Audit-Protokolle

Audit-Protokolle erfassen jede zustandsverändernde Aktion in FreeMaint – wer hat was getan, bei welcher Entität, mit den Vorher/Nachher-Werten. Verfügbar ab der Business-Stufe.

Was wird verfolgt?

• Alle CRUD zu Arbeitsaufträgen, Anlagen, Teilen, Standorten, Lieferanten, Kunden, Bestellungen
• Statusänderungen (offen → in Bearbeitung → abgeschlossen)
• Aufgabenänderungen (Techniker, Team)
• Aktualisierungen benutzerdefinierter Feldwerte
• Benutzer-/Rollen-/Berechtigungsänderungen
• Sicherheitsereignisse: Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys, Passwortrichtlinie

Wo man sie findet

Öffnen Sie Firmeneinstellungen → Daten & Sicherheit → Audit-Protokolle. Filtern Sie nach Entität, Aktion und Zeitraum. Jede Zeile zeigt, wer wann gehandelt hat, mit den geänderten Feldern und ihren Vorher/Nachher-Werten. Arbeitsaufträge, Anfragen, Anlagen, vorbeugende Wartungen und weitere Datensätze haben außerdem einen Tab mit ihrem eigenen Audit-Verlauf.

In Ihrer Sprache

Beschreibungen, Feldnamen und Werte erscheinen in der Sprache, in der Sie FreeMaint nutzen: Status mit den Begriffen der Bildschirme, Datumsangaben und Beträge in Ihrem Format und verknüpfte Datensätze – ein Standort, ein Team, ein Techniker – mit ihrem Namen, sofern Sie sie sehen dürfen. Der gespeicherte Text selbst ändert sich nie: Ihn prüft die Integritätskette, sodass jede Veränderung auffällt.

Export und Aufbewahrung

Exportieren Sie die gefilterten Protokolle als CSV für Compliance-Audits: Neben der gespeicherten Beschreibung und den Änderungen geben zwei Spalten sie in Ihrer Sprache wieder. In den Compliance-PDF-Berichten steht jede Beschreibung in Ihrer Sprache über dem gespeicherten Text. Die Aufbewahrung ist bei Business und Enterprise unbegrenzt – keine automatische Löschung.

Compliance-Anwendungsfälle

• ISO 9001 / ISO 55000 – Rückverfolgbarkeit der Wartung
• SOC 2 – Nachweis des Änderungsmanagements
• GMP/FDA 21 CFR Teil 11 – Integrität elektronischer Aufzeichnungen
• Interne Forensik – wer hat diesen Arbeitsauftrag gelöscht?