Definições de notificações

As Definições de notificações são o painel de controlo, ao nível da empresa, que decide que eventos emitem notificações, em que canais e para que públicos. Complementam as preferências pessoais de notificação de cada utilizador: as definições da empresa decidem o que é tecnicamente possível; cada utilizador pode depois restringir mais a partir do seu perfil.

Onde encontrar esta página

Definições da Empresa ▸ Notificações. Só as funções que detêm a permissão notifications:settings podem editar esta página — normalmente o Administrador, por predefinição. As restantes funções veem uma vista só de leitura, que as ajuda a perceber o que a sua empresa está a enviar.

Abra o menu lateral — Clique em Definições na navegação superior
Escolha Notificações — Menu lateral dentro de Definições
Percorra por evento — Cada linha é um evento — interruptores por canal e seletor de público

Canais por evento

Cada evento tem três interruptores independentes — na aplicação, e-mail, push. Pode combiná-los: por exemplo, disparar na aplicação + push para workOrder.assigned (o responsável precisa de saber de imediato), mas apenas e-mail para inventory.lowStock (o gestor de armazém vê-o no lote da manhã).

Na aplicação

Sempre fiável; aparece no sino. Use-o como opção por omissão.

E-mail

Enviado através do serviço de correio do próprio FreeMaint, com um segundo fornecedor como reserva; no idioma de cada utilizador

Push

Apenas no telemóvel; exige o utilizador com sessão iniciada em pelo menos um dispositivo

Seleção de público por função

Cada linha tem uma matriz de público dividida em dois grupos: as pessoas ligadas ao item (Criador, Responsável) e as funções da sua empresa. As etiquetas de função mostram as funções definidas na sua empresa — incluindo as personalizadas — pelo que a lista corresponde sempre a Organização > Funções. A matriz é aditiva: selecionar Gestor e Responsável ao mesmo tempo significa que o responsável recebe uma cópia, mesmo que não seja gestor.

Funções

Escolha qualquer função da lista atual de funções da empresa, incluindo as personalizadas. Mudar o nome de uma função mantém automaticamente as suas definições de notificação sincronizadas.

Responsável

A quem a entidade estiver atribuída (ordem de trabalho, pedido)

Criador

O utilizador que criou a entidade

Membros da secção

Apenas em «Pedido criado»: o responsável e cada membro da secção responsável do pedido que o possa abrir. Se não estiver assinalado, só o responsável da secção é avisado.

Chefe de equipa

Nos pedidos (Pedido criado, Pedido aprovado, Pedido rejeitado) e nas ordens de trabalho (Ordem de Trabalho Criada, Estado Alterado): os chefes das equipas responsáveis — a equipa do elemento, as equipas do seu ativo e as equipas atribuídas à sua localização ou a uma localização acima. Se nenhuma tiver chefe, é avisado o chefe mais próximo acima delas no organigrama. Nos eventos de inspeção (concluída, verificada, defeito encontrado, defeito fechado): os chefes das equipas do ativo inspecionado e da equipa responsável pela inspeção, assinalado por predefinição em «Defeito detetado»; uma equipa sem chefe próprio é coberta pelo chefe mais próximo acima dela. Uma só pessoa, nunca a cadeia toda, e só quem pode abrir o elemento.

Apenas o que podem abrir

Um destinatário por função só é avisado de um elemento se a sua função o puder ler e a sua visibilidade de dados o mostrar — um técnico limitado ao seu próprio trabalho não é avisado do pedido de outra equipa. Quem não usa o FreeMaint há 7 dias continua a encontrar as notificações por função no sino, sem push nem e-mail.

Destinatários fixos

«Ordem de Trabalho Atribuída» vai sempre para as pessoas atribuídas e para os membros da equipa à qual a ordem de trabalho está atribuída; «Pedido concluído» vai sempre para o requerente. Estas duas linhas só definem os canais.

Apenas alguns estados nas mudanças de estado das ordens de trabalho

No grupo Ordens de trabalho, a linha «Estado Alterado» tem uma linha extra: «Apenas para estes estados». Deixe-a vazia e cada mudança de estado gera uma notificação, como antes. Selecione um ou mais estados — por exemplo Concluída e Fechada — e só a passagem de uma ordem de trabalho PARA um deles notifica alguém; as outras mudanças ficam silenciosas. Útil quando, de outro modo, cada ordem de trabalho enviaria uma notificação para Em curso, Concluída e Fechada. A regra aplica-se a todo o evento, incluindo as pessoas avisadas na conclusão.

Avisar o chefe de uma equipa sobre as suas localizações

Se cada equipa trata de um conjunto de localizações, o seu chefe pode ser avisado de cada pedido e ordem de trabalho aí criados, seja quem for o autor — e de nada das localizações das outras equipas.

Dar a cada equipa o seu chefe e as suas localizações

Em Equipas, defina o chefe de equipa e atribua à equipa as suas localizações. Uma equipa atribuída a uma localização cobre também as localizações abaixo dela.

Assinalar «Chefe de equipa»

Nesta página, assinale «Chefe de equipa» em Pedido criado, Pedido aprovado, Pedido rejeitado, Ordem de Trabalho Criada e Estado Alterado.

Manter só os estados úteis

Em Estado Alterado, «Apenas para estes estados» pode ser limitado, por exemplo, a Concluída e Fechada.

Chefe de equipa ou um perfil inteiro

«Chefe de equipa» só avisa os chefes das equipas responsáveis pelo elemento. Assinalar antes um perfil avisa todas as pessoas que o têm e podem abrir o elemento, incluindo os membros da equipa.

Horário de silêncio e resumos

O FreeMaint não tem uma janela de horário de silêncio para a sua empresa. As notificações push seguem o modo Não incomodar de cada utilizador no telemóvel. Para equipas sensíveis a horários, desative uma linha por evento e ative em vez dela o respetivo resumo diário — por exemplo «Ordem de Trabalho Atrasada» → «Resumo diário das ordens de trabalho atrasadas» — para que uma sequência de alertas se transforme num único resumo matinal.

Eventos de resumo

Alguns eventos têm uma linha de resumo diário associada. Cada resumo é enviado uma vez por dia — o das ordens de trabalho em atraso às 7h00, no fuso horário da sua empresa — e reúne numa única mensagem tudo o que requer atenção. Resumos comuns: ordens de trabalho em atraso, resumo de stock baixo, documentos expirados ou a expirar (Frota). Desligue a linha por evento e ligue a linha de resumo para reduzir drasticamente o volume na caixa de entrada. Cada destinatário só encontra os itens que a visibilidade de dados da sua função lhe mostra.

Configuração do envio de e-mail

As notificações são enviadas de notifications@freemaint.com e os e-mails de início de sessão (verificação, reposição da palavra-passe, convites) de security@freemaint.com; as respostas chegam a contact@freemaint.com. Os e-mails vêm sempre de um endereço freemaint.com, por isso autorize esse domínio nos seus filtros de correio se faltarem mensagens.

Boas práticas

Comece restrito

Por omissão, subscreva apenas responsáveis + criadores. Alargue às funções só quando as equipas o pedirem.

Um canal por evento

Enviar o mesmo evento nos três canais ao mesmo tempo é ruidoso. Escolha o mais adequado (push para urgências, e-mail para resumos, na aplicação para tudo o resto).

Audite trimestralmente

Reveja que eventos disparam com mais frequência e pergunte-se se ainda são precisos. Silencie ou reduza os eventos frequentes de pouco valor.

Prefira funções a utilizadores nomeados

Subscrever por função sobrevive à rotação de pessoal; subscrever por nome quebra assim que alguém sai.

Dica

Cada nova empresa começa com predefinições sensatas — a maioria dos eventos na aplicação e por push, e o resumo diário das ordens de trabalho atrasadas ativado. Afine a partir daí, em vez de começar do zero.