Arbeitsschutz-Software, die in Ihrer Instandhaltung lebt

Warum Arbeitsschutz auf Papier neben dem CMMS Unfälle durchlässt

In den meisten Betrieben laufen Instandhaltung und Arbeitsschutz in zwei Systemen. Die Arbeitsaufträge liegen im CMMS. Erlaubnisscheine, Freischaltprotokolle und Unfallmeldungen liegen in Ordnern, auf einem Netzlaufwerk oder in einer eigenen Arbeitsschutz-Software, die Techniker kaum öffnen. Jedes System stimmt für sich. Das Risiko liegt in der Lücke dazwischen.

Wenn die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein Auditor eine einfache Frage stellt – lief diese Arbeit unter einem gültigen Erlaubnisschein, und war die Energie sicher getrennt? –, muss jemand zwei Bestände von Hand abgleichen. Lautet die ehrliche Antwort „wahrscheinlich ja“, hat die Schutzmaßnahme nicht funktioniert. Die häufigsten Lücken:

• Eine Schweißerlaubnis ist unterschrieben, aber der zugehörige Arbeitsauftrag wird nirgends genannt. Niemand weiß, welche Arbeit sie freigab.
• Die Arbeit beginnt vor der Genehmigung, weil der Techniker nur den Arbeitsauftrag sieht.
• Eine Freischaltung wird gesetzt, aber nicht dokumentiert, und der Auftrag wird geschlossen, während die Anlage noch verriegelt ist.
• Eine Unfallmeldung nennt eine Korrekturmaßnahme, die nie zum Auftrag wird, und derselbe Fehler passiert erneut.
• Die Prüffrist eines Hallenkrans läuft ab, und der Kran bleibt in Betrieb, weil niemand erinnert wurde.

Erlaubnisscheine, die den Auftrag bis zum Abschluss begleiten

In FreeMaint ist ein Erlaubnisschein ein Datensatz am Arbeitsauftrag, kein loses Formular. Wird ein Auftrag mit Aufgaben angelegt, die als „Erlaubnisschein erforderlich“ markiert sind, entsteht automatisch ein Entwurf des passenden Typs. Der Auftrag zeigt den Schein, und der Start bleibt gesperrt, bis ein Schein dieses Typs genehmigt oder aktiv ist.

Jeder Scheintyp kann eine Checkliste vor den Arbeiten haben, die beim Einreichen geöffnet wird, und eine nach den Arbeiten, die bei der Fertigmeldung geöffnet wird. Ein Pflichtpunkt, der nicht in Ordnung ist, blockiert die nächste Unterschrift. Die Freigabekette legen Sie in den Workflows fest, etwa Sicherheitsprüfung und danach Bereichsverantwortlicher vor der Aktivierung und dieselben beiden vor dem Abschluss. Jeder Freigebende wird benachrichtigt, wenn er an der Reihe ist. Eine eigene Kette je Scheintyp ist eine Option des Business-Tarifs.

Erlaubnisscheine lassen sich für Audits exportieren. Unterscheine können einem übergeordneten Schein zugeordnet werden, der erst genehmigt werden kann, wenn alle Unterscheine genehmigt sind.

Unfälle, Korrekturmaßnahmen und Verletztenregister

Die Unfallmeldung enthält, was wann und wo passiert ist, wer beteiligt war und die Fotos vom Ort. Jede Meldung lässt sich als PDF für den Arbeitsschutzausschuss oder die Fallakte exportieren.

Korrekturmaßnahmen stehen am Unfall, mit Verantwortlichem, Termin und Status. Braucht die Korrektur Instandhaltungsarbeit – eine Schutzhaube montieren, eine Leckage beheben –, wird die Maßnahme zum Arbeitsauftrag mit Verweis auf den Unfall. Der geschlossene Kreislauf ist von beiden Seiten sichtbar.

Für US-Standorte, die ein OSHA-300-Register führen, bietet FreeMaint eine Registeransicht mit stabilen Fallnummern und PDF-Export. Im Enterprise-Tarif lassen sich vertrauliche Verletzungsangaben auf berechtigte Personen beschränken.

Was FreeMaint dokumentiert und was Ihre Verantwortung bleibt

Die Vorschriften bestimmen, wie Betriebe diese Nachweise nutzen. Nach Arbeitsschutzgesetz und Betriebssicherheitsverordnung sind Prüfungen und Schutzmaßnahmen nachzuweisen; beim Freischalten elektrischer Anlagen gelten die fünf Sicherheitsregeln, für enge Räume die einschlägigen DGUV-Regeln. Organisationen auf dem Weg zu ISO 45001 nutzen Erlaubnisscheine, Prüfungen und Korrekturmaßnahmen als Belege. FreeMaint speichert diese Belege und verknüpft sie mit der Arbeit. Es zertifiziert keinen Betrieb und ersetzt weder die Gefährdungsbeurteilung noch die fachkundige Person, die den Schein unterschreibt.

Das Datenmodell ist bewusst schlicht: Ein Erlaubnisschein, eine Freischaltung, ein Unfall oder eine Prüfung hängt immer an einer Anlage, einem Standort oder einem Arbeitsauftrag. So beantwortet die Instandhaltungsleitung Sicherheitsfragen im selben Bildschirm, mit dem sie die Woche plant.