Arbeitsgenehmigungen

Genehmigungen autorisieren gefährliche Arbeiten mit Sicherheitsanforderungen.

Status

Erlaubnistypen

Jede Erlaubnis hat einen Typ: Allgemein, Heißarbeiten, Enger Raum, Arbeiten in der Höhe, Elektroarbeiten, Aushub oder Chemikalien. Der Typ bestimmt, welche Checklisten und Genehmigungsstufen gelten, und kann daher nach dem Einreichen nicht mehr geändert werden.

Checklisten vor und nach den Arbeiten

Legen Sie jede Checkliste einmal als HSE-Vorlage an (HSE > Vorlagen) mit der Kategorie „Erlaubnis — Checkliste vor Arbeitsbeginn“ oder „Erlaubnis — Checkliste nach Arbeitsende“ und wählen Sie den betroffenen Erlaubnistyp (oder alle Typen).

• Die Checkliste vor Arbeitsbeginn wird beim Einreichen der Erlaubnis automatisch erstellt, die nach Arbeitsende, sobald jemand auf „Arbeiten abgeschlossen“ klickt
• Beide erscheinen auf der Erlaubnis mit einer Schaltfläche „Ausfüllen“, und jeder Pflichtpunkt muss beantwortet werden
• Die Erlaubnis kann erst aktiviert werden, wenn ihre Checkliste vor Arbeitsbeginn ohne nicht bestandenen Pflichtpunkt abgeschlossen ist, und erst geschlossen werden, wenn ihre Checkliste nach Arbeitsende abgeschlossen ist

Genehmigungen und Abschluss

Die Genehmigungsstufen werden unter Unternehmenseinstellungen > Workflows > Arbeitserlaubnisse festgelegt. Die Vorlage „Arbeitserlaubnis — gemeinsame Freigabe Sicherheit + Bereich“ sieht eine Sicherheitsprüfung und dann den Bereichsverantwortlichen (den Verantwortlichen des Standorts der Erlaubnis) vor der Aktivierung vor, und dasselbe Paar vor dem Abschluss.

• Stufen mit dem Status „Abschluss ausstehend“ bilden die Abschlussfreigabe; die letzte Unterschrift schließt die Erlaubnis
• Im Business-Tarif lässt sich jede Stufe auf bestimmte Erlaubnistypen beschränken, sodass jeder Typ eigene Genehmigungsstufen erhält
• Der nächste Genehmiger wird benachrichtigt, sobald er an der Reihe ist, und der Status einer Erlaubnis ändert sich nur über diese Aktionen

Sicherheitsdetails

• Ermittelte Gefährdungen
• Erforderliche Sicherheitsmaßnahmen
• Erforderliche PSA
• LOTO-Sperrung erforderlich / überprüft
• Notfallverfahren

Gefährdungen und ihre Maßnahmen (HSE-Katalog)

Unternehmenseinstellungen > HSE-Katalog enthält die Gefährdungen, Sicherheitsmaßnahmen, PSA und Notfallverfahren, die in einer Arbeitserlaubnis angehakt statt neu getippt werden. Verknüpfen Sie die Maßnahmen einmal mit einer Gefährdung – sie folgen ihr in jede Arbeitserlaubnis.

• Öffnen Sie eine Gefährdung und wählen Sie unter „Maßnahmen für diese Gefährdung“ ihre Sicherheitsmaßnahmen, PSA und Notfallverfahren
• Wird die Gefährdung in einer Arbeitserlaubnis angehakt, kommen ihre Maßnahmen hinzu; nicht zutreffende entfernen Sie
• Wird die Gefährdung abgewählt, verschwinden nur die von ihr hinzugefügten Maßnahmen – selbst gewählte bleiben
• Ein Notfallverfahren ohne verknüpfte Gefährdung ist eine allgemeine Anweisung: Sie können es in jeder Arbeitserlaubnis anhaken
• Sobald ein Eintrag in Arbeitserlaubnissen verwendet wird, deaktivieren statt löschen: Er verschwindet aus den Formularen, bleibt aber in bisherigen Erlaubnissen erhalten
• Die gedruckte Arbeitserlaubnis zeigt jede Gefährdung in einer eigenen Zeile mit ihrer PSA und ihren Sicherheitsmaßnahmen, danach die allgemeinen Maßnahmen für alle Gefährdungen
• Jeder PSA-Eintrag erhält ein Piktogramm, das in seinem Formular gewählt wird: Piktogramm und Name zeigt ein Arbeitsauftrag unter „Erforderliche PSA“.

Pflichtfelder

Ein Administrator legt unter Firmeneinstellungen > Formulare & Workflows > Arbeitserlaubnisformular fest, welche Felder jede Arbeitserlaubnis haben muss. Titel, Genehmigungstyp, Gültig ab und Gültig bis sind immer erforderlich. Solange nichts gespeichert ist, sind Standort und Anlage erforderlich.

• Wählen Sie aus Standort, Anlage, Arbeitsauftrag, Gefahren, Vorsichtsmaßnahmen, PSA erforderlich und Notfallverfahren.
• Ist Anlage erforderlich, ist auch Standort erforderlich: Die Anlage wird innerhalb des Standorts gewählt.
• Gefahren, Vorsichtsmaßnahmen, PSA erforderlich und Notfallverfahren werden durch einen Eintrag aus dem HSE-Katalog oder durch Freitext ausgefüllt.
• Die Formulare zum Erstellen und Bearbeiten markieren diese Felder mit einem Sternchen und prüfen sie. Eine automatisch aus einem Arbeitsauftrag erstellte Arbeitserlaubnis wird beim Einreichen zur Genehmigung geprüft.

Verknüpfung mit Arbeitsaufträgen

Genehmigungen sind kein isoliertes Register – sie sind direkt mit Arbeitsaufträgen verknüpft.

• Eine Aufgabe mit der Markierung „Erfordert eine Arbeitserlaubnis" erstellt bei der Erstellung des Arbeitsauftrags automatisch eine verknüpfte Genehmigung im Entwurf
• Öffnen Sie den Reiter „Arbeitserlaubnisse" des Arbeitsauftrags, um manuell eine Genehmigung zu erstellen oder zu verknüpfen
• „Erlaubnis erstellen" in diesem Reiter füllt die Erlaubnis mit Referenz und Titel des Arbeitsauftrags, seinem Standort und seiner Anlage vor — prüfen Sie diese vor dem Speichern
• Der Arbeitsauftrag kann erst starten, wenn eine verknüpfte Erlaubnis des von der Aufgabe geforderten Typs genehmigt oder aktiv ist
• Genehmigungen durchlaufen eine eigene, konfigurierbare Freigabekette (Firmeneinstellungen > Workflows > Arbeitserlaubnisse)

Eigene Felder auf einem Erlaubnisschein

Ein Erlaubnisschein unterscheidet sich je nach Standort und Behörde — die Felder definieren Sie, nicht wir. Unternehmenseinstellungen > Benutzerdefinierte Felder > Arbeitserlaubnis.

Dokumente mit Ablaufdatum

Hängen Sie Versicherungsnachweis und Mitarbeiterzertifikate an den Erlaubnisschein — je mit Ablaufdatum und Erinnerung. Ein abgelaufener Nachweis ist schlimmer als keiner, weil alle sich für abgesichert halten. Die Erinnerung kommt, bevor der Auftragnehmer anrückt.

Das Register exportieren

Die Schaltfläche Exportieren oben im Bildschirm Arbeitserlaubnisse lädt das Register als CSV oder Excel herunter. Die Datei enthält genau das, was die Filter gerade anzeigen: erst filtern, dann exportieren. Erlaubnisse lassen sich nicht importieren: eine Erlaubnis ist eine Freigabe mit Unterschriftenkette, und eine Datei, die freigegebene Erlaubnisse anlegen könnte, würde den Zweck des Registers aushebeln.