Planilha de controle de combustível: cada abastecimento e o consumo real de cada veículo

Por que controlar o combustível veículo por veículo

A fatura mensal de combustível da frota diz quanto você gastou, não para onde foi. Dez veículos com uma média razoável podem esconder um que gasta bem mais do que no trimestre passado. A única referência que vale para um veículo é o próprio histórico, no mesmo tipo de rota e com o mesmo tipo de carga.

Com essa base, um aumento de consumo vira uma pergunta que alguém consegue responder. As causas mais comuns cabem em quatro grupos.

• Vazamentos: uma mangueira minando, uma tampa de tanque mal fechada, um tanque danificado. Olhe embaixo do veículo e em volta do bocal de abastecimento.
• Jeito de dirigir: arrancadas bruscas, motor em marcha lenta para aquecer ou refrigerar a cabine, velocidade alta na estrada. A rota também pode ter mudado.
• Combustível que nunca chega ao motor: abastecimentos feitos em outro veículo, numa bombona ou num carro particular. Um abastecimento maior que a capacidade do tanque é o sinal mais claro.
• Manutenção: pneus descalibrados, filtro de ar entupido, bicos injetores gastos ou sujos, freio agarrando, alinhamento fora. São as causas que a manutenção consegue corrigir, e muitas vezes aparecem no controle de combustível antes de o motorista perceber qualquer coisa.

O método do tanque cheio, passo a passo

O método do tanque cheio mede o consumo sem medidor de vazão. Você completa o tanque a cada parada, até o bico desarmar, e anota o hodômetro em cada abastecimento. Como o tanque está cheio antes e depois, os litros colocados no abastecimento N são exatamente os litros queimados pelo motor desde o abastecimento N−1.

A primeira linha da planilha é o abastecimento de referência. Complete o tanque e anote o hodômetro, mas não conte os litros dele: eles repõem combustível gasto antes de o controle começar. O cálculo de consumo começa no segundo abastecimento.

Para as médias, não tire a média dos consumos linha a linha: um trecho curto pesaria tanto quanto um longo. Divida o total de litros, sem o abastecimento de referência, pela distância total e multiplique por 100. A mesma regra vale para o custo médio por km. No Brasil a média costuma ser dada em km/L: basta dividir 100 pelo valor em L/100 km, e 9,0 L/100 km equivalem a 11,1 km/L.

• Distância do abastecimento N = hodômetro do abastecimento N − hodômetro do abastecimento N−1
• Consumo do abastecimento N (L/100 km) = litros do abastecimento N ÷ distância do abastecimento N × 100
• Custo do abastecimento N = litros do abastecimento N × preço por litro
• Custo por km do abastecimento N = custo do abastecimento N ÷ distância do abastecimento N
• Consumo médio = total de litros (sem o abastecimento de referência) ÷ distância total × 100
• Custo médio por km = custo total (sem o abastecimento de referência) ÷ distância total

Erros que estragam um controle de combustível

Um controle de combustível vale o que valem os números lançados. A maior parte dos resultados estranhos vem dos dados, não do veículo: confira estes pontos antes de abrir o capô.

• Abastecimentos parciais. Meio tanque deixa a linha dele econômica e a seguinte péssima, porque o tanque não estava cheio no começo do trecho seguinte. Lance mesmo assim, com uma observação. A média de um período que começa e termina com tanque cheio continua certa; só as linhas isoladas ficam erradas.
• Hodômetro faltando ou chutado. Um erro de digitação de 1.000 km dá um resultado espetacular para um lado ou para o outro, e números redondos como 50.000 costumam ser estimativas. Se faltar uma leitura, deixe a célula vazia em vez de inventar: o trecho seguinte simplesmente cobre dois abastecimentos.
• Misturar veículos. Uma aba por veículo, sempre. Um cartão combustível dividido entre duas vans, ou um abastecimento no tanque da garagem que ninguém anota, quebra a sequência das duas.
• Misturar combustíveis num carro flex. O etanol rende menos quilômetros por litro que a gasolina: comparar abastecimentos de etanol e de gasolina na mesma média leva a conclusões erradas. Anote o combustível de cada abastecimento nas observações.
• Comparar o que não é comparável. Frio, ar-condicionado, trânsito urbano, reboque e carga pesada aumentam o consumo. Compare o veículo com o próprio histórico em trabalho parecido, não com o dado do fabricante nem com outro modelo.
• Ler uma linha sozinha. O bico nunca desarma exatamente no mesmo nível. Olhe a tendência em três a cinco abastecimentos de tanque cheio antes de concluir, sempre em litros e quilômetros.

Quando o consumo sobe: o que conferir e em que ordem

Comece pelos dados: o hodômetro faz sentido, o abastecimento anterior foi mesmo de tanque cheio? Se a linha se sustenta, olhe o contexto: rota nova, reboque, carga mais pesada, motorista novo. Só então mande o veículo para a oficina, com um pedido claro: calibragem dos pneus, vazamentos, filtro de ar, bicos injetores, freios e alinhamento.

No FreeMaint, esse pedido vira uma ordem de serviço (OS) no veículo, com o histórico guardado no ativo. Ordens de serviço, ativos e manutenção preventiva por calendário fazem parte do plano Core, gratuito.

Da planilha ao sistema de manutenção FreeMaint

Um arquivo por veículo funciona com meia dúzia de vans. Deixa de funcionar quando são vinte arquivos, ninguém consolida e um aumento de consumo é notado mas nunca vira uma intervenção.

O controle de combustível faz parte do módulo Frota do plano Business, 99 USD por mês por empresa, preço fixo, nunca por veículo nem por usuário. Cada abastecimento é lançado à mão na ficha do veículo. O FreeMaint é um sistema de manutenção para frotas, não um rastreador GPS nem uma plataforma de telemetria: ele não importa extratos de cartão combustível nem lê o hodômetro automaticamente. Se você já tem um rastreador, mantenha. O custo por km fica na planilha; o aplicativo mostra litros, gasto e L/100 km.