Importação de CSV

Importe ativos, peças, locais, usuários, fornecedores, clientes, ordens de serviço, planos de manutenção preventiva e solicitações via CSV.

Tipos suportados

• Ativos
• Peças
• Locais
• Usuários
• Fornecedores
• Clientes
• Ordens de serviço
• Planos de MP
• Solicitações
• Incidentes de ativos

Processo

1. Baixe o modelo
2. Preencha com os dados
3. Salve como CSV UTF-8
4. Envie o arquivo
5. Revise a validação
6. Confirme a importação

Qual o tamanho máximo de um arquivo

Até 8.000 linhas por arquivo. Esse limite vale para UM ARQUIVO, não para a sua conta: não há teto para a quantidade de ativos, peças, locais ou quaisquer outros registros que você pode ter, em nenhum plano, inclusive no plano Core gratuito. Um conjunto de dados maior é simplesmente dividido em vários arquivos importados um após o outro, e cada importação se soma ao que já existe. Arquivos muito grandes também demoram mais e geram um relatório de erros mais longo, então de 2.000 a 5.000 linhas por arquivo costuma ser mais confortável do que um único arquivo no limite. Exceção: um arquivo de peças cujas linhas informam ao mesmo tempo uma quantidade e um local, importado no modo “Atualizar apenas existentes” ou “Atualizar existentes e criar o restante”, atualiza o estoque local por local e é limitado a 2.500 linhas por arquivo, porque cada uma dessas linhas leva mais tempo para ser gravada.

Atualizar registros existentes

Exporte seus dados, edite-os e faça o upload do arquivo novamente. O FreeMaint corresponde cada linha ao seu registro existente pela coluna ID (ou Referência), então os registros são atualizados em vez de duplicados. Na etapa de pré-visualização, escolha como a importação é aplicada:

Exportar, editar no Excel, reimportar

O arquivo exportado e o modelo de importação agora têm as mesmas colunas: você pode exportar seus dados, editá-los no Excel e enviá-los de volta diretamente, sem precisar adicionar ou renomear colunas. Não altere a coluna ID: é ela que vincula cada linha ao registro existente, para que seja atualizado em vez de duplicado. As colunas que não podem ser importadas (Em estoque, Em pedido, Custo total, datas) são listadas como ignoradas na etapa de mapeamento.

Uma coluna que você EXCLUIR do arquivo, ou uma célula deixada VAZIA, mantém o valor armazenado. É assim que se atualiza um dado sem mexer em outro: para preencher o custo unitário de centenas de peças sem alterar o estoque, exclua a coluna Quantidade antes de enviar. O valor total é recalculado automaticamente a partir do novo custo unitário.

Para apagar um valor armazenado, digite NONE na célula (em maiúsculas ou minúsculas). Funciona nos ativos para Modelo, Fabricante, Descrição, Área / Zona e Código de barras, e nas peças para Descrição, Código da peça, Fabricante e Endereço de armazenagem; NONE em Local (Nome) desvincula a peça do seu local, e NONE em Cliente (Nome) desvincula o ativo do seu cliente. O NONE só apaga em uma linha que atualiza um registro existente: em uma linha que cria um novo, ele é ignorado e o campo fica vazio. Um hífen (-) não é lido como NONE: ele é salvo exatamente como foi digitado.

Códigos de barras de ativos já em uso

Antes de uma importação de ativos, a pré-visualização mostra quais linhas compartilham um código de barras com outra linha do arquivo e quais linhas têm um código de barras que outro ativo já possui. Criar essas linhas daria o mesmo código a dois ativos; atualizar o ativo que tem o código, não. Se a sua empresa ativou “Códigos de barras de ativos únicos”, essas linhas são recusadas e listadas com o motivo, e o restante do arquivo é importado.

Campos personalizados em uma importação

Seus campos personalizados aparecem como colunas cf_ na exportação e podem ser preenchidos e reimportados. Omita uma coluna cf_ do arquivo para manter o valor salvo; inclua-a com a célula vazia para limpá-lo.

Contatos do fornecedor

Os fornecedores oferecem suporte a contatos individuais diretamente na importação e exportação. Adicione colunas numeradas — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — e repita com Contact 2, Contact 3 e assim por diante, para quantos contatos precisar. Apenas o nome é obrigatório; o e-mail pode ficar em branco. A exportação dos seus fornecedores já inclui essas colunas, então você pode exportar, editar e reenviar. Ao atualizar, incluir qualquer coluna Contact substitui os contatos daquele fornecedor; omita as colunas Contact para manter os existentes.

Importar uma hierarquia de locais

Os locais podem ser aninhados na profundidade que você precisar. Na coluna Local pai, digite o nome do local pai — ou, quando sublocais têm o mesmo nome em ramos diferentes, o caminho completo com cada nível separado por « > » (por exemplo: Site A > Edifício 1 > Andar 2). Assim você pode reutilizar um nome como «Escritório» ou «Corredor» sob pais diferentes sem nenhum conflito. As exportações já preenchem essa coluna com o caminho completo, então um arquivo exportado é reimportado exatamente como estava.

As pessoas são reconhecidas, nunca duplicadas

Uma pessoa é reconhecida pelo ID, depois pelo e-mail e depois pelo nome de usuário: reimportar uma exportação do quadro de pessoal nunca cria uma segunda conta para alguém que você já tem. Em «Criar apenas novos», essas linhas são ignoradas e listadas por nome. Nos dois modos de atualização, a partir de um arquivo só mudam o nome e o sobrenome: função, e-mail, nome de usuário e senha nunca são alterados. Dois homônimos continuam sendo duas pessoas — um nome não é uma identidade.