Workflow-Engine

Die Workflow-Engine von FreeMaint legt Regeln auf Statuswechsel. Versucht jemand, einen Arbeitsauftrag, eine Anfrage, eine Bestellung, eine Bestellanforderung oder eine Arbeitserlaubnis in einen bestimmten Status zu bringen, prüft die Engine, wer diesen Wechsel genehmigen darf und was zuvor ausgefüllt sein muss — und hält den Datensatz zurück, bis beides erfüllt ist. Starter: bis zu 5 aktive Schritte; Business und höher: unbegrenzt.

Anatomie eines Workflows

• Auslöser – der Status, in den ein Datensatz gebracht wird; der Schritt wird genau in diesem Moment geprüft
• Bedingungen (Business) – optionale Filter, die entscheiden, ob der Schritt für einen Datensatz gilt: eine Kostenspanne bei Bestellungen und Bestellanforderungen, der Anfragetyp, die Herkunft eines Arbeitsauftrags, der Erlaubnistyp, die Anlagenkategorie oder der Wert eines erforderlichen benutzerdefinierten Felds
• Anforderungen – wer genehmigen muss (eine Rolle, eine benannte Person, der Ersteller, der Zugewiesene, der Teamleiter oder ein Standortverantwortlicher — oder niemand, wenn der Schritt nur seine Felder prüft) und was zuvor vorliegen muss (Fotos, eine Unterschrift, eine vollständige Checkliste, erfasste Zeit, verwendete Teile, benutzerdefinierte Felder …). Die Genehmiger werden benachrichtigt; Business ergänzt Erinnerungen und eine Eskalation nach einer Frist

Gemeinsame Muster

• Freigabe durch den Vorgesetzten – ein Arbeitsauftrag wechselt erst auf Geschlossen, wenn ein Vorgesetzter ihn genehmigt
• Arbeitsnachweis – Abgeschlossen erfordert ein Foto, eine Arbeitszusammenfassung und die erfasste Zeit
• Ausgabenmatrix (Business) – Bestellungen über einem Betrag erfordern die Genehmigung eines Verantwortlichen
• Anfragen-Routing (Business) – Verbesserungsanfragen gehen an den Bereichsleiter, Reparaturen an den Instandhaltungsleiter
• Eskalation (Business) – eine Genehmigung, die 24 Stunden wartet, alarmiert eine Vertretungsrolle, die ebenfalls genehmigen darf, wenn Sie das erlauben

Einfacher vs. visueller Modus

Wechseln Sie zwischen dem einfachen Modus (ein Formular, eine Karte pro Schritt) und dem visuellen Modus (eine Drag-and-drop-Fläche). Beide bearbeiten dieselbe Konfiguration und speichern dasselbe: einen Status-Auslöser mit den darunter verketteten Genehmigungsschritten, von oben nach unten. Bearbeiten Sie in einem, speichern Sie, und der andere zeigt genau das.

Schrittbedingungen (Business)

Über den Auslösestatus hinaus kann ein Schritt Bedingungen tragen, die entscheiden, ob er für einen Datensatz durchgesetzt wird: Kostenschwellen auf Bestellungen und Bedarfsanforderungen (der Schritt gilt nur, wenn die Summe im Min/Max-Band liegt) und Anfragetyp-Bedingungen auf Anfragen (der Schritt gilt nur für die angehakten Typen — z. B. Verbesserungen vom Bereichsleiter freigegeben, Reparaturen an den Instandhaltungsleiter). Beides sind Business-Funktionen über dem Standard-Builder; Schritte ohne Bedingungen gelten weiterhin für alles.

Eskalation nach einer Frist (Business)

Ein Schritt kann „Eskalieren nach (Stunden)“ festlegen. Die Frist beginnt, sobald ein Datensatz auf den Schritt wartet – Datensätze, die beim Festlegen der Frist bereits warten, zählen nicht. Die Genehmiger werden nach der Hälfte der Frist erinnert; nach Ablauf werden die Mitglieder der unter „An Rolle eskalieren“ gewählten Rolle benachrichtigt, die den Datensatz öffnen können. Ohne Eskalationsrolle werden die Genehmiger nach Ablauf der Frist erinnert. Jede Benachrichtigung erfolgt einmal pro Datensatz und Schritt und endet, sobald der Datensatz weitergeht. Die Frist verleiht niemandem das Recht zu genehmigen. Für einen Vertretungsgenehmiger aktivieren Sie unter der Eskalationsrolle „Diese Rolle darf ebenfalls genehmigen“: Deren Mitglieder können den Schritt dann jederzeit genehmigen, zusätzlich zum Genehmiger.

Stufenlimits

• Core – Workflow-Engine nicht verfügbar
• Starter – der Workflow-Builder, bis zu 5 aktive Schritte über alle Datensatztypen
• Business – unbegrenzte Schritte, dazu Schrittbedingungen und Eskalation nach einer Frist
• Enterprise – wie Business

Welche Übergänge Sie absichern können

Ein Schritt greift, wenn jemand versucht, einen Datensatz IN seinen Auslöser-Status zu bringen. Jeder Status des Lebenszyklus steht zur Verfügung.

• Arbeitsaufträge — Offen, Geplant, In Bearbeitung, Pausiert, Abgeschlossen, Validiert, Geschlossen und Storniert. Ein Schritt auf Geschlossen ist die übliche Freigabe durch den Vorgesetzten vor der endgültigen Ablage; einer auf Storniert verhindert, dass ein Auftrag ohne Prüfung fallen gelassen wird.
• Anfragen, Bestellungen, Bestellanforderungen und Arbeitserlaubnisse haben jeweils eigene Status.
• Wenn eine Regel einen Übergang blockiert, erklärt der Datensatz warum — welche Rolle genehmigen muss oder welche Felder noch fehlen. Dürfen Sie den Schritt ausführen und fehlen nur Angaben (ein Foto, eine Unterschrift, ein Formular), bleibt die Schaltfläche: Ihr Fenster listet auf, was fehlt, und erfasst es.