Tankbuch-Vorlage für Excel: jeder Tankvorgang und der echte Verbrauch jedes Fahrzeugs

Warum Kraftstoff Fahrzeug für Fahrzeug erfassen

Die monatliche Tankrechnung des Fuhrparks sagt, wie viel ausgegeben wurde, nicht wohin. Zehn Fahrzeuge mit einem vernünftigen Durchschnitt können eines verstecken, das deutlich mehr braucht als im letzten Quartal. Die einzige Referenz, die für ein Fahrzeug zählt, ist seine eigene Historie, auf ähnlichen Touren und mit ähnlicher Zuladung.

Steht diese Basis, wird ein Mehrverbrauch zu einer Frage, die jemand beantworten kann. Die üblichen Ursachen lassen sich in vier Gruppen einteilen.

• Undichtigkeiten: eine schwitzende Kraftstoffleitung, ein schlecht verschlossener Tankdeckel, ein beschädigter Tank. Schauen Sie unter das Fahrzeug und rund um den Einfüllstutzen.
• Fahrstil: kräftiges Beschleunigen, langer Leerlauf zum Heizen oder Kühlen der Kabine, hohe Autobahngeschwindigkeit. Vielleicht hat sich auch die Tour geändert.
• Kraftstoff, der nie im Motor ankommt: Tankungen in ein anderes Fahrzeug, einen Kanister oder einen Privatwagen. Eine Tankung, die größer ist als das Tankvolumen, ist das deutlichste Signal.
• Instandhaltung: zu niedriger Reifendruck, zugesetzter Luftfilter, verschlissene oder verschmutzte Einspritzdüsen, eine schleifende Bremse, verstellte Spur. Das sind die Ursachen, die die Instandhaltung beheben kann, und sie zeigen sich im Tankbuch oft, bevor der Fahrer etwas merkt.

Die Volltankmethode, Schritt für Schritt

Die Volltankmethode misst den Verbrauch ohne Durchflussmesser. Sie tanken bei jedem Stopp voll, bis die Zapfpistole abschaltet, und notieren bei jeder Tankung den Kilometerstand. Weil der Tank vorher und nachher voll ist, entspricht die bei Tankung N getankte Menge genau dem Kraftstoff, den der Motor seit Tankung N−1 verbrannt hat.

Die erste Zeile ist die Referenztankung. Tanken Sie voll und notieren Sie den Kilometerstand, zählen Sie die Liter aber nicht: Sie ersetzen Kraftstoff, der vor Beginn der Aufzeichnung verbraucht wurde. Die Verbrauchsrechnung beginnt mit der zweiten Tankung.

Für Durchschnittswerte bilden Sie nicht den Mittelwert der einzelnen Zeilen, sonst zählt ein kurzes Intervall so viel wie ein langes. Teilen Sie die Summe der Liter ohne Referenztankung durch die Gesamtstrecke und multiplizieren Sie mit 100. Gleiches gilt für die durchschnittlichen Kosten pro km.

• Strecke der Tankung N = Kilometerstand bei Tankung N − Kilometerstand bei Tankung N−1
• Verbrauch der Tankung N (L/100 km) = Liter der Tankung N ÷ Strecke der Tankung N × 100
• Kosten der Tankung N = Liter der Tankung N × Literpreis
• Kosten pro km der Tankung N = Kosten der Tankung N ÷ Strecke der Tankung N
• Durchschnittsverbrauch = Summe der Liter (ohne Referenztankung) ÷ Gesamtstrecke × 100
• Durchschnittliche Kosten pro km = Gesamtkosten (ohne Referenztankung) ÷ Gesamtstrecke

Fehler, die ein Tankbuch wertlos machen

Ein Tankbuch ist nur so gut wie die eingetragenen Zahlen. Die meisten seltsamen Ergebnisse kommen aus den Daten, nicht aus dem Fahrzeug. Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie die Motorhaube öffnen.

Übrigens: Ein Tankbuch ersetzt kein Fahrtenbuch. Wer die private Nutzung eines Firmenwagens gegenüber dem Finanzamt über ein Fahrtenbuch nachweist, braucht dafür eigene Aufzeichnungen zu jeder Fahrt.

• Teiltankungen. Eine halbe Tankung lässt ihre Zeile sparsam und die nächste katastrophal aussehen, weil der Tank zu Beginn des nächsten Intervalls nicht voll war. Tragen Sie sie trotzdem ein, mit einer Bemerkung. Der Durchschnitt über einen Zeitraum, der mit einer Volltankung beginnt und endet, bleibt richtig; nur die einzelnen Zeilen stimmen nicht.
• Fehlender oder geschätzter Kilometerstand. Ein Tippfehler von 1.000 km ergibt ein spektakuläres Ergebnis in die eine oder andere Richtung, und runde Werte wie 50.000 sind oft geschätzt. Fehlt ein Wert, lassen Sie die Zelle leer, statt einen zu erfinden: Das nächste Intervall umfasst dann einfach zwei Tankungen.
• Fahrzeuge vermischen. Immer ein Blatt pro Fahrzeug. Eine Tankkarte, die sich zwei Transporter teilen, oder eine nicht notierte Betankung an der Betriebstankstelle unterbricht die Kette für beide.
• Falsch vergleichen. Winter, Klimaanlage, Stadtverkehr, Anhängerbetrieb und schwere Zuladung erhöhen den Verbrauch. Vergleichen Sie ein Fahrzeug mit seiner eigenen Historie bei ähnlicher Arbeit, nicht mit der Herstellerangabe oder einem anderen Modell.
• Eine Zeile isoliert lesen. Keine Zapfpistole schaltet jedes Mal auf exakt demselben Füllstand ab. Betrachten Sie den Verlauf über drei bis fünf Volltankungen, bevor Sie Schlüsse ziehen.
• Einheiten mischen. Die Vorlage arbeitet ausschließlich mit Litern und Kilometern.

Wenn der Verbrauch steigt: was Sie in welcher Reihenfolge prüfen

Beginnen Sie mit den Daten: Ist der Kilometerstand plausibel, war die vorige Tankung wirklich voll? Hält die Zeile stand, prüfen Sie den Kontext: neue Tour, Anhänger, höhere Zuladung, neuer Fahrer. Erst dann geht das Fahrzeug in die Werkstatt, mit einem klaren Auftrag: Reifendruck, Undichtigkeiten, Luftfilter, Einspritzdüsen, Bremsen und Achsvermessung.

In FreeMaint wird daraus ein Arbeitsauftrag am Fahrzeug, dessen Historie an der Anlage gespeichert bleibt. Arbeitsaufträge, Anlagen und zeitbasierte vorbeugende Instandhaltung sind Teil des kostenlosen Core-Tarifs.

Von der Tabelle zur Instandhaltungssoftware FreeMaint

Eine Datei pro Fahrzeug funktioniert bei einer Handvoll Transporter. Sie hört auf zu funktionieren, wenn es zwanzig Dateien sind, niemand sie zusammenführt und ein Mehrverbrauch zwar auffällt, aber nie zu einem Werkstattauftrag führt.

Das Tankbuch gehört zum Modul Fuhrpark im Business-Tarif: 99 USD pro Unternehmen und Monat, pauschal, nie pro Fahrzeug oder pro Nutzer. Jede Tankung wird auf der Fahrzeugseite von Hand erfasst. FreeMaint ist eine Instandhaltungssoftware für Fuhrparks, kein GPS-Tracker und keine Telematikplattform: Es importiert keine Tankkartenabrechnungen und liest den Kilometerstand nicht automatisch aus. Wenn Sie bereits einen Tracker haben, behalten Sie ihn. Die Kosten pro km bleiben in der Excel-Datei; die Anwendung zeigt Liter, Ausgaben und L/100 km.