Eventos e tipos de notificação

A FreeMaint emite notificações quando ordens de trabalho, pedidos de intervenção, planos de manutenção preventiva, stock de peças e outras entidades mudam de estado. Todos os eventos passam por três canais de entrega (na aplicação, e-mail, push) e podem ser afinados por função, por canal e por janela de horário de silêncio.

Eventos que despoletam notificações

Cada evento corresponde a uma mudança de estado específica no sistema. Os eventos são emitidos na origem da alteração — por exemplo, quando uma ordem de trabalho é atribuída, quando um pedido é fechado ou quando o stock desce abaixo do ponto de encomenda — e são depois encaminhados para os destinatários configurados para esse evento.

workOrder.created

É criada uma nova ordem de trabalho

workOrder.assigned

Uma ordem de trabalho ou a sua equipa é atribuída a um utilizador

workOrder.statusChanged

Transição de estado (em curso, em espera, concluída, validada, fechada, cancelada)

workOrder.overdue

Alerta de atraso por OT (uma notificação por ordem de trabalho em atraso)

workOrder.overdue.summary

Resumo diário agregado de todas as ordens de trabalho em atraso (uma notificação por dia)

request.created

Foi submetido um pedido de intervenção (portal, QR ou na aplicação) Um pedido de emergência chega numa única notificação intitulada «Urgente», na língua de cada pessoa.

request.statusChanged

Um pedido foi aprovado, rejeitado, convertido ou fechado

request.commentAdded

Alguém comentou um pedido. O requerente e quem o trata são avisados — responsável atribuído, responsáveis da secção responsável, aprovador, atribuídos e observadores da ordem de trabalho, autores de comentários anteriores — nunca o autor; um comentário interno só chega a quem pode ler comentários internos. Push e in-app por predefinição.

pm.due

Um plano de manutenção preventiva vence hoje

pm.upcoming

Uma manutenção preventiva aproxima-se da data prevista (por omissão: 7 dias antes)

inventory.lowStock

Uma peça desceu abaixo do seu ponto de encomenda

vehicle.document_expiring

Um documento de um veículo da frota (registo, seguro) aproxima-se do fim da validade

driver.license_expiring

Alerta de fim de validade da carta de condução do condutor

Canais de entrega

Todas as notificações podem ser entregues por três canais independentes. Um mesmo evento pode disparar num, em dois ou nos três — os administradores controlam a matriz por evento e por função a partir da página de definições de notificações.

Na aplicação

Ícone do sino na navegação superior. Sempre disponível, nunca bloqueado por terceiros. Ideal para atualizações não urgentes.

E-mail

Enviado através do serviço de correio do próprio FreeMaint, com um segundo fornecedor como reserva. Redigido no idioma preferido do destinatário. Sujeito aos filtros do cliente de e-mail.

Push

Notificação push da aplicação móvel (iOS/Android). Em tempo real, mas exige a aplicação instalada e o utilizador com sessão iniciada.

Quem recebe cada notificação

Os destinatários são resolvidos no momento da emissão, com base na configuração do evento. O mesmo evento pode dirigir-se a públicos diferentes, consoante o mapeamento de funções que escolher.

Responsável

O utilizador a quem a ordem de trabalho está atribuída. Recebe mudanças de estado, comentários e alertas de atraso do seu próprio trabalho.

Criador

O utilizador que criou a entidade (OT, pedido). Útil para que o requisitante veja as atualizações do ciclo de vida.

Equipa

Todos os membros da(s) equipa(s) associada(s) à ordem de trabalho ou ao ativo (inclui o líder da equipa, mesmo que não seja membro).

Chefe de equipa

Nos pedidos e nas ordens de trabalho, se assinalado: os chefes das equipas responsáveis — a equipa do elemento, as equipas do seu ativo e as equipas atribuídas à sua localização ou a uma localização acima. Só é avisado quem pode abrir o elemento.

Por função

Qualquer utilizador que detenha a função indicada recebe a notificação. A lista mostra todas as funções definidas na sua empresa (Definições → Funções), incluindo as personalizadas. Use para resumos e agregados de gestão.

Apenas o que podem abrir

Um destinatário por função só é avisado de um elemento se a sua função o puder ler e a sua visibilidade de dados o mostrar — um técnico limitado ao seu próprio trabalho não é avisado do pedido de outra equipa. Quem não usa o FreeMaint há 7 dias continua a encontrar as notificações por função no sino, sem push nem e-mail.

Por evento vs resumo diário

Alguns eventos têm um canal por ocorrência e ainda um resumo diário agregado. O exemplo clássico são as ordens de trabalho em atraso: ativar workOrder.overdue inunda os destinatários com um e-mail por OT, enquanto workOrder.overdue.summary envia um único resumo matinal com a lista completa. Escolha o que corresponder à tolerância da sua equipa ao ruído na caixa de entrada. Cada destinatário só encontra os itens que a visibilidade de dados da sua função lhe mostra.

Horário de silêncio e idiomas

Os canais push e na aplicação respeitam o perfil do destinatário. Os assuntos e os corpos dos e-mails são traduzidos para o idioma preferido do utilizador no momento do envio, independentemente do idioma de quem age. Hoje não existe uma janela global de horário de silêncio — os eventos sensíveis ao horário devem ser desativados destinatário a destinatário, na página de preferências pessoais.

Problemas comuns

Um utilizador não está a receber um evento que devia receber

Verifique a linha do evento em Definições → Notificações: o canal em causa está ativado e a lista de funções inclui a função deste utilizador? Depois verifique as preferências pessoais do utilizador.

Os e-mails chegam mas as notificações push não

O utilizador tem de ter sessão iniciada na aplicação móvel em pelo menos um dispositivo. Se mudou de telemóvel recentemente, deve iniciar sessão de novo.

O mesmo evento chega duas vezes

O utilizador tem provavelmente duas funções que o recebem ambas (por exemplo Administrador e Gestor na mesma linha). Os duplicados são removidos por canal, não entre funções — ajuste a linha para uma única função.

Dica

Subscreva por função em vez de por utilizador nomeado. Quando integrar um novo gestor, ele herda automaticamente a matriz; não tem de se lembrar de o ligar à mão.

Novo ativo ou localização adicionados

Ative-os para ser avisado quando alguém introduz um ativo ou uma localização manualmente — útil enquanto várias pessoas preenchem o sistema. As importações em massa e a duplicação de ativos nunca os acionam, e um limite diário por pessoa evita que um dia intenso encha a sua caixa de entrada. Ambos estão desativados por predefinição.