Signature électronique

La signature électronique permet aux techniciens et aux superviseurs de signer les événements critiques directement dans FreeMaint : exécution des bons de travail, procédures LOTO, inspections, approbations de documents. De qualité audit avec champs d'horodatage, d'adresse IP et de témoin.

Où les signatures sont requises

• Achèvement du bon de travail — le technicien signe la clôture
• Procédures LOTO - signer, appliquer et supprimer les étapes
• Inspections - signez chaque point d'inspection ou l'intégralité du rapport
• Approbations des documents – signer les nouvelles versions des SOP et des manuels
• Déclencheurs personnalisés : toute étape du flux de travail que vous configurez

Comment fonctionne la signature

1. Ouvrir l'entité — Bon de travail, étape LOTO, inspection, etc.
2. Cliquez sur « Signer » — Un bloc de signature s'ouvre : dessinez avec le doigt sur le mobile ou la souris sur le bureau.
3. Confirmer — La signature est enregistrée avec l'horodatage, votre identifiant utilisateur et l'adresse IP de la demande. Une copie est enregistrée dans la piste d'audit.
4. Témoin facultatif — Si votre flux de travail nécessite un témoin, un deuxième signataire est invité avant l'enregistrement.

Piste d'audit

Chaque signature comprend l'ID utilisateur, l'horodatage (UTC + local), l'adresse IP et la référence de l'entité. Vous pouvez prouver qui a signé quoi et quand – conformément aux normes HIPAA, FDA 21 CFR Part 11, OSHA et ISO.

Identité, rôles et corrections

• Matricule — chaque signature affiche aussi le matricule du signataire (depuis sa fiche People), pour ne jamais confondre des personnes portant le même nom.
• Rôles configurables — un administrateur peut définir une liste fixe de rôles de signature dans Paramètres de l'entreprise → Signatures ; les signataires choisissent alors dans une liste déroulante au lieu de saisir.
• Corriger une signature — le signataire peut corriger ensuite le rôle ou le témoin ; l'image de la signature, la date et l'IP restent verrouillées, et les signatures d'inspection et d'étalonnage restent totalement immuables.

Signature enregistrée

Dessinez votre signature une fois, puis signez en un clic. Activez « Enregistrer comme ma signature pour la prochaine fois » sous le cadre de signature, ou dessinez-la dans Profil → Sécurité → Ma signature (dans l'application mobile : Réglages → Ma signature). Le bouton « Signer avec ma signature enregistrée » apparaît alors partout où vous signez. Chaque signature enregistre toujours votre nom, la date, l'heure et l'adresse IP, et indique qu'elle a été apposée depuis votre signature enregistrée. Vous seul pouvez l'utiliser, et vous pouvez la remplacer ou la supprimer à tout moment.

Signatures à la validation et à la clôture

Quand une étape de workflow sur Validé ou Clôturé exige une signature, celle-ci doit être donnée à ce stade : les signatures ajoutées avant que l'ordre de travail soit terminé — comme celle du technicien — ne comptent pas. Le validateur signe dans la fenêtre de validation.