Zarządzanie rutynami

Ten przewodnik obejmuje pełny cykl życia Rutyny: jej utworzenie, przypisanie, zamykanie kolejnych cykli oraz przeglądanie historii wykonań.

Utwórz rutynę

1. Przejdź do sekcji Rutyny na pasku bocznym i kliknij „Nowa rutyna”.
2. Wpisz tytuł (np. „Miesięczne posiedzenie komisji BHP”) i opcjonalnie opis oraz kategorię.
3. Ustaw częstotliwość w dniach (np. 30 dla miesięcznej, 365 dla rocznej).
4. Wybierz „Punkt odniesienia cyklu”: „Licz od wykonania (ruchome)” liczy kolejny termin od dnia, w którym rutyna zostanie wykonana; „Licz od terminu (zakotwiczone w kalendarzu)” liczy go od pierwotnego terminu.
5. Opcjonalnie ustaw datę rozpoczęcia. Jeśli pole pozostanie puste, procedura jest wymagalna od razu.
6. Przypisz ją do użytkownika lub roli. Przypisanie jest opcjonalne, ale zalecane, aby jasno określić odpowiedzialność.
7. Opcjonalnie ustaw przypomnienie o zbliżającym się terminie — ile dni przed terminem powiadomić i o której godzinie. Ustaw 0 dni, aby wyłączyć.
8. Kliknij „Nowa rutyna” na dole formularza, aby zapisać.

Zadania jednorazowe

Nie wszystko się powtarza. Ustaw Powtarzanie na „Jednorazowe” i podaj termin: zadanie zachowuje się jak każda rutyna — można je przypisać, skategoryzować i zakończyć z notatkami — ale po wykonaniu zostaje oznaczone jako zakończone zamiast zaplanowane ponownie. To właśnie zamienia listę rutyn we wspólną listę zadań, którą pisze administrator, a technik odhacza, bez tworzenia zlecenia pracy do każdej drobnostki.

Zakończ cykl

Na liście Rutyn kliknij rutynę, a następnie przycisk „Zakończ cykl”. Otworzy się okno dialogowe, w którym możesz opcjonalnie dodać notatki o wykonanych czynnościach. Kliknij „Zakończ”, aby potwierdzić. System zapisuje wykonanie (kto, kiedy, notatki) i automatycznie wylicza następny termin na podstawie trybu powtarzalności.

Przypomnienia o zbliżającym się terminie

Każda rutyna może wysłać wcześniejsze przypomnienie przed terminem. W formularzu ustaw, ile dni wcześniej powiadomić i godzinę przypomnienia. Przypisany użytkownik i menedżerowie otrzymują powiadomienie w aplikacji i push po otwarciu okna, przypomnienie w dniu terminu oraz dzienne podsumowanie po przekroczeniu terminu. Ustaw 0 dni, aby wyłączyć wcześniejsze przypomnienie; e-mail jest domyślnie wyłączony i można go włączyć dla zdarzenia w Ustawienia → Powiadomienia.

Overdue rutynes

Rutyny po terminie pojawiają się na górze listy z czerwoną etykietą „Po terminie”. Za pomocą listy rozwijanej filtrów możesz wyświetlić pozycje po terminie, z terminem na dziś, w ciągu 7 dni lub w ciągu 30 dni.

Na pulpicie

Rutyny z terminem w ciągu 7 dni lub już zaległe pojawiają się w sekcji „Wymaga uwagi” na pulpicie, z szybkimi linkami otwierającymi wstępnie filtrowaną listę rutyn. Te karty są widoczne tylko dla użytkowników z uprawnieniem procedures:read.

Historia wykonań

Każde wykonanie jest zapisywane w zakładce Historia wykonań na stronie szczegółów rutyny. Dziennik pokazuje datę, osobę, która zamknęła cykl, oraz dołączone notatki. Zapewnia to ścieżkę audytu na potrzeby zgodności z przepisami.

Wstrzymywanie rutyny

Aby tymczasowo zawiesić rutynę bez jej usuwania, ustaw ją jako Nieaktywną. Nieaktywna rutyna jest wyłączona z harmonogramu i nie będzie oznaczana jako po terminie. Aktywuj ją ponownie, gdy zechcesz wrócić do jej realizacji.

Uprawnienia

• procedures:read — przeglądanie listy i stron szczegółów (Technik, Kierownik zespołu, Przeglądający, Planista utrzymania ruchu, Menedżer, Administrator)
• procedures:create — tworzenie nowych procedur (Planista utrzymania ruchu, Menedżer, Administrator)
• procedures:update — edycja istniejących procedur (Planista utrzymania ruchu, Menedżer, Administrator)
• procedures:delete — usuwanie procedur (Menedżer, Administrator)
• procedures:complete — oznaczanie cyklu jako wykonanego (Technik, Kierownik zespołu, Planista utrzymania ruchu, Menedżer, Administrator)

Listy wspólne

Użyj pola Kategoria jako nazwy listy: „Sala”, „Kotłownia”, „Obchody tygodniowe”. Gdy nazwa jest w użyciu, nad tabelą pojawia się filtr Listy, by otworzyć tylko ją. Filtr podpowiada wyłącznie nazwy faktycznie używane w Twojej firmie, więc nigdy nie zwróci pustki. Strona aktualizuje się też na żywo: gdy współpracownik odhaczy zadanie, znika ono bez odświeżania.