Importação CSV

Importe ativos, peças, localizações, utilizadores, fornecedores, clientes, ordens de trabalho, planos de manutenção preventiva e pedidos via CSV.

Tipos Suportados

• Ativos
• Peças
• Localizações
• Utilizadores
• Fornecedores
• Clientes
• Ordens de trabalho
• Planos de MP
• Pedidos
• Incidentes de ativos

Processo

1. Transfira o modelo
2. Preencha com os dados
3. Guarde como CSV UTF-8
4. Carregue o ficheiro
5. Reveja a validação
6. Confirme a importação

Que tamanho pode ter um ficheiro

Até 8 000 linhas por ficheiro. Este limite aplica-se a UM FICHEIRO, não à sua conta: não há qualquer tecto para o número de equipamentos, peças, locais ou outros registos que pode ter, em nenhum plano, incluindo o plano Core gratuito. Um conjunto de dados maior divide-se simplesmente em vários ficheiros importados uns a seguir aos outros, e cada importação acresce ao que já existe. Ficheiros muito grandes demoram também mais tempo e produzem um relatório de erros mais longo, pelo que 2 000 a 5 000 linhas por ficheiro costumam ser mais confortáveis do que um único ficheiro no máximo. Exceção: um ficheiro de peças cujas linhas indicam ao mesmo tempo uma quantidade e uma localização, importado no modo «Atualizar apenas existentes» ou «Atualizar existentes e criar o resto», atualiza o stock localização a localização e está limitado a 2 500 linhas por ficheiro, porque cada uma dessas linhas demora mais a gravar.

Atualizar registos existentes

Exporte os seus dados, edite-os e volte a carregar o ficheiro. O FreeMaint faz corresponder cada linha ao seu registo existente pela coluna ID (ou Referência), pelo que os registos são atualizados em vez de duplicados. No passo de pré-visualização, escolha como a importação é aplicada:

Exportar, editar no Excel, voltar a importar

O ficheiro exportado e o modelo de importação passam a ter as mesmas colunas: pode exportar os seus dados, editá-los no Excel e voltar a carregá-los diretamente, sem ter de acrescentar ou renomear colunas. Não altere a coluna ID: é ela que associa cada linha ao registo existente, para que seja atualizado em vez de duplicado. As colunas que não podem ser importadas (Em stock, Encomendado, Custo total, datas) são indicadas como ignoradas no passo de associação.

Uma coluna que ELIMINE do ficheiro, ou uma célula deixada VAZIA, mantém o valor guardado. É assim que se atualiza um dado sem mexer noutro: para preencher o custo unitário de centenas de peças sem tocar nas existências, elimine a coluna Quantidade antes de carregar. O valor total é recalculado automaticamente a partir do novo custo unitário.

Para apagar um valor guardado, escreva NONE na célula (em maiúsculas ou minúsculas). Funciona nos ativos para Modelo, Fabricante, Descrição, Área / Zona e Código de barras, e nas peças para Descrição, Referência da peça, Fabricante e Local de armazenamento; NONE em Localização (Nome) desassocia a peça da sua localização e NONE em Cliente (Nome) desassocia o ativo do seu cliente. O NONE só apaga numa linha que atualiza um registo existente: numa linha que cria um novo, é ignorado e o campo fica vazio. Um hífen (-) não é lido como NONE: é guardado tal como foi escrito.

Códigos de barras de ativos já em uso

Antes de uma importação de ativos, a pré-visualização indica-lhe que linhas partilham um código de barras com outra linha do ficheiro e que linhas têm um código de barras que outro ativo já tem. Criar essas linhas daria o mesmo código a dois ativos; atualizar o ativo que tem o código, não. Se a sua empresa ativou «Códigos de barras de ativos únicos», essas linhas são recusadas e listadas com o motivo, e o resto do ficheiro é importado.

Campos personalizáveis numa importação

Os seus campos personalizáveis aparecem como colunas cf_ na exportação e podem ser preenchidos e reimportados. Omita uma coluna cf_ do ficheiro para manter o valor guardado; inclua-a com a célula vazia para o limpar.

Contactos do fornecedor

Os fornecedores suportam contactos individuais diretamente na importação e exportação. Adicione colunas numeradas — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — e repita com Contact 2, Contact 3, e assim por diante, para quantos contactos precisar. Apenas o nome é obrigatório; o e-mail pode ficar em branco. A exportação dos seus fornecedores já inclui estas colunas, por isso pode exportar, editar e voltar a carregar. Ao atualizar, incluir qualquer coluna Contact substitui os contactos desse fornecedor; omita as colunas Contact para manter os existentes.

Importar uma hierarquia de localizações

As localizações podem ser aninhadas com a profundidade que precisar. Na coluna Localização principal, escreva o nome do elemento principal — ou, quando sublocalizações partilham o mesmo nome em ramos diferentes, o caminho completo com cada nível separado por « > » (por exemplo: Local A > Edifício 1 > Piso 2). Assim pode reutilizar um nome como «Escritório» ou «Corredor» sob diferentes elementos principais sem qualquer conflito. As exportações já preenchem esta coluna com o caminho completo, pelo que um ficheiro exportado é reimportado tal como estava.

As pessoas são reconhecidas, nunca duplicadas

Uma pessoa é reconhecida pelo ID, depois pelo e-mail e depois pelo nome de utilizador: reimportar uma exportação do pessoal nunca cria uma segunda conta para alguém que já tem. Em «Criar apenas novos», essas linhas são ignoradas e listadas por nome. Nos dois modos de atualização, a partir de um ficheiro só mudam o nome e o apelido: função, e-mail, nome de utilizador e palavra-passe nunca são alterados. Dois homónimos continuam a ser duas pessoas — um nome não é uma identidade.