Instandhaltungssoftware für Kommunen, Bauhöfe und kommunales Gebäudemanagement

Das eigentliche Problem: verstreute Liegenschaften, kleines Team

Ein kommunaler Betrieb betreut selten nur einen Standort. Dazu gehören Rathaus, mehrere Schulen und Kitas, Turnhalle, Freibad, Friedhof, Bücherei, einige hundert Lichtpunkte, die Grünanlagen und ein Dutzend Fahrzeuge. Das Team dahinter umfasst oft fünf bis zehn Personen, in kleinen Gemeinden weniger. Laut FreeMaint Research, 2026, besteht das mittlere Instandhaltungsteam aus zwei Personen für fünfzehn Anlagen, und 27,1 % der Standorte erfassen überhaupt keine vorbeugende Wartung.

Bei diesem Verhältnis fehlt es selten an Fachwissen. Das Risiko ist, dass die Arbeit danach verteilt wird, wer am lautesten anruft, und dass Prüfungen liegen bleiben, bis vor den Augen der Öffentlichkeit etwas ausfällt. Eine Instandhaltungssoftware gibt dem Team eine einzige Übersicht: was offen ist, was fällig ist und wo.

• Eine Meldungsliste statt Telefonnotizen, E-Mails und Klebezettel
• Eine Historie je Gebäude, die auch der Nachfolger versteht
• Wartungspläne, die ihre Arbeitsaufträge rechtzeitig selbst anlegen

Meldungen, die nicht mehr verloren gehen

Der Hausmeister der Turnhalle entdeckt ein Leck, eine Lehrerin meldet eine defekte Jalousie, ein Anwohner ruft wegen einer ausgefallenen Straßenlaterne an. Heute kommen solche Hinweise per Telefon, E-Mail oder im Vorbeigehen, und einige werden nie notiert. In FreeMaint wird jede davon zu einer Meldung mit Ort, Beschreibung und Fotos.

Öffentliche Meldeformulare funktionieren über QR-Codes: ausdrucken, im Gebäude oder an der Anlage anbringen, und wer den Schaden bemerkt, meldet ihn direkt, ohne Anmeldung. Eine verantwortliche Person prüft die Meldung, wandelt sie in einen Arbeitsauftrag um und weist ihn zu. Die meldende Person erhält eine E-Mail, wenn die Meldung angenommen wird, und eine weitere nach Abschluss, mit einem Link zur Bestätigung.

Dem Gemeinderat zeigen, was erledigt wurde und was es gekostet hat

Gemeinderat und Bauausschuss stellen einfache Fragen: Was haben wir dieses Jahr für die Turnhalle ausgegeben, wie viele Meldungen aus den Schulen sind noch offen, warum fällt derselbe Kessel jeden Winter aus. Wer das aus dem Gedächtnis und aus Rechnungsordnern beantworten muss, braucht Tage.

Jeder Arbeitsauftrag in FreeMaint hält fest, wer gearbeitet hat, wie lange, welches Material verbraucht wurde und welche Nebenkosten anfielen. Weil Aufträge an Standorte und Anlagen gebunden sind, ist die Historie eines Gebäudes einen Filter entfernt, und die Dashboards zeigen offene, überfällige und erledigte Arbeit auf einen Blick. Der Export von Berichten als PDF oder Excel für einen Ausschuss gehört zum Starter-Tarif.

Haushaltsplanung ohne Lizenzen pro Arbeitsplatz

Preise pro Nutzer passen schlecht zu einer Kommune: Zum Team gehören Saisonkräfte, ein Hausmeister je Schule, die Fuhrparkleitung und Beschäftigte, die nur Schäden melden. Eine Lizenz für jede dieser Personen führt meist dazu, dass nur wenige Zugang bekommen und der Rest wieder zum Telefon greift.

FreeMaint rechnet pro Organisation ab, pauschal und nie pro Nutzer. Der Core-Tarif ist dauerhaft kostenlos und enthält unbegrenzt Nutzer, Anlagen, Arbeitsaufträge und Meldungen. Die kostenpflichtigen Tarife (Starter 29 USD, Business 99 USD, Enterprise 299 USD pro Monat) ergänzen Module wie Kontrollgänge, Fuhrpark oder Energie, wenn Sie sie brauchen. Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet, bei OVH in Frankreich.