Gestionarea rutinelor

Acest ghid acoperă întregul ciclu de viață al unei rutine: crearea, alocarea, finalizarea fiecărui ciclu și consultarea istoricului de finalizări.

Crearea unei rutine

1. Deschideți „Rutine” din bara laterală și faceți clic pe „Rutină nouă”.
2. Introduceți un titlu (de ex. „Ședința lunară a comitetului de securitate”) și, opțional, o descriere și o categorie.
3. Setați „Frecvență (zile)” (de ex. 30 pentru lunar, 365 pentru anual).
4. Alegeți o „Ancoră de recurență”: „Calcul de la finalizare (flotant)” calculează următoarea scadență de la ziua în care finalizați rutina; „Calcul de la data scadentă (ancorat în calendar)” o calculează de la data scadentă inițială.
5. Opțional, setați o dată de început. Dacă o lăsați goală, rutina este scadentă imediat.
6. Atribuiți-o unui utilizator sau unui rol. Atribuirea este opțională, dar recomandată pentru asumarea responsabilității.
7. Opțional, setați un memento de scadență apropiată — cu câte zile înainte de scadență să notifice și la ce oră. Setați 0 zile pentru a-l dezactiva.
8. Faceți clic pe „Rutină nouă” în partea de jos a formularului pentru a salva.

Sarcini unice

Nu totul se repetă. Setați Recurență pe „Unic” și adăugați o dată scadentă: sarcina se comportă ca orice rutină — poate fi atribuită, încadrată într-o categorie și finalizată cu note — dar odată încheiată este marcată ca atare în loc să fie replanificată. Astfel lista de rutine devine o listă de sarcini comună, scrisă de un administrator și bifată de un tehnician, fără a crea o comandă de lucru pentru fiecare lucrare măruntă.

Finalizarea unui ciclu

Din lista Rutine, apăsați pe o rutină, apoi pe „Finalizează ciclul”. Se deschide o fereastră în care puteți adăuga note opționale despre ce s-a realizat. Apăsați „Finalizează” pentru a confirma. Sistemul consemnează finalizarea (cine, când, note) și calculează automat următoarea dată scadentă, în funcție de modul de recurență.

Memento-uri de scadență apropiată

Fiecare rutină poate trimite un memento în avans înainte de scadență. În formular, setați cu câte zile înainte să se notifice și ora memento-ului. Utilizatorul atribuit și managerii primesc o alertă în aplicație și push la deschiderea ferestrei, un memento în ziua scadenței și un rezumat zilnic când este întârziată. Setați 0 zile pentru a dezactiva memento-ul în avans; e-mailul este dezactivat implicit și poate fi activat pe eveniment în Setări → Notificări.

Rutine întârziate

Rutinele care au depășit data scadentă apar în capul listei, cu o etichetă roșie „Întârziat”. Puteți filtra după întârziate, scadente astăzi, scadente în 7 zile sau scadente în 30 de zile, folosind lista derulantă de filtrare.

Pe tabloul de bord

Rutinele scadente în 7 zile sau deja întârziate apar în secțiunea „Necesită atenție” a tabloului de bord, cu linkuri rapide care deschid lista de rutine pre-filtrată. Aceste carduri sunt vizibile doar utilizatorilor cu permisiunea procedures:read.

Istoric finalizări

Fiecare finalizare este consemnată în fila Istoric finalizări din pagina de detalii a rutinei. Jurnalul afișează data, persoana care a finalizat și eventualele note atașate. Astfel obțineți o pistă de audit pentru cerințele de conformitate.

Suspendarea unei rutine

Pentru a suspenda temporar o rutină fără a o șterge, marcați-o ca Inactivă. O rutină inactivă este exclusă din calendar și nu va apărea ca întârziată. Reactivați-o când sunteți gata să reluați.

Permisiuni

• procedures:read — vizualizarea listei și a paginilor de detalii (Tehnician, Supervizor, Vizualizator, Planificator mentenanță, Manager, Administrator)
• procedures:create — crearea de rutine noi (Planificator mentenanță, Manager, Administrator)
• procedures:update — editarea rutinelor existente (Planificator mentenanță, Manager, Administrator)
• procedures:delete — ștergerea rutinelor (Manager, Administrator)
• procedures:complete — marcarea unui ciclu ca finalizat (Tehnician, Supervizor, Planificator mentenanță, Manager, Administrator)

Liste partajate

Folosiți câmpul Categorie ca nume de listă: „Sala mare”, „Centrala termică”, „Tururi săptămânale”. De îndată ce un nume este folosit, apare deasupra tabelului un filtru Liste pentru a deschide doar acea listă. Filtrul oferă doar numele folosite efectiv de compania dvs., deci nu poate întoarce niciodată gol. Pagina se actualizează și în timp real: când un coleg bifează ceva, dispare fără reîncărcare.