Rutinleri yönetme

Bu rehber bir Rutinün tüm yaşam döngüsünü kapsar: oluşturma, atama, her döngüyü tamamlama ve tamamlama geçmişini inceleme.

Rutin oluşturma

1. Kenar çubuğunda Rutinler'e gidin ve 'Yeni rutin'e tıklayın.
2. Bir başlık girin (ör. 'Aylık iş güvenliği kurulu toplantısı') ve isteğe bağlı olarak bir açıklama ve kategori ekleyin.
3. Sıklığı gün cinsinden belirleyin (ör. aylık için 30, yıllık için 365).
4. Bir 'Tekrar başlangıcı' seçin: 'Tamamlamadan itibaren (kayan)' bir sonraki termini rutini tamamladığınız günden itibaren sayar; 'Vade tarihinden itibaren (takvime sabit)' ise asıl vade tarihinden itibaren sayar.
5. İsteğe bağlı olarak bir başlangıç tarihi belirleyin. Boş bırakılırsa prosedürün termini hemen gelir.
6. Bir kullanıcıya veya role atayın. Atama isteğe bağlıdır ancak hesap verebilirlik için önerilir.
7. İsteğe bağlı olarak yaklaşan vade hatırlatması ayarlayın — vadeden kaç gün önce ve hangi saatte bildirileceği. Devre dışı bırakmak için 0 gün girin.
8. Kaydetmek için formun altındaki 'Yeni rutin'e tıklayın.

Tek seferlik görevler

Her şey tekrarlanmaz. Tekrar alanını «Tek seferlik» yapın ve bir son tarih verin: görev diğer rutinler gibi davranır — atanabilir, kategorilendirilebilir, notlarla tamamlanabilir — ancak tamamlandığında yeniden planlanmak yerine bitmiş olarak işaretlenir. Rutin listesini, yöneticinin yazdığı ve teknisyenin işaretlediği ortak bir yapılacaklar listesine dönüştüren şey budur; her küçük iş için iş emri açmaya gerek kalmaz.

Bir döngüyü tamamlama

Rutinler listesinden bir rutine tıklayın, ardından 'Döngüyü tamamla'ya tıklayın. Açılan pencerede yapılan işe ilişkin isteğe bağlı notlar ekleyebilirsiniz. Onaylamak için 'Tamamla'ya tıklayın. Sistem tamamlamayı (kim, ne zaman, notlar) kaydeder ve tekrar moduna göre sonraki vade tarihini otomatik olarak hesaplar.

Yaklaşan vade hatırlatmaları

Her rutin, vadesinden önce bir ön hatırlatma gönderebilir. Formda kaç gün önce bildirileceğini ve hatırlatma saatini ayarlayın. Atanan kullanıcı ve yöneticiler pencere açıldığında uygulama içi ve push bildirimi, vade gününde bir hatırlatma ve gecikince günlük bir özet alır. Ön hatırlatmayı devre dışı bırakmak için 0 gün girin; e-posta varsayılan olarak kapalıdır ve Ayarlar → Bildirimler altında etkinleştirilebilir.

Overdue rutinler

Vade tarihi geçmiş rutinler, listenin en üstünde kırmızı bir 'Gecikmiş' rozetiyle görünür. Filtre açılır menüsünü kullanarak gecikmiş, bugün vadesi gelen, 7 gün içinde vadesi gelen veya 30 gün içinde vadesi gelen kayıtlara göre filtreleyebilirsiniz.

Panoda

7 gün içinde vadesi gelen veya zaten geciken rutinler, panonun « Dikkat gerekli » bölümünde, önceden filtrelenmiş rutin listesini açan hızlı bağlantılarla görünür. Bu kartlar yalnızca procedures:read iznine sahip kullanıcılara görünür.

Tamamlama geçmişi

Her tamamlama, rutin detay sayfasındaki Tamamlama geçmişi sekmesine kaydedilir. Kayıt; tarihi, tamamlayan kişiyi ve eklenen notları gösterir. Bu, uyumluluk amaçlı bir denetim izi sağlar.

Bir rutinü duraklatma

Bir rutinü silmeden geçici olarak askıya almak için Pasif olarak işaretleyin. Pasif bir rutin planlamanın dışında tutulur ve gecikmiş olarak görünmez. Devam etmeye hazır olduğunuzda yeniden etkinleştirin.

İzinler

• procedures:read — liste ve ayrıntı sayfalarını görüntüleme (Teknisyen, Süpervizör, Görüntüleyici, Bakım Planlayıcı, Müdür, Yönetici)
• procedures:create — yeni prosedür oluşturma (Bakım Planlayıcı, Müdür, Yönetici)
• procedures:update — mevcut prosedürleri düzenleme (Bakım Planlayıcı, Müdür, Yönetici)
• procedures:delete — prosedürleri silme (Müdür, Yönetici)
• procedures:complete — bir döngüyü tamamlandı olarak işaretleme (Teknisyen, Süpervizör, Bakım Planlayıcı, Müdür, Yönetici)

Paylaşılan listeler

Kategori alanını liste adı olarak kullanın: “Salon”, “Kazan dairesi”, “Haftalık turlar”. Bir ad kullanılır kullanılmaz tablonun üstünde yalnızca o listeyi açan bir Listeler filtresi belirir. Filtre sadece şirketinizin gerçekten kullandığı adları sunar, bu yüzden hiçbir zaman boş dönmez. Sayfa ayrıca canlı güncellenir: bir meslektaşınız işaretlediğinde, yenilemeye gerek kalmadan görünümünüzden çıkar.