Fuhrparkmanagement im selben System wie Ihre übrige Instandhaltung

Warum Fahrzeuge aus der Instandhaltung herausfallen

In vielen Betrieben kümmern sich dieselben Leute um Gebäude, Maschinen und Fuhrpark, doch die Fahrzeugdaten liegen woanders: Inspektionen in einer Excel-Tabelle, HU-Termine im Kalender eines Kollegen, Versicherungsfristen in der Buchhaltung, Mängel in einem Gespräch mit dem Fahrer. Jede Liste funktioniert, bis die Person, die sie führt, im Urlaub ist. Die Lücken sind immer dieselben:

• Ein Transporter fährt mehrere tausend Kilometer über den Ölwechsel hinaus, weil niemand den Kilometerstand abgelesen hat.
• Die HU oder die Versicherung läuft ab, während das Fahrzeug auf der Baustelle steht.
• Ein Fahrer erwähnt nach Schichtende ein Geräusch, und daraus wird nie ein Arbeitsauftrag.
• Ein Gabelstapler wird nach Kalender gewartet statt nach den Stunden, die er tatsächlich gelaufen ist.
• Zwei Mitarbeiter buchen dasselbe Fahrzeug für denselben Vormittag, und einer findet es in der Werkstatt.

Ein Instandhaltungssystem für den Fuhrpark, kein GPS-Tracker

FreeMaint ist eine Software für Instandhaltung und Nachweisführung von Fahrzeugen und mobilen Maschinen: Sie plant Wartungen, dokumentiert Reparaturen und Prüfungen und hält Dokumente, Fahrer, Buchungen und Kraftstoff aktuell. Sie ortet keine Fahrzeuge per GPS, zeigt keine Live-Karte und liest keine Daten aus Telematikboxen oder OBD-Steckern. Sie plant keine Touren, disponiert keine Fahrer, bindet keine Tankkarten an und ersetzt kein elektronisches Fahrtenbuch.

Haben Sie bereits ein Ortungssystem, behalten Sie es: Es sagt Ihnen, wo das Fahrzeug ist. FreeMaint sagt Ihnen, ob es einsatzbereit ist, wann die nächste Wartung fällig ist und was daran gemacht wurde. Zählerstände erfassen die Nutzer selbst: in der App, bei der Abfahrtskontrolle, beim Abschluss eines Arbeitsauftrags oder mit einer Betankung. Wer die Kilometerstände aus dem Ortungssystem übernehmen möchte, kann sie über die GraphQL-API des Business-Tarifs als eigene Integration übermitteln; einen fertigen Konnektor gibt es nicht.

Wartung, die der tatsächlichen Nutzung folgt

Fahrzeuge verschleißen mit Kilometern und Betriebsstunden, nicht nur mit dem Kalender. Ein Lieferwagen fährt vielleicht 60.000 km im Jahr, ein Poolfahrzeug 8.000; ein Stapler im Dreischichtbetrieb läuft weit mehr Stunden als einer, der zweimal pro Woche bewegt wird. Ein rein datumsbasierter Plan wartet den einen zu oft und vergisst den anderen.

In FreeMaint löst ein Wartungsplan nach Kilometern, Betriebsstunden, Kalender oder nach dem zuerst erreichten Wert aus. Überschreitet ein Zählerstand die Schwelle, entsteht der Arbeitsauftrag automatisch, und eine Vorabwarnung lässt Zeit, Teile zu bestellen. Verschachtelte Pläne, etwa eine kleine Inspektion alle 10.000 km und eine große alle 40.000 km, gehören zum Business-Tarif.

Der Nachholbedarf ist real: In 448 FreeMaint-Arbeitsbereichen erfassen 27,1 % der Standorte überhaupt keine vorbeugende Wartung (FreeMaint Research, 2026). Zählerbasierte Auslöser gehören zum Starter-Tarif für 29 USD pro Monat und Unternehmen.

Dokumente, Fahrer und Vorschriften

Jedes Land hat seine Termine: die Hauptuntersuchung bei TÜV, DEKRA oder GTÜ in Deutschland, die §57a-Begutachtung („Pickerl“) in Österreich, die MFK in der Schweiz. FreeMaint speichert jedes Dokument mit Ausstellungs- und Ablaufdatum, Prüfstelle, Policen- oder Berichtsnummer, Ergebnis (ohne Mängel, geringe Mängel, erhebliche oder gefährliche Mängel), Nachprüfung und Scan, und erinnert die zuständigen Personen vor Ablauf. Eigene Dokumenttypen lassen sich anlegen, etwa für die jährliche Prüfung eines Gabelstaplers nach DGUV Vorschrift 68.

Die Fahrerakte enthält Führerscheinnummer, Klassen (B, BE, C1, C, CE, D1, D, DE oder andere), Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie die ausstellende Behörde. Ein Fahrer kann ohne FreeMaint-Zugang angelegt werden.

Die DGUV Vorschrift 70 verlangt unter anderem, Fahrzeuge mindestens jährlich durch einen Sachkundigen prüfen zu lassen, und vom Fahrer eine Kontrolle vor Schichtbeginn; viele Halter prüfen zudem regelmäßig die Führerscheine. FreeMaint hält Nachweise und Fristen fest. Die Sichtprüfung des Führerscheins, die Arbeit des Sachkundigen und die Verantwortung des Halters ersetzt es nicht.

Ein Preis pro Unternehmen, nicht pro Fahrzeug

Viele Fuhrpark-Tools rechnen pro Fahrzeug und Monat ab, sodass jeder Ersatztransporter und jeder zusätzliche Anhänger eine neue Rechnungszeile ist. FreeMaint wird pro Unternehmen abgerechnet, pauschal, in USD: Core kostenlos, Starter 29 USD, Business 99 USD und Enterprise 299 USD pro Monat. Das Fuhrpark-Modul ist in Business enthalten, ob Sie acht Transporter oder achtzig Lkw betreiben, und jeder Tarif hat unbegrenzt viele Nutzer. Wechseln Sie später in einen kleineren Tarif, bleiben die Fuhrparkdaten lesbar; nur Anlegen und Bearbeiten erfordert Business.