E-Signatur

Mit der elektronischen Signatur können Techniker und Vorgesetzte kritische Ereignisse direkt in FreeMaint abzeichnen – Arbeitsauftragsabschluss, LOTO-Verfahren, Inspektionen, Dokumentengenehmigungen. Prüfgrad mit Zeitstempel-, IP- und Zeugenfeldern.

Wo Unterschriften erforderlich sind

• Abschluss des Arbeitsauftrags – Techniker unterzeichnet den Abschluss
• LOTO-Verfahren – Schritte zum Anwenden und Entfernen unterzeichnen
• Inspektionen – unterzeichnen Sie jeden Inspektionspunkt oder den gesamten Bericht
• Dokumentengenehmigungen – Unterzeichnen Sie neue Versionen von SOPs und Handbüchern
• Benutzerdefinierte Auslöser – jeder von Ihnen konfigurierte Workflow-Schritt

So funktioniert das Signieren

1. Öffnen Sie die Entität — Arbeitsauftrag, LOTO-Schritt, Inspektion usw.
2. Klicken Sie auf „Signieren“. — Es öffnet sich ein Unterschriftenpad – zeichnen Sie mit dem Finger auf dem Handy oder mit der Maus auf dem Desktop.
3. Bestätigen — Die Signatur wird mit Zeitstempel, Ihrer Benutzer-ID und der Anfrage-IP gespeichert. Eine Kopie wird im Audit-Trail protokolliert.
4. Optionaler Zeuge — Wenn Ihr Workflow einen Zeugen erfordert, wird vor dem Speichern ein zweiter Unterzeichner aufgefordert.

Audit-Trail

Jede Signatur umfasst Benutzer-ID, Zeitstempel (UTC + lokal), IP-Adresse und Entitätsreferenz. Sie können nachweisen, wer was und wann unterzeichnet hat – erfüllt die Standards HIPAA, FDA 21 CFR Part 11, OSHA und ISO.

Identität, Rollen und Korrekturen

• Personalnummer — jede Signatur zeigt zusätzlich die Personalnummer des Unterzeichners (aus dem Personen-Profil), damit Personen mit gleichem Namen nie verwechselt werden.
• Konfigurierbare Rollen — ein Administrator kann unter Unternehmenseinstellungen → Signaturen eine feste Liste von Signaturrollen festlegen; Unterzeichner wählen dann aus einer Auswahlliste, statt zu tippen.
• Signatur korrigieren — der Unterzeichner kann Rolle oder Zeuge nachträglich korrigieren; Signaturbild, Datum und IP bleiben gesperrt, und Inspektions- und Kalibriersignaturen bleiben vollständig unveränderlich.

Gespeicherte Unterschrift

Zeichnen Sie Ihre Unterschrift einmal und unterschreiben Sie danach mit einem Klick. Aktivieren Sie „Als meine Unterschrift für das nächste Mal speichern“ unter dem Unterschriftsfeld oder zeichnen Sie sie unter Profil → Sicherheit → Meine Unterschrift (in der mobilen App: Einstellungen → Meine Unterschrift). Die Schaltfläche „Mit meiner gespeicherten Unterschrift unterschreiben“ erscheint dann überall, wo Sie unterschreiben. Jede Unterschrift erfasst weiterhin Ihren Namen, Datum, Uhrzeit und IP-Adresse und ist als aus Ihrer gespeicherten Unterschrift übernommen gekennzeichnet. Nur Sie können sie verwenden, und Sie können sie jederzeit ersetzen oder löschen.

Unterschriften bei Validierung und Abschluss

Verlangt ein Workflow-Schritt auf Validiert oder Geschlossen eine Unterschrift, muss sie in dieser Phase geleistet werden: Unterschriften, die vor Abschluss des Arbeitsauftrags hinzugefügt wurden – etwa die des Technikers –, zählen nicht. Der Validierer unterschreibt im Validierungsfenster.