysyłki e-maili

Powiadomienia są wysyłane z adresu notifications@freemaint.com, a e-maile logowania (weryfikacja, reset hasła, zaproszenia) z security@freemaint.com; odpowiedzi trafiają na contact@freemaint.com. E-maile zawsze przychodzą z adresu w domenie freemaint.com, więc jeśli wiadomości giną, dopuść tę domenę w filtrach poczty.

Dobre praktyki

Zacznij wąsko

Domyślnie subskrybuj tylko osoby przypisane i twórców. Rozszerzaj na role dopiero wtedy, gdy zespoły o to poproszą.

Jeden kanał na zdarzenie

Wysyłanie tego samego zdarzenia jednocześnie trzema kanałami jest męczące. Wybierz najodpowiedniejszy (push do spraw pilnych, e-mail do zestawień, w aplikacji do całej reszty).

Rób przegląd co kwartał

Sprawdzaj, które zdarzenia wyzwalają się najczęściej, i zadawaj pytanie, czy nadal są potrzebne. Wyciszaj lub ograniczaj częste zdarzenia o niskiej wartości.

Wybieraj role zamiast konkretnych użytkowników

Subskrypcja według roli przetrwa rotację pracowników; subskrypcja imienna przestaje działać, gdy ktoś odchodzi.

Wskazówka

Każda nowa firma zaczyna z rozsądnymi ustawieniami domyślnymi — większość zdarzeń w aplikacji i push oraz włączone codzienne podsumowanie zaległych zleceń pracy. Zacznij od nich i dostrajaj, zamiast budować wszystko od zera.