অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো

অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো নিশ্চিত করে অনুরোধগুলো সম্পদ প্রতিশ্রুতির আগে সঠিকভাবে পর্যালোচিত হয়।

কে অনুমোদন করতে পারেন

• অ্যাডমিন — সম্পূর্ণ কর্তৃত্ব
• ম্যানেজার — নিজের পরিসরের মধ্যে
• সুপারভাইজার — নিজের দলগুলোর জন্য

কনফিগারযোগ্য ওয়ার্কফ্লো ইঞ্জিন

FreeMaint প্রতিটি কোম্পানির জন্য কাস্টম ওয়ার্কফ্লো সমর্থন করে। কোম্পানি সেটিংস → ওয়ার্কফ্লোতে যান এবং বিভিন্ন অনুমোদনকারী টাইপ সহ অনুরোধের জন্য ধাপ যোগ করুন।

অনুমোদনকারীর প্রকার

• ROLE — নির্দিষ্ট ভূমিকার যে কোনো ব্যবহারকারী
• USER — নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী
• CREATOR — মূল অনুরোধকারী
• ASSIGNEE — যাকে নিযুক্ত করা হয়েছে
• TEAM_LEADER — সংযুক্ত সম্পদের দলনেতা
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — অনুরোধকারীর অবস্থান/বিভাগের ম্যানেজার
• TARGET_LOCATION_MANAGER — অনুরোধের অবস্থান/বিভাগের ম্যানেজার
• REQUEST_SECTION_MANAGER — অনুরোধের দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগের (টিম) ম্যানেজার (লিডার)

ধাপ অনুযায়ী আবশ্যক ফিল্ড

প্রতিটি ধাপ ট্রানজিশনের অনুমতি দেওয়ার আগে বিবরণ, সম্পদ, অবস্থান, বিভাগ, ছবি বা যে কোনো কাস্টম ফিল্ড (custom:<name>) এর মতো ফিল্ড প্রয়োগ করতে পারে। কাজের নির্দেশনা সম্পূর্ণ করার সময় আপনি একটি মিটার রিডিংও বাধ্যতামূলক করতে পারেন — ঘণ্টা-মিটার বা ওডোমিটার-ভিত্তিক রক্ষণাবেক্ষণের জন্য উপযোগী।

অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা

একটি অনুরোধ কেবল মুলতুবি বা পর্যালোচনাধীন থাকা অবস্থায় প্রত্যাখ্যান করা যায়। অনুমোদিত হলে অনুরোধটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি কাজের নির্দেশনায় পরিণত হয় এবং আর প্রত্যাখ্যান করা যায় না — পরিবর্তে সংশ্লিষ্ট কাজের নির্দেশনাটি বাতিল করুন। প্রত্যাখ্যান বোতামটি না দেখালে, অনুরোধটি ইতিমধ্যে পর্যালোচনা পর্যায় অতিক্রম করেছে।

দ্রুত প্রিসেট

ধাপগুলি হাতে তৈরি করার পরিবর্তে, কোম্পানি সেটিংস → ওয়ার্কফ্লো খুলুন, অনুরোধ ট্যাব বেছে নিন এবং একটি দ্রুত প্রিসেট প্রয়োগ করুন: একক স্তরের জন্য 'কাজের নির্দেশনার আগে ম্যানেজার অনুমোদন', অথবা বিভাগীয় পর্যালোচনার পর ফ্যাসিলিটি ম্যানেজারের অনুমোদনের জন্য 'দুই-স্তরের অনুরোধ অনুমোদন'। প্রতিটি প্রিসেট সম্পাদনাযোগ্য ধাপ তৈরি করে যা আপনি আপনার সঠিক ভূমিকায় পুনরায় বরাদ্দ করতে পারেন।

দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ অনুযায়ী রাউটিং

অনুমোদন কাজের স্থান (অবস্থান) অথবা দায়িত্বপ্রাপ্ত পক্ষ (বিভাগ) — যেকোনোটি অনুসরণ করতে পারে। সাংগঠনিক দায়িত্বের জন্য — ভবন, বৈদ্যুতিক, ওয়ার্কশপ ইত্যাদি — প্রতিটি বিভাগকে একটি টিম হিসেবে মডেল করুন এবং এর লিডারকে বিভাগ ম্যানেজার হিসেবে সেট করুন। আপনার অনুরোধ ফর্মে «দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ» ফিল্ডটি চালু করুন, তারপর «বিভাগ ম্যানেজার (টিম লিডার)» অনুমোদনকারী সহ একটি অনুরোধ ওয়ার্কফ্লো ধাপ যোগ করুন। তখন অনুরোধটি অবস্থান নির্বিশেষে শুধুমাত্র অনুরোধকারীর নির্বাচিত বিভাগের ম্যানেজারের কাছে রাউট হয় — একটি অবস্থানে একাধিক বিভাগের কাজ থাকতে পারে। যেসব সংস্থার দায়িত্ব প্রকৃতপক্ষে অবস্থানভিত্তিক, তাদের জন্য «টার্গেট লোকেশন ম্যানেজার» অনুমোদনকারী অবস্থান অনুযায়ী রাউট করে।

শ্রেণি অনুযায়ী রাউটিং

অনুরোধের একটি শ্রেণিতে একটি ডিফল্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ নির্ধারণ করা যায় (কোম্পানি সেটিংস > বিভাগ, «অনুরোধের ডিফল্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ»)। সেই শ্রেণি দিয়ে জমা দেওয়া, নিজস্ব কোনো দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ ছাড়া একটি নতুন অনুরোধ তৈরি হওয়ার সঙ্গে সঙ্গেই সেই টিমের কাছে পাঠানো হয়: টিমের লিডারকে জানানো হয়, এবং যেসব টিম সদস্যের ভূমিকা তাদের টিমের ডেটায় সীমাবদ্ধ তাঁরা অনুরোধটি দেখতে পান। একটি সাধারণ QR কোডের জন্য এটি আদর্শ: অনুরোধকারী «আইটি» বা «প্লাম্বিং» বেছে নেন এবং সঠিক ডিপার্টমেন্ট অনুরোধটি পায়। ফর্মে বেছে নেওয়া দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ সবসময় অগ্রাধিকার পায়, পর্যবেক্ষণ কখনো রাউট হয় না, এবং পরে শ্রেণি বদলালেও অনুরোধটি নতুন করে রাউট হয় না। ডিফল্টভাবে শুধু প্রধানকে জানানো হয়। বিভাগের প্রত্যেক সদস্যকেও জানাতে কোম্পানি সেটিংস > বিজ্ঞপ্তি > «উন্নত বিজ্ঞপ্তি কনফিগারেশন»-এ «অনুরোধ তৈরি» সারিতে «বিভাগের সদস্যগণ» টিক দিন; যাঁদের ভূমিকা অনুরোধটি খোলার অনুমতি দেয় না, সেই সদস্যদের জানানো হয় না।

দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ অনুযায়ী ছাঁকা

অনুরোধের তালিকাটি এক বা একাধিক দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগে সীমিত করা যায়। ফিল্টার বার খুলে আপনার দায়িত্বের বিভাগগুলি বেছে নিন — এতে একাধিক নির্বাচন করা যায়, তাই «বৈদ্যুতিক বা যান্ত্রিক» একটিই প্রশ্ন, দুটি নয়। এটি অন্য সব ফিল্টারের সঙ্গে মেলে এবং আপনার দেখার অধিকার কখনও বাড়ায় না: আপনার ভূমিকা যদি নিজের দলগুলিতে সীমাবদ্ধ থাকে, সেই সীমার বাইরের বিভাগ চাইলে অন্যের অনুরোধ নয়, ফাঁকা তালিকা আসবে। আপনার কোম্পানিতে অন্তত একটি সক্রিয় দল থাকলেই কেবল ফিল্টারটি দেখা যায়।

অনুরোধের ধরন অনুযায়ী রুটিং (উন্নতি বনাম মেরামত)

Business প্ল্যানে, অনুরোধ ওয়ার্কফ্লোর প্রতিটি ধাপ নির্দিষ্ট অনুরোধের ধরনে সীমাবদ্ধ করা যায়। কোম্পানি সেটিংস → ওয়ার্কফ্লো → অনুরোধ খুলুন, একটি ধাপ প্রসারিত করুন এবং "অনুরোধের ধরনে প্রযোজ্য"-এর অধীনে ধরনগুলি নির্বাচন করুন। সাধারণ কনফিগারেশন: শুধুমাত্র উন্নতি ধরনে সীমাবদ্ধ একটি "উন্নতি অনুমোদন" ধাপ, যা লক্ষ্য অবস্থানের ম্যানেজারের কাছে যায় — জোনের উৎপাদন ম্যানেজার, প্রতিটি অবস্থানের "ম্যানেজার / বিভাগ প্রধান" ফিল্ডে সেট করা হয় — এবং অন্য ধরনগুলির জন্য রক্ষণাবেক্ষণ ম্যানেজার রোলে যাওয়া একটি "মেরামত অনুমোদন" ধাপ। তখন প্রতিটি অনুরোধ শুধু নিজের ধরনের অনুমোদন চেইন অনুসরণ করে; কোনো ধরন নির্বাচন না করা ধাপ সব অনুরোধে প্রযোজ্য থাকে। এক-ক্লিক প্রিসেট "অনুরোধের ধরন অনুযায়ী রুটিং (উন্নতি বনাম মেরামত)" এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেট করে দেয়।

জরুরি অনুরোধ স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদন করুন

কোম্পানি সেটিংস → ওয়ার্কফ্লো → অনুরোধ খুলুন এবং «জরুরি অনুরোধ স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদন করুন» চালু করুন। সক্রিয় থাকলে, জরুরি হিসেবে চিহ্নিত যেকোনো অনুরোধ অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো এড়িয়ে যায় এবং সঙ্গে সঙ্গে একটি কাজের নির্দেশনা তৈরি হয়। নিষ্ক্রিয় থাকলে (ডিফল্ট), জরুরি অনুরোধগুলি স্বাভাবিক অনুমোদন রাউটিং অনুসরণ করে। প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় অনুমোদন ট্রেসেবিলিটির জন্য অনুরোধের ইতিহাসে রেকর্ড করা হয়।

কে অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেছেন তা দেখা

একটি অনুরোধ অনুমোদিত বা প্রত্যাখ্যাত হলে, অনুরোধের উপরে একটি ব্যানার দেখায় কে সিদ্ধান্ত নিয়েছেন, কখন এবং প্রত্যাখ্যানের কারণ। একাধিক ম্যানেজার বা রক্ষণাবেক্ষণ পরিকল্পনাকারী অনুরোধ পর্যালোচনা করতে পারলে এটি কার্যকর। একই তথ্য অনুরোধের PDF এবং Activity ট্যাবে দেখা যায়।