Moteur de workflow

Le moteur de workflow de FreeMaint pose des règles sur les changements de statut. Quand quelqu'un essaie de faire passer un ordre de travail, une demande, un bon de commande, une demande d'achat ou un permis de travail à un statut donné, le moteur vérifie qui peut approuver ce passage et ce qui doit d'abord être renseigné — et bloque l'enregistrement tant que ces deux conditions ne sont pas remplies. Starter : jusqu'à 5 étapes actives ; Business et au-delà : illimité.

Anatomie d'un flux de travail

• Déclencheur — le statut vers lequel l'enregistrement est déplacé ; l'étape est vérifiée à ce moment-là
• Conditions (Business) — filtres facultatifs qui décident si l'étape s'applique à un enregistrement : une fourchette de coût sur les bons de commande et les demandes d'achat, le type de demande, l'origine de l'ordre de travail, le type de permis, la catégorie d'actif ou la valeur d'un champ personnalisé obligatoire
• Exigences — qui doit approuver (un rôle, une personne nommée, le créateur, la personne assignée, le chef d'équipe ou un responsable d'emplacement — ou personne, quand l'étape ne vérifie que ses champs) et ce qui doit être présent avant (photos, signature, check-list terminée, temps saisi, pièces utilisées, champs personnalisés…). Les approbateurs sont notifiés ; Business ajoute des rappels et une escalade après un délai

Modèles courants

• Visa du superviseur — un ordre de travail ne passe à Clôturé qu'une fois approuvé par un superviseur
• Preuve de travail — Terminé exige une photo, un résumé des travaux et le temps saisi
• Matrice de dépenses (Business) — au-delà d'un montant, les bons de commande doivent être approuvés par un responsable
• Aiguillage des demandes (Business) — les demandes d'amélioration vont au responsable de zone, les réparations au responsable maintenance
• Escalade (Business) — une approbation en attente depuis 24 heures alerte un rôle de secours, qui peut aussi être autorisé à approuver

Mode simple ou visuel

Basculez entre le mode Simple (un formulaire, une carte par étape) et le mode Visuel (un canevas glisser-déposer). Les deux modifient la même configuration et enregistrent la même chose : un déclencheur de statut avec ses étapes d'approbation enchaînées dessous, de haut en bas. Modifiez dans l'un, enregistrez, et l'autre affiche exactement cela.

Conditions d'étape (Business)

Au-delà du statut déclencheur, une étape peut porter des conditions qui décident si elle s'applique à un enregistrement donné : seuils de coût sur les bons de commande et réquisitions (l'étape ne s'applique que si le total est dans la fourchette min/max) et conditions par type de demande sur les demandes (l'étape ne s'applique qu'aux types cochés — ex. les améliorations approuvées par le responsable de zone tandis que les réparations vont au responsable maintenance). Les deux sont des options du plan Business par-dessus le builder standard ; les étapes sans condition continuent de s'appliquer à tout.

Escalade après un délai (Business)

Une étape peut définir « Escalader après (heures) ». Le délai court à partir du moment où une fiche commence à attendre l’étape — les fiches déjà en attente quand vous fixez le délai ne sont pas comptées. Les approbateurs reçoivent un rappel à la moitié du délai ; à son terme, les membres du rôle choisi dans « Escalader vers le rôle » qui peuvent ouvrir la fiche sont alertés. Sans rôle d’escalade, les approbateurs reçoivent un rappel à la fin du délai. Chaque envoi a lieu une fois par fiche et par étape, et s’arrête dès que la fiche avance. Le délai ne donne jamais à personne le droit d’approuver. Pour ajouter un approbateur de secours, cochez « Ce rôle peut aussi approuver » sous le rôle d’escalade : ses membres peuvent alors approuver l’étape à tout moment, en plus de l’approbateur.

Limites de niveau

• Core — moteur de workflow non disponible
• Starter — l'éditeur de workflow, jusqu'à 5 étapes actives tous types d'enregistrements confondus
• Business — étapes illimitées, plus les conditions d'étape et l'escalade après un délai
• Enterprise — identique à Business

Quelles transitions vous pouvez contrôler

Une étape se déclenche lorsqu'on tente de faire passer un enregistrement VERS son statut déclencheur. Tous les statuts du cycle de vie sont disponibles.

• Bons de travail — Ouvert, Planifié, En cours, En attente, Terminé, Validé, Clôturé et Annulé. Une étape sur Clôturé, c'est la validation du superviseur avant classement définitif ; une étape sur Annulé empêche d'abandonner un travail sans revue.
• Les demandes, bons de commande, demandes d'achat et permis de travail exposent chacun leurs propres statuts.
• Quand une règle bloque une transition, l'enregistrement explique pourquoi : quel rôle doit approuver, ou quels champs manquent encore. Si vous avez le droit d'effectuer l'action et qu'il ne manque que des informations (une photo, une signature, un formulaire), le bouton reste : sa fenêtre liste ce qui manque et le recueille.