Motor de Workflow Configurável

O FreeMaint inclui um motor de workflows potente e configurável, que permite definir como as ordens de trabalho, os pedidos de intervenção e as ordens de compra circulam na sua organização. Crie processos de aprovação personalizados, exija campos específicos antes das transições e automatize notificações — tudo sem programar.

Acessando Workflows

Vá a Definições da empresa > Workflows. Selecione o tipo de entidade (Ordens de trabalho, Pedidos, Ordens de compra, Requisições de compra, Licenças de trabalho) para configurar o respetivo workflow.

Evidência fotográfica na conclusão

Quando um passo em Concluída, Validada ou Fechada exige «Evidência fotográfica», só conta uma fotografia do trabalho terminado: uma fotografia «Depois» ou qualquer fotografia adicionada depois de a ordem ser iniciada. As fotografias copiadas do pedido são fotografias «Antes» e não contam: o botão fica disponível para quem pode concluir ou validar a ordem, e a sua janela pede a fotografia «Depois» em falta, que pode ser tirada ali mesmo. Nos outros estados, qualquer ficheiro continua a contar.

Modo Simples vs Visual

Use Modo Simples para fluxos de trabalho simples com acionadores e aprovadores básicos. Mude para Visual Builder para processos complexos com múltiplas etapas com condições de ramificação usando diagramas de fluxo de arrastar e soltar.

Configurando um Workflow

1. Selecione o estado que aciona o passo (ex.: quando a OT passa para CONCLUÍDA)
2. Defina campos obrigatórios (resumo do trabalho, fotos, peças usadas, leitura do medidor, etc.). Uma leitura do medidor obrigatória só se aplica aos ativos que têm medidor.
3. Escolha tipo de aprovador: ROLE (ex: Gerente), USER ou CREATOR
4. Configure notificações (alertas de email em aprovação/rejeição)
5. Defina o estado seguinte após a aprovação (ex.: passar para VALIDADA)
6. Os seus campos personalizados também podem ser exigidos — aparecem na mesma lista e a transição fica bloqueada enquanto estiverem vazios
7. Também pode exigir a tarifação das peças: bloquear a transição enquanto uma peça não tiver preço de venda ou for vendida abaixo do custo (Business)
8. Limitar um passo à origem do trabalho (Business): defina «Aplica-se a» como «Ordens de trabalho criadas a partir de um pedido» ou «Ordens de trabalho internas». Os passos no mesmo estado são TODOS exigidos, por isso é assim que se dá a cada origem o seu aprovador. Se os seus técnicos comunicam as suas constatações através de pedidos, acrescente as equipas deles em «Os pedidos destas equipas contam como trabalho interno» (subequipas incluídas): esses pedidos passam a contar como trabalho interno.
9. Se escolher o tipo de aprovador Perfil ou Utilizador, tem de indicar o perfil ou a pessoa. Um passo que não indica perfil não é uma restrição: é ultrapassado por qualquer pessoa que já possa aprovar
10. Um passo pode exigir campos sem indicar um aprovador: escolha «Qualquer pessoa autorizada a fazer esta alteração». Por exemplo, um passo no estado Em espera que exige «Motivo de espera» obriga todos a dizer porque é que uma ordem de trabalho fica em espera.
11. Adicione um segundo (ou terceiro) aprovador colocando cada um num estado DIFERENTE — por exemplo, uma libertação de qualidade em Concluída e depois um gestor em Validada — e ative «Exigir validação antes de fechar uma ordem de trabalho» em Configurações da Empresa › Sistema para que ninguém salte o passo Validada. Dois passos no MESMO estado têm de ser cumpridos ambos pela mesma pessoa. As ordens de trabalho geradas pela manutenção preventiva seguem este mesmo fluxo
12. Limitar um passo a alguns ativos (Business): em «Apenas para ativos destas categorias», escolha uma ou mais categorias de ativos. O passo aplica-se então apenas às ordens de trabalho cujo ativo pertence a essas categorias; os outros ativos, e as ordens sem ativo, seguem o fluxo padrão
13. Exigir uma resposta precisa (Business): quando um passo exige um campo personalizado de lista ou caixa de verificação, assinale em «Valores exigidos» os valores que deve ter — por exemplo Resultado do ensaio = Conforme antes da validação. Qualquer outra resposta bloqueia o passo e a ordem de trabalho indica os valores aceites. Para recusar um resultado, volte antes a colocar a ordem de trabalho Em curso
14. Os aprovadores do passo seguinte são notificados quando uma ordem de trabalho chega ao estado a partir do qual aprovam (por exemplo, o aprovador de um passo Validada quando a ordem está Concluída), pelos canais marcados no passo: na aplicação, e-mail e/ou push

Sem um workflow configurado, o sistema se comporta normalmente - todas as transições existentes continuam funcionando sem mudanças.