Instandhaltungsprojekte, die direkt auf Ihren Arbeitsaufträgen laufen

Warum die Tabelle bei Instandhaltungsprojekten scheitert

Eine Projekttabelle ist eine Momentaufnahme vom Montag. Am Donnerstag sind drei Aufträge abgeschlossen, einer wurde wieder geöffnet, die Rechnung des Fremdunternehmens ist da und eine Phase hat sich um zwei Tage verschoben. Nichts davon landet in der Datei, solange es niemand abtippt. Die Projektleitung meldet den Fortschritt also aus dem Gedächtnis und das Budget anhand von Rechnungen, die einen Monat später eintreffen.

Dabei ist die Arbeit längst im CMMS erfasst: wer was gemacht hat, wie lange es gedauert hat, welches Material aus dem Lager ging. Ein separates Projektdokument erzeugt zwei Wahrheiten, die jeden Tag weiter auseinanderlaufen. Die Lösung ist keine bessere Tabelle, sondern die Verknüpfung des Projekts mit den Arbeitsaufträgen, die es umsetzen.

Die zweite Grenze ist Zeit. Über 448 Arbeitsbereiche liegt der mediane Anteil vorbeugender Arbeit bei nur 22,5 % (FreeMaint Research, 2026): Die meisten Teams sind mit Störungsbehebung ausgelastet und haben keine Stunden für eine parallele Projektliste.

Projekte: Phasen, Budget und verknüpfte Arbeitsaufträge

Ein Projekt bündelt alles, was zu einem Vorhaben gehört: die Dachsanierung einer Halle, die Installation eines Kompressors, eine Schmierkampagne über das ganze Werk, die Vorbereitung der Jahresrevision. Sie verknüpfen bestehende Arbeitsaufträge mit dem Projekt oder direkt mit einer seiner Phasen. Die Verknüpfung ändert nichts am Auftrag, und das Lösen löscht ihn nie. Jede Anlage zeigt anschließend im Reiter Projekte, welche Projekte sie betreffen.

Der Reiter Budget stellt das Planbudget den tatsächlichen Kosten gegenüber, gesammelt aus Lohn- und Materialkosten der verknüpften Aufträge, Phase für Phase, mit der Abweichung je Zeile. Das Projekt führt außerdem Kommentare, Dokumente und Fotos, externe Links und RFIs – formale Rückfragen zum Vorhaben samt schriftlicher Antwort.

Nicht jedes Projekt entsteht in der Arbeitsvorbereitung. Schickt eine Abteilung eine Instandhaltungsanforderung, die in Wahrheit ein Projekt ist – eine Werkstatt umbauen, eine Linie aufstellen –, kann ein berechtigter Benutzer sie statt in einen Arbeitsauftrag in ein Projekt umwandeln. Die Projektliste lässt sich allein oder mit den Aufträgen jedes Projekts drucken und nach Excel oder CSV exportieren.

• Projektstatus: Planung, Aktiv, Pausiert, Erledigt, Abgeschlossen, Abgebrochen
• Abgeschlossen heißt: Abschluss geprüft und freigegeben – dieser Status wird nie automatisch gesetzt
• Phasenstatus: Ausstehend, In Arbeit, Erledigt, Pausiert
• Der Fortschritt einer Phase wird von Hand eingetragen oder aus ihren Aufträgen abgeleitet

Stillstände und Revisionen: sammeln, terminieren, freischalten

Manche Arbeiten sind bei laufender Anlage nicht möglich. Im Lauf des Jahres setzt die Arbeitsvorbereitung an solchen Aufträgen und Anforderungen die Markierung „erfordert Stillstand“. Ist der Stillstand mit Beginn und Ende angelegt, listet der Reiter Arbeitsaufträge jeden offenen Auftrag mit dieser Markierung an den gewählten Anlagen oder Standorten – ohne Aufträge, die bereits einem anderen Stillstand zugeordnet sind. Der Reiter Wartungspläne tut dasselbe für die vorbeugende Wartung, gefiltert nach überfällig oder fällig im Zeitfenster.

Der Reiter Planung zeigt den Stillstand als Gantt-Diagramm: eine Zeile pro Arbeitsauftrag, die Tage des Stillstands auf der Zeitachse, jeder Balken über den geplanten Zeitraum des Auftrags. Das Gantt gibt es nur bei Stillständen. Projekte zeigen Phasen, Termine, Fortschritt und Budget als Listen und Tabellen, nicht als Gantt-Diagramm. FreeMaint berechnet weder einen kritischen Pfad noch einen Kapazitätsabgleich: Die Tafel zeigt den Plan, die Entscheidung trifft der Planer.

Das Freischaltregister fasst die an den Aufträgen des Stillstands erfassten Freischaltungen zusammen. In Betrieben, die nach den fünf Sicherheitsregeln der DIN VDE 0105-100 oder einem vergleichbaren LOTO-Verfahren arbeiten, erhält die Fachkraft für Arbeitssicherheit so eine einzige Übersicht dessen, was isoliert ist. Stillstände und Projekte sind getrennte Datensätze; viele Teams führen neben der Stillstandstafel ein Projekt vom Typ Stillstand für Phasen und Budget.

Tarife und Preise

Projekte und Stillstände gehören zum Business-Tarif: 99 USD pro Monat und Unternehmen, pauschal, nie pro Benutzer. Auf der Preisseite stehen sie in der Zeile „Verträge, Projekte, Stillstände“. Arbeitsaufträge, Anforderungen, zeitbasierte Wartung, die offlinefähige App, QR-Codes und Basis-LOTO bleiben im kostenlosen Core-Tarif, mit unbegrenzten Benutzern und Anlagen.

Bestehende Projekte und Stillstände bleiben in jedem Tarif einsehbar. Wer Business verlässt, verliert also nie die Historie eines abgeschlossenen Vorhabens.